Stand: April 2026
Papierstapel im Keller, Ordnerreihen im Regal, Festplatten voller Scans — und die ewige Frage: Wann darf das alles endlich weg? Seit Anfang 2025 gibt es auf diese Frage zumindest teilweise eine neue Antwort. Das Vierte Buerokratieentlastungsgesetz — im Fachjargon BEG IV — hat die Aufbewahrungsfrist fuer Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre herabgesetzt. Zwei Jahre weniger klingen vielleicht bescheiden, doch fuer Betriebe mit umfangreichen Archiven bedeutet das eine greifbare Erleichterung. Allerdings gilt die Verkuerzung nicht fuer saemtliche Geschaeftsunterlagen. Wer hier vorschnell handelt und die falschen Dokumente entsorgt, kann bei der naechsten Betriebspruefung in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
Hintergrund und Zielsetzung des Vierten Buerokratieentlastungsgesetzes
Der deutsche Gesetzgeber verfolgt mit dem BEG IV ein uebergeordnetes Ziel: Unternehmen sollen von ueberfluessigem Verwaltungsaufwand befreit werden. Das Gesetz durchlief den Bundestag am 26. September 2024, erhielt die Zustimmung des Bundesrates am 18. Oktober 2024 und wurde am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt veroeffentlicht. Laut Schaetzungen der Bundesregierung spart die deutsche Wirtschaft durch dieses Regelwerk jaehrlich rund 930 Millionen Euro ein.
Der zentrale Punkt: Buchungsbelege unterliegen seit dem 1. Januar 2025 nur noch einer achtjaehrigen Archivierungspflicht. Um das umzusetzen, wurden drei Normen gleichzeitig angepasst. Im Handelsgesetzbuch wurde Paragraph 257 Absatz 4 geaendert. In der Abgabenordnung betrifft es Paragraph 147 Absatz 3. Und im Umsatzsteuergesetz wurde Paragraph 14b Absatz 1 Satz 1 entsprechend nachgezogen, damit die Rechnungsaufbewahrung einheitlich geregelt ist.
Merke: Nicht alle Aufbewahrungsfristen wurden verkuerzt. Die Aenderung bezieht sich ausschliesslich auf Buchungsbelege — also Rechnungen, Quittungen, Bankbelege und aehnliche Dokumente. Jahresabschluesse, Bilanzen und Handelsbuecher bleiben bei der alten Zehn-Jahres-Frist. Wer diesen Unterschied uebersieht, vernichtet moeglicherweise Unterlagen, die noch aufbewahrt werden muessen.
Drei unterschiedliche Fristen seit 2025
Fuer betriebliche Dokumente existieren seit Jahresbeginn 2025 drei verschiedene Aufbewahrungsfristen: sechs, acht und zehn Jahre. Allen gemeinsam ist der Fristbeginn: Er faellt stets auf das Ende des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument zuletzt buchhalterisch bearbeitet oder erstellt wurde.
- Zehn Jahre fuer Kernunterlagen. Hierzu gehoeren Handels- und Geschaeftsbuecher, Inventare, Eroeffnungsbilanzen, Jahresabschluesse, Lageberichte und bestimmte Organisationsunterlagen. An dieser Frist hat sich nichts geaendert.
- Acht Jahre fuer Buchungsbelege. Das ist die Neuerung durch das BEG IV. Betroffen sind alle Belege, die einen Buchungsvorgang dokumentieren: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszuege, Quittungen, Lieferscheine mit Abrechnungsfunktion und Zahlungsnachweise.
- Sechs Jahre fuer Geschaeftskorrespondenz. Handelsbriefe — also empfangene und versandte Geschaeftsbriefe — sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen fallen in diese Kategorie.
Praxisbeispiel: Ein Lieferant sendet Ihnen per E-Mail ein Angebot (Handelsbrief, sechs Jahre). Sie bestellen, erhalten die Ware und anschliessend eine Rechnung (Buchungsbeleg, acht Jahre). Der Jahresabschluss, in den diese Buchung einfliesst, muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Drei Dokumente, drei verschiedene Fristen — aus ein und demselben Geschaeftsvorfall.
Welche Belege koennen 2026 vernichtet werden?
Die praktische Auswirkung der neuen Regelung zeigt sich bei der konkreten Frage, was Sie in diesem Jahr aus dem Archiv entfernen duerfen. Buchungsbelege aus dem Geschaeftsjahr 2017 und aelter haben die neue Acht-Jahres-Frist bereits ueberschritten und koennen seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden. Fuer Geschaeftskorrespondenz mit sechsjaehriger Frist gilt: Dokumente aus 2019 und aelter duerfen entsorgt werden.
Entscheidend fuer die Berechnung ist nicht das Ausstellungsdatum eines Belegs, sondern das Kalenderjahr der letzten buchhalterischen Verwendung. Eine Eingangsrechnung vom Februar 2017, die noch im selben Jahr verbucht wurde, hat ihren Fristbeginn am 31. Dezember 2017. Acht Jahre spaeter — also am 31. Dezember 2025 — laeuft die Frist ab. Ab dem 1. Januar 2026 ist die Vernichtung zulaessig. Wurde die Buchung jedoch erst 2018 vorgenommen, verschiebt sich der Fristbeginn um ein volles Jahr.
Achtung: Die Fristvergueenstigung erfasst nur Buchungsbelege, bei denen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens die bisherige zehjaehrige Frist noch nicht verstrichen war. Belege, deren alte Frist bereits abgelaufen war, sind ohnehin nicht mehr aufbewahrungspflichtig gewesen.
Ausnahme fuer den Finanzsektor: Rueckkehr zur Zehn-Jahres-Frist
Nur wenige Monate nach Inkrafttreten des BEG IV folgte eine ueberraschende Kehrtwende fuer einen bestimmten Wirtschaftszweig. Am 6. August 2025 beschloss das Bundeskabinett im Rahmen des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekaempfung, dass Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute ihre Buchungsbelege wieder zehn Jahre lang vorhalten muessen.
Ausloeser dieser Korrektur waren die Aufarbeitungen der Cum-Ex- und Cum-Cum-Steuergestaltungen. Um derartige grossangelegte Steuerhinterziehungsfaelle kuenftig besser verfolgen zu koennen, hielt der Gesetzgeber die verkuerzte Frist fuer den Bankensektor fuer ungeeignet. Fuer alle uebrigen Steuerpflichtigen — also auch fuer Ihr Unternehmen, sofern es nicht dem Finanzsektor angehoert — bleibt es bei acht Jahren fuer Buchungsbelege.
Dieser parallele Geltungsbereich verschiedener Fristen stellt Steuerberater vor eine zusaetzliche Herausforderung: Ein Mandant aus der Industrie unterliegt anderen Regeln als ein Mandant aus dem Bankwesen. In der Beratungspraxis muss das sauber getrennt werden.
Wann duerfen Belege trotz Fristablauf nicht vernichtet werden?
Die im Gesetz genannten Fristen sind Mindestanforderungen, keine automatischen Vernichtungstermine. Es gibt mehrere Situationen, in denen Unterlagen ueber die regulaere Frist hinaus aufbewahrt werden muessen.
Wenn das Finanzamt eine Betriebspruefung angekuendigt oder bereits begonnen hat, duerfen betroffene Unterlagen auf keinen Fall vernichtet werden. Gleiches gilt, wenn Steuerbescheide nur vorlaeufig ergangen sind — beispielsweise nach Paragraph 165 der Abgabenordnung — oder wenn die steuerliche Festsetzungsfrist noch laeuft. In all diesen Faellen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss des jeweiligen Verfahrens.
Auch ausserhalb des Steuerrechts kann es Gruende geben, Belege laenger aufzuheben. Offene Gewaehrleistungsansprueche, laufende Rechtsstreitigkeiten oder behoerdliche Verfahren koennen aeltere Dokumente ploetzlich wieder relevant machen. Bevor Sie groessere Mengen archivierter Unterlagen entsorgen, empfiehlt sich eine Ruecksprache mit Ihrem Steuerberater.
Besonderheiten bei elektronischen Belegen und der GoBD
Ob ein Beleg auf Papier gedruckt oder als Datei gespeichert ist, spielt fuer die Laenge der Aufbewahrungsfrist keine Rolle. Allerdings bringen digitale Unterlagen eigene Anforderungen mit sich, die in den Grundsaetzen zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) festgelegt sind.
Eine elektronische Rechnung — etwa im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format — ist ein digitales Originaldokument. Es genuegt nicht, diese Rechnung auszudrucken und den Ausdruck abzuheften. Das Papier waere lediglich eine Kopie; das elektronische Original muss in seiner urspruenglichen Form archiviert bleiben. Die GoBD verlangen dabei Revisionssicherheit: Nachtraegliche Aenderungen muessen technisch ausgeschlossen oder zumindest lueckenlos protokolliert sein.
- Originalformat bewahren. Digitale Belege muessen im empfangenen oder erstellten Format gespeichert werden. Ein Medienbruch — etwa vom XML-Format zum Papierausdruck — ist nicht zulaessig.
- Lesbarkeit sicherstellen. Ueber die gesamte Aufbewahrungsdauer muessen Belege lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Veraltete Dateiformate sind rechtzeitig zu migrieren.
- Kein einfaches Dateisystem. Eine Ablage im Windows-Explorer oder in einem normalen Dateiordner erfuellt die GoBD-Anforderungen nicht. Solche Systeme sind frei veraenderbar und damit nicht revisionssicher.
- Datenschutzgerechte Loeschung. Wenn die Aufbewahrungsfrist endet, entfaellt haeufig auch die Rechtsgrundlage fuer die Speicherung personenbezogener Daten. Unternehmen sollten deshalb Loeschroutinen einrichten, die auf die verschiedenen Fristen abgestimmt sind.
Konkrete Auswirkungen fuer kleine und mittlere Betriebe
Gerade fuer kleinere Unternehmen, die ihre Archive noch physisch verwalten, bringt die Fristverkuerzung eine spuerbare Entlastung. Zwei Jahrgaenge weniger an Ordnern bedeuten freien Regalplatz, reduzierte Lagerkosten und weniger Verwaltungsaufwand bei der jaehrlichen Archivpflege. Fuer Betriebe mit digitaler Archivierung sinkt der benoetigte Speicherplatz und damit moeglicherweise auch die Lizenzkosten fuer Archivierungssoftware.
Trotzdem raten sowohl Steuerberater als auch Industrie- und Handelskammern zur Vorsicht bei der praktischen Umsetzung. Die genauen Anwendungsgrenzen der neuen Fristen sind in manchen Detailfragen noch nicht abschliessend geklaert. Wer auf Nummer sicher gehen moechte, sollte im Zweifel lieber ein Jahr laenger aufbewahren als einen Tag zu frueh vernichten.
Ein weiterer Aspekt betrifft bilanzierende Unternehmen: Wer in seiner Bilanz eine Rueckstellung fuer die Aufbewahrung von Geschaeftsunterlagen gebildet hat, sollte pruefen, ob diese Rueckstellung aufgrund der verkuerzten Frist angepasst werden muss. Eine Neuberechnung mit dem Steuerberater kann hier bares Geld sparen — oder zumindest die Bilanz bereinigen.
Bitte beachten Sie: Die hier beschriebenen Fristen sind gesetzliche Mindestfristen nach HGB und Abgabenordnung. Sie koennen sich verlaengern, wenn die betreffenden Unterlagen fuer einen Besteuerungszeitraum bedeutsam sind, dessen Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Kuerzere Fristen aus anderen Vorschriften werden durch die handels- und steuerrechtlichen Mindestfristen verdraengt.
Haeufig gestellte Fragen
Welche Belege profitieren von der verkuerzten Acht-Jahres-Frist?
Ausschliesslich Buchungsbelege fallen unter die neue Regelung. Darunter versteht man Dokumente, die einen konkreten Buchungsvorgang belegen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszuege, Kassenbelege, Quittungen und vergleichbare Nachweise. Handelsbuecher, Jahresabschluesse, Eroeffnungsbilanzen und Inventare sind davon nicht betroffen und muessen weiterhin zehn Jahre archiviert werden.
Ab wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Massgeblich ist das Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg zuletzt buchhalterisch verwendet wurde. Eine Rechnung, die im Mai 2018 ausgestellt und im Juni 2018 verbucht wurde, hat ihren Fristbeginn am 31. Dezember 2018. Bei acht Jahren Aufbewahrungsfrist laeuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab. Ab dem 1. Januar 2027 darf dieser Beleg vernichtet werden.
Muessen Banken und Versicherungen ebenfalls nur acht Jahre aufbewahren?
Nein. Fuer Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt seit August 2025 wieder die zehjaehrige Aufbewahrungspflicht fuer Buchungsbelege. Diese Sonderregelung wurde im Zusammenhang mit der Bekaempfung grossflaechiger Steuerhinterziehung im Finanzsektor eingefuehrt. Alle uebrigen Unternehmen behalten die achtjaehrige Frist.
Was passiert, wenn ich Belege zu frueh entsorge?
Fehlen bei einer steuerlichen Pruefung relevante Nachweise, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schaetzen — in der Regel zu Ihrem Nachteil. Darueber hinaus droht die Aberkennung des Vorsteuerabzugs. In schwerwiegenden Faellen kann die vorzeitige Vernichtung von Unterlagen als Steuergefaehrdung oder sogar als Steuerhinterziehung gewertet werden. Eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater vor groesseren Vernichtungsaktionen ist daher dringend angeraten.
Gelten fuer digitale Belege andere Fristen als fuer Papierbelege?
Die Aufbewahrungsfristen sind identisch — ob Papier oder Datei spielt keine Rolle. Allerdings kommen bei elektronischen Dokumenten zusaetzliche Anforderungen hinzu: Die GoBD verlangen Revisionssicherheit, maschinelle Auswertbarkeit und die Aufbewahrung im Originalformat. Ein Ausdruck einer E-Rechnung ersetzt nicht die Speicherung der elektronischen Originaldatei.
Kann die verkuerzte Frist auch rueckwirkend auf aeltere Belege angewandt werden?
Ja. Die Verkuerzung erfasst alle Buchungsbelege, deren bisherige zehjaehrige Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Konkret bedeutet das: Buchungsbelege mit Fristbeginn ab dem Kalenderjahr 2015 profitieren von der neuen Regelung. Aeltere Belege waren entweder ohnehin schon nicht mehr aufbewahrungspflichtig oder koennen nun frueher entsorgt werden.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschliesslich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung dar. Steuerliche Sachverhalte sind individuell verschieden. Fuer verbindliche Auskuenfte wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater. Trotz sorgfaeltiger Recherche uebernehmen wir keine Gewaehr fuer die Vollstaendigkeit und Aktualitaet der Angaben.
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