Wie funktioniert DATEV?

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Stand: März 2026

Wer ein Unternehmen führt oder selbstständig tätig ist, begegnet dem Namen DATEV früher oder später. Meist taucht er auf Lohnabrechnungen auf, manchmal im Gespräch mit dem Steuerberater – und oft ohne genaue Erklärung, was sich dahinter eigentlich verbirgt. Genau genommen meint die Bezeichnung DATEV die DATEV eG, also die Genossenschaft. Im täglichen Sprachgebrauch werden allerdings auch die gängigen DATEV-Lösungen kurz als „DATEV” bezeichnet. Dieser Artikel erklärt, wie DATEV funktioniert, welche Rolle die Software im Alltag von Unternehmen spielt und welche Fragen sich im Gespräch mit dem Steuerberater ergeben können.

Was ist DATEV – und wie entstand es?

1966 als eingetragene Genossenschaft von 65 Steuerbevollmächtigten in Nürnberg gegründet, erbringt DATEV vorrangig Dienstleistungen für die steuerberatenden Berufe. Der Hintergrund war denkbar praktisch: Eine Umstellung des Umsatzsteuersystems führte zu höherem buchhalterischen Aufwand. Dadurch gerieten Steuerkanzleien unter Druck und mussten Aufgaben automatisieren und auslagern. Die Leistungen von DATEV schufen hier Abhilfe.

Zu Beginn wurden Steuerdaten noch über Lochkarten und Lochstreifen bei DATEV eingelesen, im DATEV-Rechenzentrum verarbeitet und deren Auswertung danach in Papierform an die Steuerberater zurückgeschickt. Aus heutiger Sicht klingt das wenig innovativ. Damals hat es Steuerberater ohne eigene Rechner und ohne Internetzugang allerdings stark entlastet. Seither hat sich das Unternehmen grundlegend gewandelt – von der papierbasierten Datenverarbeitung zur modernen Cloud-Plattform.

DATEV zählt heute zu den größten Softwarehäusern Europas und ist gleichzeitig drittgrößter Anbieter für Business-Software in Deutschland. Das Besondere an der Struktur: DATEV-Mitglieder handeln in der Genossenschaft selbstverantwortlich, weil sie im Sinne des Identitätsprinzips sowohl Leistungsabnehmer als auch Eigentümer sind. Durch ihre Mitgliedschaft bei DATEV können Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer Software und Dienstleistungen beziehen – und bestimmen, inwieweit auch ihre Mandanten direkt von diesen Lösungen profitieren.

Wichtiger Hinweis: DATEV ist keine herkömmliche Softwarefirma mit Aktionären. Als eingetragene Genossenschaft gehört das Unternehmen seinen Mitgliedern – also den Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten selbst. Das erklärt, warum die Software so eng auf die Bedürfnisse dieser Berufsgruppen zugeschnitten ist.

Wer darf DATEV nutzen?

Die Software darf nur von Genossenschaftsmitgliedern verwendet werden. Unternehmen müssen also Mandanten eines DATEV-Mitglieds sein, um Zugriff auf die Software mit all ihren Vorteilen zu erhalten. Als Unternehmer oder Selbstständiger nutzen Sie DATEV daher in aller Regel über Ihren Steuerberater – entweder als reine Datenbasis im Hintergrund oder aktiv über eigene Zugänge wie DATEV Unternehmen online.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

Die Lösungen decken betriebswirtschaftliche Aufgaben wie Buchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss und Personalwesen ab und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen mittelständischen Unternehmen und den steuerberatenden Berufen. Konkret bedeutet das: DATEV ist kein einzelnes Programm, sondern ein umfassendes Ökosystem aus aufeinander abgestimmten Anwendungen.

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Die zentralen Bereiche, in denen DATEV zum Einsatz kommt:

Finanzbuchhaltung (FiBu). Die DATEV-Finanzbuchhaltungs-Software verbindet Unternehmen und Steuerberater auf intelligente Weise, sodass beide Parteien reibungslos zusammenarbeiten können. Alle Einnahmen und Ausgaben werden transparent erfasst.
Lohnabrechnung. Laut Unternehmensangaben werden mittels DATEV etwa 12,5 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat erstellt. Das erklärt das grüne DATEV-Quadrat auf so vielen deutschen Lohnzetteln.
Jahresabschluss und Steuererklärungen. Als Marktführer ist die DATEV damit indirekt für Buchhaltungsauswertungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und Bilanzen in Deutschlands Unternehmen zuständig.
Rechnungswesen für den Mittelstand. Mit „DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen” steht eine bewährte rechts- und zukunftssichere Komplettlösung zur Verfügung, die alle relevanten kaufmännischen Funktionen – Finanzbuchführung, Auftragswesen, Dokumentenablage, Zahlungsverkehr – integriert.
IT-Sicherheit und Cloud-Dienste. DATEV bietet Software- und Cloudlösungen in verschiedenen Bereichen, unter anderem Rechnungswesen, Steuern, Personalwirtschaft, Enterprise Resource Planning (ERP) und IT-Sicherheit an.

DATEV Kontenrahmen – der verborgene Standard

Ein oft übersehener Aspekt: DATEV prägt durch seine Standardkontenrahmen die gesamte deutsche Buchführungspraxis. Die DATEV-Standardkontenrahmen sind spezifisch auf Wirtschaftszweige und Tätigkeiten abgestimmte Kontenrahmen. Die am weitesten verbreiteten Standardkontenrahmen sind SKR03 sowie SKR04, welche sich an publizitätspflichtige Unternehmen richten. Ein Kontenrahmen ist dabei vereinfacht gesagt ein Verzeichnis, das alle buchhalterischen Vorgänge systematisch nummerischen Konten zuordnet.

Viele andere Buchhaltungsprogramme lehnen sich inzwischen an die Systematik der DATEV an und verwenden die bekannten Standardkontenrahmen. Das zeigt, wie sehr DATEV die Buchführungslandschaft in Deutschland geprägt hat – weit über den eigenen Kundenkreis hinaus.

Weiterlesen:Buchführungspflicht für Unternehmer – was gilt wann?

DATEV Unternehmen online – die Schnittstelle für Mandanten

Für Sie als Unternehmer ist vor allem eine Anwendung relevant: DATEV Unternehmen online. DATEV Unternehmen online ist eine internetbasierte Plattform, die den digitalen Austausch von Belegen und Daten über sichere Zugangswege in der Finanzbuchführung und Personalwirtschaft zwischen Mandant und Kanzlei ermöglicht. Statt Papierstapel in die Kanzlei zu bringen, läuft der gesamte Belegaustausch digital.

Der praktische Ablauf funktioniert in mehreren Schritten:

Belege fotografieren oder scannen. Mit der kostenlosen App DATEV Upload mobil fotografieren Mandanten Tankbelege, Quittungen und andere Belege. In Kombination mit der Authentifizierung per SmartLogin übermittelt die App die Belege direkt nach Unternehmen online. Die Belege stehen damit sofort in der Kanzlei für die Buchführung zur Verfügung.
Belege per E-Mail weiterleiten. Per DATEV Upload Mail leiten Mandanten alle Rechnungen, die sie per E-Mail erhalten, an DATEV Unternehmen online weiter. Die Belege müssen nicht manuell erfasst werden. Buchungs- und zahlungsrelevante Informationen wie Geschäftspartnername oder IBAN werden vom Belegbild ausgelesen und automatisch in den Erfassungsfeldern vorbelegt.
Auswertungen abrufen. Die Kanzlei stellt den Mandanten die Auswertungen für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Offene Posten, Kostenrechnung und Lohn ebenfalls über DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Damit haben Mandanten immer aktuelle Auswertungen für die Steuerung ihres Unternehmens.

Wichtiger Hinweis: Weil alles in der sicheren DATEV-Cloud gespeichert ist, greifen beide Seiten jederzeit ortsunabhängig auf denselben, immer aktuellen Stand zu. Das kann im Alltag erheblich Zeit sparen – vor allem beim Jahresabschluss oder bei Rückfragen des Finanzamts.

E-Rechnung und DATEV

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen grundsätzlich verpflichtend. DATEV hat dafür eigene Lösungen entwickelt: E-Rechnungen können mit DATEV Unternehmen online und Belege online einfach und komfortabel gemäß dem gesetzlichen Standard (EU-Norm EN 16931) empfangen, archiviert und weiterverarbeitet werden. Eine Prüfung, ob die eigene Kanzlei bereits entsprechende Prozesse eingerichtet hat, lohnt sich in jedem Fall.

Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob DATEV Unternehmen online für Ihre Betriebsgröße und Belegmenge sinnvoll einzusetzen ist und welche Module konkret genutzt werden sollten.

DATEV und die Cloud-Transformation ab 2026

Wer DATEV schon länger nutzt, wird Veränderungen bemerken. Ab 2026 ziehen die DATEV-Lösungen schrittweise um – die On-Premises-Varianten laufen aus, zugunsten cloudbasierter Angebote, die über das Internet abgerufen werden. Das bedeutet: lokal installierte Software wird mittelfristig durch vollständig webbasierte Lösungen ersetzt.

Die Art des Arbeitens in der Cloud unterscheidet sich von der mit On-Premises-Lösungen; die Prozesse sind höher automatisiert und greifen stärker ineinander. Entsprechend werden in Zukunft nicht mehr alle Funktionalitäten gebraucht, die es heute gibt. Der Fokus liegt mehr auf den Kernprozessen der Kanzleien. Für Mandanten ändert sich in der täglichen Bedienung oft weniger als befürchtet – der Zugang bleibt browserbasiert und ortsunabhängig.

Die erste große Umstellung startet im Herbst 2026: Dann wird DATEV Eigenorganisation schrittweise auf die neue Lösung DATEV Kanzleimanagement umgestellt. Eine frühzeitige Abstimmung mit der eigenen Steuerberatungskanzlei zu den geplanten Umstellungen ist empfehlenswert.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet DATEV konkret für mein Unternehmen?

DATEV ist die Software-Plattform, über die Ihr Steuerberater Ihre Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen verwaltet. Steuern und Buchhaltung ohne DATEV – das ist in Deutschland kaum vorstellbar, insbesondere im Mittelstand. Selbst wenn Unternehmen die Software-Lösungen der Genossenschaft nicht nutzen, so tut es doch meist die eigene Steuerkanzlei. Über DATEV Unternehmen online können Sie als Mandant direkt digital mit Ihrer Kanzlei zusammenarbeiten.

Muss ich als Unternehmer selbst DATEV kaufen?

Die Software darf nur von Genossenschaftsmitgliedern verwendet werden. Unternehmen müssen also Mandanten eines DATEV-Mitglieds sein, um Zugriff auf die Software mit all ihren Vorteilen zu erhalten. Als Mandant eines DATEV-Steuerberaters erhalten Sie Zugang zu den für Sie relevanten Anwendungen wie DATEV Unternehmen online über Ihre Kanzlei – ohne selbst Mitglied werden zu müssen.

Was ist der Unterschied zwischen DATEV und meiner eigenen Buchhaltungssoftware?

Der Datenaustausch zwischen Betrieb und Kanzlei funktioniert reibungslos, wenn beide das DATEV-Buchführungsprogramm einsetzen können. Nutzen Sie eine andere Software, ist in der Regel eine Schnittstelle notwendig, um Daten an die DATEV-Umgebung Ihres Steuerberaters zu übertragen. Ob das nahtlos funktioniert, hängt von der eingesetzten Drittlösung ab – ein Gespräch mit Ihrer Kanzlei klärt das schnell.

Wie sicher sind meine Daten bei DATEV?

Bei DATEV stehen Datensicherheit, Datenschutz und steuerliche Pflichten im Vordergrund. DATEV hat sich dank seiner Datenschutzeinstellungen und dem Rechenzentrum in Deutschland (ISO 27001 zertifiziert) auch bei anspruchsvollen Datenschützern einen Namen gemacht. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert.

Was ändert sich durch die DATEV-Cloud-Umstellung für mich als Mandant?

Die Zeiten von lokal installierter Software sind vorbei – die Zukunft gehört kollaborativen Lösungen, die auf zentraler Infrastruktur basieren: jederzeit erreichbar, zuverlässig und aktuell. Für Mandanten bedeutet das in der Praxis vor allem, dass der Zugang zu DATEV Unternehmen online und ähnlichen Anwendungen noch einfacher und ortsunabhängiger wird. Sprechen Sie Ihren Steuerberater auf konkrete Umstellungszeitpläne an.

Welche Kosten entstehen für DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist eine internetbasierte Plattform, die den digitalen Austausch von Belegen und Daten über sichere Zugangswege in der Finanzbuchführung und Personalwirtschaft zwischen Mandant und Kanzlei ermöglicht. Die Kosten werden entweder direkt mit DATEV oder über den Steuerberater abgerechnet. Da Preise und Konditionen variieren können, empfiehlt sich eine individuelle Anfrage bei Ihrer Kanzlei oder direkt über den DATEV Shop.