Stand: April 2026
Papierstapel im Keller, Ordnerreihen im Regal, Festplatten voller Scans — und die ewige Frage: Wann darf das alles endlich weg? Seit Anfang 2025 gibt es auf diese Frage zumindest teilweise eine neue Antwort. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz — im Fachjargon BEG IV — hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre herabgesetzt. Zwei Jahre weniger klingen vielleicht bescheiden, doch für Betriebe mit umfangreichen Archiven bedeutet das eine greifbare Erleichterung. Allerdings gilt die Verkürzung nicht für sämtliche Geschäftsunterlagen. Wer hier vorschnell handelt und die falschen Dokumente entsorgt, kann bei der nächsten Betriebsprüfung in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
Hintergrund und Zielsetzung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes
Der deutsche Gesetzgeber verfolgt mit dem BEG IV ein übergeordnetes Ziel: Unternehmen sollen von überflüssigem Verwaltungsaufwand befreit werden. Das Gesetz durchlief den Bundestag am 26. September 2024, erhielt die Zustimmung des Bundesrates am 18. Oktober 2024 und wurde am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Laut Schätzungen der Bundesregierung spart die deutsche Wirtschaft durch dieses Regelwerk jährlich rund 930 Millionen Euro ein.
Der zentrale Punkt: Buchungsbelege unterliegen seit dem 1. Januar 2025 nur noch einer achtjährigen Archivierungspflicht. Um das umzusetzen, wurden drei Normen gleichzeitig angepasst. Im Handelsgesetzbuch wurde Paragraph 257 Absatz 4 geändert. In der Abgabenordnung betrifft es Paragraph 147 Absatz 3. Und im Umsatzsteuergesetz wurde Paragraph 14b Absatz 1 Satz 1 entsprechend nachgezogen, damit die Rechnungsaufbewahrung einheitlich geregelt ist.
Merke: Nicht alle Aufbewahrungsfristen wurden verkürzt. Die Änderung bezieht sich ausschliesslich auf Buchungsbelege — also Rechnungen, Quittungen, Bankbelege und ähnliche Dokumente. Jahresabschlüsse, Bilanzen und Handelsbücher bleiben bei der alten Zehn-Jahres-Frist. Wer diesen Unterschied übersieht, vernichtet möglicherweise Unterlagen, die noch aufbewahrt werden müssen.
Drei unterschiedliche Fristen seit 2025
Für betriebliche Dokumente existieren seit Jahresbeginn 2025 drei verschiedene Aufbewahrungsfristen: sechs, acht und zehn Jahre. Allen gemeinsam ist der Fristbeginn: Er fällt stets auf das Ende des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument zuletzt buchhalterisch bearbeitet oder erstellt wurde.
- Zehn Jahre für Kernunterlagen. Hierzu gehören Handels- und Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und bestimmte Organisationsunterlagen. An dieser Frist hat sich nichts geändert.
- Acht Jahre für Buchungsbelege. Das ist die Neuerung durch das BEG IV. Betroffen sind alle Belege, die einen Buchungsvorgang dokumentieren: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine mit Abrechnungsfunktion und Zahlungsnachweise.
- Sechs Jahre für Geschäftskorrespondenz. Handelsbriefe — also empfangene und versandte Geschäftsbriefe — sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen fallen in diese Kategorie.
Praxisbeispiel: Ein Lieferant sendet Ihnen per E-Mail ein Angebot (Handelsbrief, sechs Jahre). Sie bestellen, erhalten die Ware und anschliessend eine Rechnung (Buchungsbeleg, acht Jahre). Der Jahresabschluss, in den diese Buchung einfliesst, muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Drei Dokumente, drei verschiedene Fristen — aus ein und demselben Geschäftsvorfall.
Welche Belege können 2026 vernichtet werden?
Die praktische Auswirkung der neuen Regelung zeigt sich bei der konkreten Frage, was Sie in diesem Jahr aus dem Archiv entfernen dürfen. Buchungsbelege aus dem Geschäftsjahr 2017 und älter haben die neue Acht-Jahres-Frist bereits überschritten und können seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden. Für Geschäftskorrespondenz mit sechsjähriger Frist gilt: Dokumente aus 2019 und älter dürfen entsorgt werden.
Entscheidend für die Berechnung ist nicht das Ausstellungsdatum eines Belegs, sondern das Kalenderjahr der letzten buchhalterischen Verwendung. Eine Eingangsrechnung vom Februar 2017, die noch im selben Jahr verbucht wurde, hat ihren Fristbeginn am 31. Dezember 2017. Acht Jahre später — also am 31. Dezember 2025 — läuft die Frist ab. Ab dem 1. Januar 2026 ist die Vernichtung zulässig. Wurde die Buchung jedoch erst 2018 vorgenommen, verschiebt sich der Fristbeginn um ein volles Jahr.
Achtung: Die Fristvergünstigung erfasst nur Buchungsbelege, bei denen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens die bisherige zehjährige Frist noch nicht verstrichen war. Belege, deren alte Frist bereits abgelaufen war, sind ohnehin nicht mehr aufbewahrungspflichtig gewesen.
Ausnahme für den Finanzsektor: Rückkehr zur Zehn-Jahres-Frist
Nur wenige Monate nach Inkrafttreten des BEG IV folgte eine überraschende Kehrtwende für einen bestimmten Wirtschaftszweig. Am 6. August 2025 beschloss das Bundeskabinett im Rahmen des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung, dass Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute ihre Buchungsbelege wieder zehn Jahre lang vorhalten müssen.
Auslöser dieser Korrektur waren die Aufarbeitungen der Cum-Ex- und Cum-Cum-Steuergestaltungen. Um derartige großangelegte Steuerhinterziehungsfälle künftig besser verfolgen zu können, hielt der Gesetzgeber die verkürzte Frist für den Bankensektor für ungeeignet. Für alle übrigen Steuerpflichtigen — also auch für Ihr Unternehmen, sofern es nicht dem Finanzsektor angehört — bleibt es bei acht Jahren für Buchungsbelege.
Dieser parallele Geltungsbereich verschiedener Fristen stellt Steuerberater vor eine zusätzliche Herausforderung: Ein Mandant aus der Industrie unterliegt anderen Regeln als ein Mandant aus dem Bankwesen. In der Beratungspraxis muss das sauber getrennt werden.
Wann dürfen Belege trotz Fristablauf nicht vernichtet werden?
Die im Gesetz genannten Fristen sind Mindestanforderungen, keine automatischen Vernichtungstermine. Es gibt mehrere Situationen, in denen Unterlagen über die reguläre Frist hinaus aufbewahrt werden müssen.
Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung angekündigt oder bereits begonnen hat, dürfen betroffene Unterlagen auf keinen Fall vernichtet werden. Gleiches gilt, wenn Steuerbescheide nur vorläufig ergangen sind — beispielsweise nach Paragraph 165 der Abgabenordnung — oder wenn die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft. In all diesen Fällen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss des jeweiligen Verfahrens.
Auch ausserhalb des Steuerrechts kann es Gründe geben, Belege länger aufzuheben. Offene Gewährleistungsansprüche, laufende Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Verfahren können ältere Dokumente plötzlich wieder relevant machen. Bevor Sie größere Mengen archivierter Unterlagen entsorgen, empfiehlt sich eine Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Besonderheiten bei elektronischen Belegen und der GoBD
Ob ein Beleg auf Papier gedruckt oder als Datei gespeichert ist, spielt für die Länge der Aufbewahrungsfrist keine Rolle. Allerdings bringen digitale Unterlagen eigene Anforderungen mit sich, die in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) festgelegt sind.
Eine elektronische Rechnung — etwa im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format — ist ein digitales Originaldokument. Es genügt nicht, diese Rechnung auszudrucken und den Ausdruck abzuheften. Das Papier wäre lediglich eine Kopie; das elektronische Original muss in seiner ursprünglichen Form archiviert bleiben. Die GoBD verlangen dabei Revisionssicherheit: Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder zumindest lückenlos protokolliert sein.
- Originalformat bewahren. Digitale Belege müssen im empfangenen oder erstellten Format gespeichert werden. Ein Medienbruch — etwa vom XML-Format zum Papierausdruck — ist nicht zulässig.
- Lesbarkeit sicherstellen. Über die gesamte Aufbewahrungsdauer müssen Belege lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Veraltete Dateiformate sind rechtzeitig zu migrieren.
- Kein einfaches Dateisystem. Eine Ablage im Windows-Explorer oder in einem normalen Dateiordner erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht. Solche Systeme sind frei veränderbar und damit nicht revisionssicher.
- Datenschutzgerechte Löschung. Wenn die Aufbewahrungsfrist endet, entfällt häufig auch die Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten. Unternehmen sollten deshalb Löschroutinen einrichten, die auf die verschiedenen Fristen abgestimmt sind.
Konkrete Auswirkungen für kleine und mittlere Betriebe
Gerade für kleinere Unternehmen, die ihre Archive noch physisch verwalten, bringt die Fristverkürzung eine spürbare Entlastung. Zwei Jahrgänge weniger an Ordnern bedeuten freien Regalplatz, reduzierte Lagerkosten und weniger Verwaltungsaufwand bei der jährlichen Archivpflege. Für Betriebe mit digitaler Archivierung sinkt der benötigte Speicherplatz und damit möglicherweise auch die Lizenzkosten für Archivierungssoftware.
Trotzdem raten sowohl Steuerberater als auch Industrie- und Handelskammern zur Vorsicht bei der praktischen Umsetzung. Die genauen Anwendungsgrenzen der neuen Fristen sind in manchen Detailfragen noch nicht abschliessend geklärt. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte im Zweifel lieber ein Jahr länger aufbewahren als einen Tag zu früh vernichten.
Ein weiterer Aspekt betrifft bilanzierende Unternehmen: Wer in seiner Bilanz eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gebildet hat, sollte prüfen, ob diese Rückstellung aufgrund der verkürzten Frist angepasst werden muss. Eine Neuberechnung mit dem Steuerberater kann hier bares Geld sparen — oder zumindest die Bilanz bereinigen.
Bitte beachten Sie: Die hier beschriebenen Fristen sind gesetzliche Mindestfristen nach HGB und Abgabenordnung. Sie können sich verlängern, wenn die betreffenden Unterlagen für einen Besteuerungszeitraum bedeutsam sind, dessen Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Kürzere Fristen aus anderen Vorschriften werden durch die handels- und steuerrechtlichen Mindestfristen verdrängt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Belege profitieren von der verkürzten Acht-Jahres-Frist?
Ausschliesslich Buchungsbelege fallen unter die neue Regelung. Darunter versteht man Dokumente, die einen konkreten Buchungsvorgang belegen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen und vergleichbare Nachweise. Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Inventare sind davon nicht betroffen und müssen weiterhin zehn Jahre archiviert werden.
Ab wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Massgeblich ist das Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg zuletzt buchhalterisch verwendet wurde. Eine Rechnung, die im Mai 2018 ausgestellt und im Juni 2018 verbucht wurde, hat ihren Fristbeginn am 31. Dezember 2018. Bei acht Jahren Aufbewahrungsfrist läuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab. Ab dem 1. Januar 2027 darf dieser Beleg vernichtet werden.
Müssen Banken und Versicherungen ebenfalls nur acht Jahre aufbewahren?
Nein. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt seit August 2025 wieder die zehjährige Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege. Diese Sonderregelung wurde im Zusammenhang mit der Bekämpfung großflächiger Steuerhinterziehung im Finanzsektor eingeführt. Alle übrigen Unternehmen behalten die achtjährige Frist.
Was passiert, wenn ich Belege zu früh entsorge?
Fehlen bei einer steuerlichen Prüfung relevante Nachweise, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen — in der Regel zu Ihrem Nachteil. Darüber hinaus droht die Aberkennung des Vorsteuerabzugs. In schwerwiegenden Fällen kann die vorzeitige Vernichtung von Unterlagen als Steuergefährdung oder sogar als Steuerhinterziehung gewertet werden. Eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater vor größeren Vernichtungsaktionen ist daher dringend angeraten.
Gelten für digitale Belege andere Fristen als für Papierbelege?
Die Aufbewahrungsfristen sind identisch — ob Papier oder Datei spielt keine Rolle. Allerdings kommen bei elektronischen Dokumenten zusätzliche Anforderungen hinzu: Die GoBD verlangen Revisionssicherheit, maschinelle Auswertbarkeit und die Aufbewahrung im Originalformat. Ein Ausdruck einer E-Rechnung ersetzt nicht die Speicherung der elektronischen Originaldatei.
Kann die verkürzte Frist auch rückwirkend auf ältere Belege angewandt werden?
Ja. Die Verkürzung erfasst alle Buchungsbelege, deren bisherige zehjährige Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Konkret bedeutet das: Buchungsbelege mit Fristbeginn ab dem Kalenderjahr 2015 profitieren von der neuen Regelung. Ältere Belege waren entweder ohnehin schon nicht mehr aufbewahrungspflichtig oder können nun früher entsorgt werden.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschliesslich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung dar. Steuerliche Sachverhalte sind individuell verschieden. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Angaben.
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