Stand: März 2026
Weniger Papier, weniger Serverkosten, mehr Platz im Archiv: Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland verkürzte Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Buchungsbelege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert. Was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet, welche Unterlagen Sie 2026 bereits vernichten dürfen und wo nach wie vor die alten Fristen gelten – darum geht es in diesem Artikel.
Was steckt hinter dem Bürokratieentlastungsgesetz IV?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde am 18. Oktober 2024 verabschiedet und sieht unter anderem die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege vor. Der Gesetzgeber verfolgte damit ein klares Ziel: Unternehmen spürbar entlasten. Denn Aktenarchive kosten Geld – ob als gemieteter Lagerraum oder als digitale Speicherkapazität.
Durch die verkürzten Aufbewahrungsfristen von 8 Jahren sollen jährlich rund 626 Millionen Euro an Kosten für die sichere Aufbewahrung eingespart werden, indem zusätzliche Lagerraummieten oder Ausgaben für die elektronische Speicherung vermieden werden. Diese Entlastung kommt gerade kleinen und mittleren Unternehmen zugute, die oft keine eigenen Dokumentenmanagement-Systeme betreiben.
Die Aufbewahrungspflichten sind in § 257 HGB (Handelsrecht) und § 147 AO (Steuerrecht) geregelt. Beide Vorschriften wurden durch das BEG IV angepasst. Grundsätzlich gilt: Wer nach Steuer- oder Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist, muss auch die entsprechenden Unterlagen aufbewahren.
Kernaussage: Das BEG IV schafft seit 2025 eine neue, dritte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren speziell für Buchungsbelege. Daneben bestehen weiterhin die 10-Jahres-Frist für Kern-Buchführungsunterlagen und die 6-Jahres-Frist für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen.
Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stimmen größtenteils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Drei Fristen im Überblick: Was gilt ab 2026?
Seit 2025 gelten gestaffelte Aufbewahrungsfristen von 6, 8 und 10 Jahren. Für Unternehmer ist es wichtig, die eigenen Unterlagen diesen drei Kategorien korrekt zuzuordnen. Eine Verwechslung kann im Ernstfall teuer werden – etwa wenn das Finanzamt bei einer Außenprüfung Belege anfordert, die bereits vernichtet wurden.
10-Jahres-Frist: Kern-Buchführungsunterlagen
Unverändert zehn Jahre aufbewahrt werden müssen Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte. Diese Dokumente bilden das Fundament der Buchführung und unterliegen weiterhin der längsten gesetzlichen Frist. Zum Jahreswechsel können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte aus dem Jahr 2015 und früher vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Dokumenten der letzte Eintrag im Jahr 2015 erfolgt ist.
8-Jahres-Frist: Buchungsbelege
Buchungsbelege wie zum Beispiel Rechnungskopien, Kontoauszüge sowie Lohn- und Gehaltslisten müssen inzwischen nur noch acht Jahre statt bislang zehn aufbewahrt werden. Unternehmen können diese Belege also früher als bisher entsorgen. Konkret bedeutet das für 2026: Dokumente aus dem Jahr 2017 können 2026 erstmals vernichtet werden.
6-Jahres-Frist: Handels- und Geschäftsbriefe
Empfangene und abgesendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind, müssen unverändert mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe aus 2019 und früher können ebenfalls entsorgt werden.
Eine schnelle Übersicht der drei Kategorien:
- 10 Jahre (bis Jahrgang 2015 vernichtbar). Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Handelsbücher, Lageberichte sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen wie die Verfahrensdokumentation nach GoBD.
- 8 Jahre (bis Jahrgang 2017 vernichtbar). Buchungsbelege aller Art: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Zahlungsbelege.
- 6 Jahre (bis Jahrgang 2019 vernichtbar). Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote und sonstige steuerrelevante Unterlagen ohne Belegcharakter.
Wichtiger Hinweis: Die angegebenen Jahrgänge gelten nur, wenn die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres begann. Wurde ein Dokument nachträglich geändert oder ein Jahresabschluss erst später aufgestellt, verschiebt sich der Fristbeginn entsprechend. Eine Prüfung im Einzelfall ist empfehlenswert.
Sonderfall Finanzbranche: Rückkehr zur 10-Jahres-Frist
Die Entwicklung der vergangenen Monate verdeutlicht, dass das Thema Aufbewahrungsfristen politisch nicht abgeschlossen ist. Mit dem Vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz 2024 hatte der Gesetzgeber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Im August 2025 wurden sie in Teilen wieder auf zehn Jahre angehoben.
Die Bundesregierung beschloss am 6. August 2025, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten von bisher acht auf zehn Jahre zu verlängern. Ziel dieser Gesetzesänderung ist es, Steuerhinterziehung konsequenter aufzudecken und strafrechtlich zu verfolgen. Insbesondere bei komplexen Fällen wie Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften sollen Ermittlungsbehörden künftig länger Zugriff auf relevante Unterlagen haben.
Für die sonstigen Steuerpflichtigen gilt für Buchungsbelege weiter die achtjährige Aufbewahrungsfrist. Für die große Mehrheit der Unternehmer – Gewerbetreibende, Freiberufler, Handwerksbetriebe, Einzelunternehmer und GmbHs außerhalb der Finanzbranche – bleibt es also bei der neuen 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege.
Wann beginnt die Frist – und wann endet sie wirklich?
Ein häufiges Missverständnis betrifft den Fristbeginn. Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.
Ein konkretes Beispiel: Ein Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2014 wurde erst im Jahr 2016 beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2016 und endet am 31.12.2026. Die Unterlagen können deshalb erst ab 1.1.2027 entsorgt werden. Das zeigt: Das Geschäftsjahr und das Erstellungsjahr eines Dokuments können auseinanderfallen.
Außerdem verlängern sich die Fristen in bestimmten Situationen automatisch. Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat, wenn die Unterlagen für eine vorläufige Steuerfestsetzung benötigt werden, Steuerpflichtige die Unterlagen zur Begründung von Anträgen benötigen oder eine Änderung des Bescheides aus anderen Gründen erwartet wird.
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet zudem nicht, solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke relevant sind und die Festsetzungsfrist noch nicht verstrichen ist. Kurz gesagt: Die gesetzliche Mindestfrist ist nicht automatisch das letzte Wort.
Kernaussage: Die Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Laufende Außenprüfungen, vorläufige Steuerbescheide oder anhängige Rechtsbehelfsverfahren können die Pflicht zur Aufbewahrung über die gesetzliche Frist hinaus verlängern. In solchen Situationen empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater, bevor Unterlagen vernichtet werden.
Digitale Unterlagen: Besondere Anforderungen beachten
Wer seine Buchführung digital führt, muss zusätzliche Spielregeln kennen. Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen zwingend elektronisch archiviert werden (GoBD). Papierausdrucke von E-Rechnungen reichen allein nicht aus. Das Originaldokument muss revisionssicher und maschinell auswertbar gespeichert bleiben.
Für Systemwechsel gibt es eine praktische Erleichterung: Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Diese Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt. Das erleichtert Migrationen auf neue Buchhaltungssoftware erheblich.
Eine Prüfung der eigenen digitalen Archivierungsprozesse kann sich lohnen – insbesondere wenn das Unternehmen in den vergangenen Jahren die Buchhaltungssoftware gewechselt hat oder plant, dies zu tun. Fachleute weisen darauf hin, dass gerade die Verfahrensdokumentation nach GoBD häufig übersehen wird: Ein häufiger Fehler ist, dass die Verfahrensdokumentation oft vergessen wird. Wenn 2017 eine Software eingeführt wurde, muss die Dokumentation dazu 10 Jahre aufbewahrt werden – auch wenn die Rechnungen aus dieser Software schon nach 8 Jahren weg dürften.
Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht
Wer Unterlagen zu früh vernichtet oder gar nicht erst aufbewahrt, riskiert ernste Konsequenzen. Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten, ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Je nach Einzelfall kann die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung oder fahrlässige Steuerverkürzung strafbar sein.
Schätzungen durch das Finanzamt können empfindlich höher ausfallen als der tatsächliche Gewinn. Hinzu kommt: Das Finanzamt kann auch ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro festsetzen, wenn der Steuerpflichtige seinen Pflichten zur Vorlage von Belegen bzw. der Einräumung eines Datenzugriffs im Rahmen der Außenprüfung nicht nachkommt oder die elektronische Buchführung ohne Genehmigung in einen Drittstaat verlagert.
Umgekehrt lohnt es sich auch nicht, grundlos länger aufzubewahren als nötig – das verursacht unnötige Kosten und birgt datenschutzrechtliche Risiken. Für personenbezogene Daten gilt weiterhin, dass sie unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten sind, sobald der Zweck entfällt – unabhängig von den BEG-IV-Fristen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Unterlagen darf ich ab dem 1. Januar 2026 vernichten?
Ab 2026 gelten neue Regeln: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge müssen nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden – Jahrgänge bis 2017 können vernichtet werden. Für Jahresabschlüsse und Bilanzen bleibt es bei 10 Jahren (bis Jahrgang 2015). Handelsbriefe und Angebote haben eine Frist von 6 Jahren (bis Jahrgang 2019). Voraussetzung ist jeweils, dass keine laufenden Prüfungen oder offenen Steuerbescheide bestehen.
Was hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) konkret geändert?
Mit dem BEG IV im Oktober 2024 wurde eine dritte Frist von 8 Jahren eingeführt. Der Gesetzgeber verkürzte die Frist für einen Teil der Unterlagen, und zwar nur für Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege. Alle anderen Unterlagen behalten ihre bisherige 10-Jahres- oder 6-Jahres-Frist.
Gilt die neue 8-Jahres-Frist auch für Banken und Versicherungen?
Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten künftig zehn Jahre statt bislang acht Jahre. Ziel dieser Gesetzesänderung ist es, Steuerhinterziehung konsequenter aufzudecken. Insbesondere bei komplexen Fällen wie Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften sollen Ermittlungsbehörden länger Zugriff auf relevante Unterlagen haben. Für alle anderen Unternehmen bleibt es bei der 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Jahresabschlüssen zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das betreffende Geschäftsjahr – das kann die Frist erheblich verlängern.
Kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern?
Ja. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Sie können sich verlängern, solange Steuerbescheide noch nicht endgültig sind, etwa bei laufenden Außenprüfungen, vorläufiger Steuerfestsetzung oder laufenden Rechtsbehelfsverfahren. In diesen Fällen empfiehlt sich eine Absprache mit dem Steuerberater, bevor Unterlagen vernichtet werden.
Was gilt für elektronische Unterlagen und digitale Rechnungen?
E-Rechnungen müssen zwingend digital und revisionssicher archiviert werden. Ausdrucken und Abheften genügt den GoBD nicht mehr. Die Aufbewahrungsfristen gelten für digitale Unterlagen genauso wie für Papierdokumente. Bei einem Wechsel des Buchhaltungssystems reicht es aus, das alte System noch fünf Jahre nach dem Wechsel zugänglich zu halten – sofern die Aufbewahrungsfrist der betreffenden Daten ab dem 1. Januar 2020 begann.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung dar. Steuerliche Sachverhalte sind individuell verschieden. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Angaben.
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