Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die der Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG) — sie mindern den Gewinn und damit die Steuer. Klingt simpel, hat aber Ränder: teils abziehbar, pauschaliert, gedeckelt oder ganz verboten. Wer die Grenzfälle kennt, holt aus jedem Euro Aufwand das Maximum.
← Alle Begriffe im Steuer-GlossarHäufig übersehen: anteilige Kosten gemischter Nutzung (Handy, Internet, Kfz mit Nutzungseinlage), Fachliteratur und Fortbildungen samt Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen (14/28 Euro), Kontoführung und Zahlungsdienstleister-Gebühren, Bewerbungs- und Gründungskosten vor Betriebseröffnung — vorweggenommene Betriebsausgaben zählen ab dem ersten ernsthaften Schritt.
Gefährlich falsch gebucht: Geschenke über der 50-Euro-Grenze (komplett nicht abziehbar, nicht nur der übersteigende Teil!), Bewirtung ohne formgerechten Beleg, Kleidung (nur typische Berufskleidung zählt — der Anzug nie), Sponsoring ohne Gegenleistungsdokumentation und die private Mitveranlassung bei Reisen — bei gemischten Reisen wird nach Zeitanteilen aufgeteilt, reine „Incentive-Anteile“ fliegen raus.
Für die GmbH kommt die Sonderdimension dazu: Ausgaben zugunsten des Gesellschafters, die dem Fremdvergleich nicht standhalten, sind keine Betriebsausgaben, sondern verdeckte Gewinnausschüttungen — mit doppelter Steuerfolge. Die Buchhaltung entscheidet hier über mehr als Ordnung: Sie ist die erste Verteidigungslinie jeder Betriebsprüfung.