Verkürzte Aufbewahrungsfristen 2026: Was Unternehmen jetzt entsorgen dürfen
Stand: April 2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Rechtslage für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), verkündet im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024, hat die bislang geltende 10-Jahres-Frist für Rechnungen, Quittungen und andere Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt. Für Sie als Unternehmer bedeutet das: Im Jahr 2026 dürfen Sie erstmals Belege vernichten, die nach altem Recht noch hätten aufbewahrt werden müssen. Wer jetzt systematisch vorgeht, kann Archivierungskosten sparen — der Gesetzgeber schätzt das Einsparpotenzial auf rund 626 Millionen Euro jährlich allein durch die verkürzten Aufbewahrungsfristen 2026.
Damit das Aufräumen nicht zum steuerlichen Risiko wird, lohnt sich ein genauer Blick darauf, welche Unterlagen jetzt weg können — und welche Sie weiterhin sorgfältig aufbewahren müssen.
Die neuen Aufbewahrungsfristen ab 2026 — was hat sich geändert?
Das BEG IV hat die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege parallel in drei Gesetzen angepasst: in der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO), im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB) und im Umsatzsteuergesetz. Für Sie als Unternehmer heißt das konkret: Buchungsbelege müssen ab sofort nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Das ist ein wichtiger Punkt: Die neue Regelung wirkt also auch rückwirkend auf ältere Unterlagen, sofern die alte 10-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief.
Wichtiger Hinweis: Die Verkürzung betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Jahresabschlüsse, Bilanzen und Handelsbücher bleiben weiterhin 10 Jahre aufbewahrungspflichtig. Wer diese Unterscheidung nicht kennt, riskiert unzulässige Vernichtungen.
Übergangsregel für BaFin-beaufsichtigte Institute
Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregelungen. Diese Unternehmen unterlagen im Jahr 2025 zunächst einer 9-jährigen Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2026 sollte eigentlich auch für sie die 8-Jahres-Frist greifen — allerdings hat das Bundeskabinett am 6. August 2025 mit dem SchwarzArbMoDiG beschlossen, Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder zur 10-jährigen Aufbewahrung ihrer Buchungsbelege zu verpflichten. Betreiben Sie ein solches Institut, sollten Sie diese Rückkehr zur alten Frist unbedingt mit Ihrem Berater besprechen.
Welche Unterlagen dürfen jetzt früher vernichtet werden?
Die entscheidende Frage für die Praxis lautet: Welche konkreten Belege aus welchem Jahr dürfen Sie im Jahr 2026 tatsächlich vernichten? Die Antwort hängt von der jeweiligen Fristlänge ab.
Vernichtungskalender 2026 im Überblick
- Buchungsbelege (8-Jahres-Frist). Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher dürfen ab 2026 vernichtet werden. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
- Jahresabschlüsse und Bücher (10-Jahres-Frist). Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse aus dem Jahr 2015 und früher können ab 2026 entsorgt werden — ihre Frist endete mit Ablauf des Jahres 2025.
- Handelsbriefe und steuerrelevante Unterlagen (6-Jahres-Frist). Empfangene und abgesendete Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2019 und früher sind ab 2026 nicht mehr aufbewahrungspflichtig.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Ein Produktionsbetrieb in Berlin hat einen Stapel Eingangsrechnungen aus dem Jahr 2016 im Archiv. Nach altem Recht hätten diese noch bis Ende 2026 aufbewahrt werden müssen. Durch die verkürzte 8-Jahres-Frist ist die Aufbewahrungspflicht für diese Belege bereits abgelaufen — sie dürfen jetzt vernichtet werden.
Tipp: Prüfen Sie Ihr Archiv systematisch nach Belegjahr und Unterlagenart. Eine einfache Tabelle mit Jahrgang und Fristkategorie hilft, den Überblick zu behalten und keine unzulässigen Vernichtungen vorzunehmen.
Aufbewahrungspflichten bleiben: Was weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden muss
Die Verkürzung auf 8 Jahre klingt verlockend — aber Vorsicht: Ein erheblicher Teil Ihrer Unterlagen bleibt weiterhin 10 Jahre aufbewahrungspflichtig. In der Beratungspraxis begegnet uns regelmäßig die Verwechslung zwischen Buchungsbelegen und Jahresabschlussunterlagen. Das kann teuer werden.
Diese Unterlagen bleiben bei 10 Jahren
- Handelsbücher und Inventare. Sämtliche Aufzeichnungen der laufenden Buchführung sowie Inventurprotokolle unterliegen weiterhin der 10-jährigen Pflicht nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.
- Jahresabschlüsse und Bilanzen. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte sowie Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Interne Richtlinien, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind, fallen ebenfalls unter die 10-Jahres-Frist.
Für einen mittelständischen Handwerksbetrieb in Augsburg bedeutet das: Die Jahresabschlüsse aus 2015 konnten erst mit Ablauf des Jahres 2025 vernichtet werden — die aus 2016 müssen noch bis Ende 2026 aufbewahrt bleiben. Wer das verwechselt und zu früh vernichtet, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung.
E-Rechnung und digitale Belege: Sonderregeln bei der Aufbewahrung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle B2B-Geschäfte in Deutschland die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Das hat direkte Auswirkungen auf die Aufbewahrung: Eine E-Rechnung ist ein digitales Original — der Ausdruck auf Papier gilt rechtlich nur als Kopie. Das bedeutet für Sie als Unternehmer: Die elektronische Datei muss originalgetreu und unveränderbar archiviert werden, nicht nur der Papierausdruck.
Was bei der digitalen Archivierung gilt
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) sind eine Verwaltungsanweisung, die konkrete Anforderungen an die digitale Aufbewahrung stellt: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit sind Pflicht. Wer E-Rechnungen empfängt und nur ausdruckt, erfüllt diese Anforderungen nicht.
Bis Ende 2026 gilt noch eine Übergangsregelung für die Ausstellung von E-Rechnungen — das entbindet Sie aber nicht von der Pflicht, empfangene E-Rechnungen bereits jetzt GoBD-konform zu archivieren.
Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen nach einem Systemwechsel gilt eine Sonderregel: Wechseln Sie Ihr Buchhaltungssystem oder lagern Sie Daten aus, reicht es nach § 147 Abs. 6 Satz 6 AO aus, für 5 Jahre einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorzuhalten. Diese Regelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt.
Wichtiger Hinweis: Auch wenn die Aufbewahrungsfrist für einen Buchungsbeleg abgelaufen ist — solange ein laufendes Steuerverfahren, eine Außenprüfung oder ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren besteht, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf unbestimmte Zeit. Eine Prüfungsankündigung stoppt sofort alle Löschvorgänge.
GoBD-konforme Vernichtung: Was Unternehmen beim Löschen beachten müssen
Das Ablaufen einer Aufbewahrungsfrist bedeutet nicht automatisch, dass Sie sofort vernichten müssen — aber es bedeutet, dass Sie es dürfen. Entscheidend ist, dass Sie dabei systematisch und nachvollziehbar vorgehen.
Vier Punkte, die vor der Vernichtung geprüft werden müssen
- Laufende Verfahren prüfen. Besteht eine Außenprüfung, ein Einspruchsverfahren oder ein anhängiges Verfahren vor dem Finanzgericht, dem Bundesfinanzhof oder dem EuGH, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht — unabhängig vom Fristablauf.
- Vorläufige Bescheide beachten. Solange ein Steuerbescheid nach § 165 AO nur vorläufig ergeht, gilt die Aufbewahrungspflicht fort. Erst mit dem bestandskräftigen Bescheid beginnt die Frist tatsächlich zu laufen.
- Steuerliche Relevanz prüfen. Nach § 147 Abs. 3 Satz 2 AO und § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG verlängert sich die Frist, wenn das Schriftgut für die Besteuerung noch bedeutsam ist und die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
- Verträge mit langer Laufzeit gesondert behandeln. Bei mehrjährigen Verträgen — etwa einem Mietvertrag über 7 Jahre — beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen, nicht ab Vertragsschluss.
Bei Steuerhinterziehung beträgt die Verjährungsfrist 10 Jahre — das bedeutet, dass in Verdachtsfällen Unterlagen entsprechend länger vorgehalten werden müssen. Für den Normalfall ohne Beanstandungen gelten die oben genannten Fristen.
Weiterlesen:Betriebsprüfung: Was Unternehmer wissen müssen
Praktische Checkliste: Welche Unterlagen aus welchem Jahr jetzt weg können
Damit Sie in Ihrem Archiv konkret handeln können, finden Sie hier eine kompakte Übersicht für das Jahr 2026. Denken Sie daran: Diese Angaben gelten unter der Voraussetzung, dass keine laufenden Verfahren oder Sondertatbestände vorliegen.
Vernichtungskalender 2026 auf einen Blick
- Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Zahlungsbelege) — 8 Jahre: Jahrgänge 2017 und älter können vernichtet werden. Belege aus 2018 müssen noch bis Ende 2026 aufbewahrt werden.
- Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Handelsbücher — 10 Jahre: Jahrgänge 2015 und älter sind freigegeben. Unterlagen aus 2016 laufen erst mit Ende 2026 aus.
- Handelsbriefe und steuerrelevante Unterlagen — 6 Jahre: Jahrgänge 2019 und älter dürfen vernichtet werden. Schreiben aus 2020 bleiben bis Ende 2026 aufbewahrungspflichtig.
Für Privatpersonen gilt ergänzend: Handwerkerrechnungen und die dazugehörigen Zahlungsbelege müssen nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden — eine Regelung zur Bekämpfung von Schwarzarbeit, die auch Privathaushalte betrifft.
Außerdem wichtig für Privatanleger und Vermieter: Wer positive Überschusseinkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4–7 EStG von mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt, unterliegt bis Ende 2026 einer 6-jährigen Aufbewahrungspflicht für Einnahmen- und Werbungskostenunterlagen nach § 147a AO. Ab dem 1. Januar 2027 wird diese Grenze durch das Wachstumschancengesetz auf 750.000 Euro angehoben.
Weiterlesen:Buchführungspflicht: Ab wann gilt sie für Ihr Unternehmen?
Fazit: Aufbewahrungsfristen 2026 als Entlastung — aber mit System
Die verkürzten Aufbewahrungsfristen 2026 sind eine echte Entlastung für Unternehmen. Wer bislang penibel Belege aus 2015 und früher aufbewahrt hat, weil die alte 10-Jahres-Frist es verlangte, kann jetzt aufräumen — sowohl im physischen Archiv als auch in der digitalen Ablage.
Entscheidend ist dabei das Verständnis der drei Fristkategorien: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Bücher, 6 Jahre für Handelsbriefe. Wer diese Unterscheidung verinnerlicht, kann gezielt und rechtssicher vernichten — ohne unnötige Risiken bei einer späteren Betriebsprüfung.
In unserer Beratungspraxis empfehlen wir, die Vernichtung zu dokumentieren: Halten Sie schriftlich fest, welche Unterlagen aus welchem Jahrgang und aus welchem Grund vernichtet wurden. Das schafft Transparenz und schützt Sie, falls später Fragen auftauchen.
Wichtiger Hinweis: Bevor Sie größere Mengen an Unterlagen vernichten, prüfen Sie, ob offene Betriebsprüfungen, Einspruchsverfahren oder vorläufige Steuerbescheide vorliegen. In diesen Fällen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht — unabhängig davon, was die gesetzliche Grundfrist sagt.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihren Vernichtungskalender individuell abstimmen möchten. Gemeinsam bringen wir Ihr Archiv auf den aktuellen Stand — rechtssicher und effizient.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung dar. Steuerliche Sachverhalte sind individuell verschieden. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Angaben.
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