Alles, was Sie über die E-Rechnungspflicht 2025 wissen müssen

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Stand: März 2026

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zwischen inländischen Unternehmern zur Ausstellung und zum Empfang einer elektronischen Rechnung. Das klingt nach einem trockenen Verwaltungsakt – doch hinter dieser Regelung steckt ein grundlegender Wandel in der Art, wie Unternehmen miteinander abrechnen. Wer bislang eine PDF-Datei per E-Mail verschickt und sich dabei sicher gefühlt hat, sollte jetzt genau hinschauen. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

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Was steckt hinter der E-Rechnungspflicht 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt. Damit folgt Deutschland einem europaweiten Trend: Deutschland folgt dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die eine E-Rechnung als Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr eingeführt haben.

Warum das Ganze? Die Bundesregierung verfolgt das Ziel, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die sogenannte Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro in Deutschland weitestgehend zu schließen. Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt hin zu einem elektronischen Meldesystem an die Finanzverwaltung. Damit folgt das Bundesfinanzministerium (BMF) dem im Koalitionsvertrag der Bundesregierung festgelegten Ziel, den Umsatzsteuerbetrug in Deutschland zu bekämpfen. Auf Basis der E-Rechnung sollen steuerrelevante Daten an die Finanzverwaltung gemeldet werden.

Die E-Rechnungspflicht betrifft ab Januar 2025 alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland erbringen. Das gilt für kleine und große Unternehmen gleichermaßen, unabhängig davon, ob es sich um ein Haupt- oder ein Nebengewerbe handelt. Wichtig dabei: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Kernaussage: Eine E-Rechnung ist keine digitalisierte Papierrechnung und auch keine PDF-Datei. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Der Begriff wird im Alltag häufig falsch verwendet. Viele Unternehmer denken, sie seien bereits auf dem richtigen Weg, weil sie Rechnungen digital verschicken. Das reicht aber nicht aus. Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Aber eine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten und kann daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Das macht sie zu einer sogenannten „sonstigen Rechnung”.

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm. Beide Formate haben dabei unterschiedliche Stärken:

XRechnung. Maschinelle Lesbarkeit stellt die XRechnung sicher, indem sie im XML-Format vorliegt. XRechnungen beinhalten keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei. Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei – sogenannte Viewer.
ZUGFeRD. ZUGFeRD kann einen PDF-visuellen Vorzug in ein PDF-Dokument integrieren. Durch seine Fähigkeit, strukturierte Rechnungsdaten in XML in einem PDF einzubinden, wird es als hybrides Datenformat bezeichnet. Gerade für kleinere Unternehmen ist das ein praktischer Einstieg.
Weitere zugelassene Formate. Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit genannt wurden, können grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. Das gilt auch für europäische Rechnungsformate wie „Factur-X” (Frankreich; entspricht dem deutschen ZUGFeRD-Format) oder Peppol-BIS Billing.

Über das ELSTER-Portal besteht eine Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darzustellen. Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar. Ein kostenloses Werkzeug also, das gerade am Anfang hilfreich sein kann.

Die Übergangsfristen im Überblick: Wer muss wann was tun?

Empfangen und Ausstellen – das sind zwei verschiedene Pflichten, die zeitlich auseinanderfallen. Das verursacht in der Praxis oft Verwirrung. Für den Empfang der E-Rechnung gibt es keine Übergangsfrist: Im B2B-Bereich müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Für das Ausstellen hingegen gelten gestaffelte Übergangsregelungen. Die E-Rechnungspflicht wird in mehreren Stufen und Übergangsregelungen eingeführt, um Unternehmen Zeit zur Anpassung ihrer Prozesse zu geben. Diese Regelungen schaffen eine Übergangsphase, in der Unternehmen ihre Arbeitsabläufe modernisieren und sich mit den neuen Anforderungen vertraut machen können. Konkret sieht das so aus:

Phase 1: 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026. In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E-Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Phase 2: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung der Rechnungsempfänger – ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden. EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.
Phase 3: Ab 1. Januar 2028. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmer im Bereich der inländischen B2B-Umsätze. Dann gibt es keine Ausnahmen mehr.

Wichtiger Hinweis: Bereits seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Hierfür sieht das Gesetz keinerlei Ausnahmen oder Übergangsregelungen vor. Selbst nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen (z. B. aus dem Heilberufebereich) und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht von E-Rechnungen betroffen.

Tipp: Für den Empfang braucht es keine aufwendige Software. Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Der nächste Schritt – das Auslesen und Archivieren – erfordert dann allerdings etwas mehr Planung.

Ausnahmen: Wer ist nicht betroffen?

Nicht jede Rechnung fällt automatisch unter die neue Pflicht. Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).

Außerdem gibt es Vereinfachungen bei Kleinbetragsrechnungen: Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden bei Kleinbeträgen bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV), Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), sowie Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden.

Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 19 UStG) müssen also keine E-Rechnungen ausstellen. Die Ausnahme gilt aber nur für das Ausstellen einer E-Rechnung. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können.

Pflichtangaben, Archivierung und Vorsteuerabzug

Eine E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat. Auch eine elektronische Rechnung muss die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten. Das Format der Rechnung muss sicherstellen, dass es die Angaben strukturiert übermittelt und der Empfänger diese weiterverarbeiten kann. Nur ordnungsgemäße Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Der Vorsteuerabzug (das Recht, gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern) hängt also direkt an der Qualität der empfangenen Rechnung.

Zu den Pflichtangaben zählen laut Umsatzsteuergesetz unter anderem: Name und Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag. Neu ist, dass alle diese Angaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen – ein Verweis auf einen unstrukturierten Anhang reicht nicht aus.

Was die Aufbewahrung betrifft: Umsatzsteuerlich gilt, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden.

Weiterlesen:Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug: Was Unternehmer wissen müssen

Chancen der Umstellung – mehr als nur Pflichterfüllung

Der bürokratische Aufwand ist real. Trotzdem lohnt ein Blick auf die andere Seite der Medaille. Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bedeutet für Unternehmen weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Sie ist eine Gelegenheit, bestehende Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten.

Im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Das bedeutet: weniger manuelle Dateneingabe, weniger Übertragungsfehler, schnellere Buchungsprozesse. Gerade in Betrieben mit hohem Rechnungsvolumen kann sich das schnell bemerkbar machen.

Die E-Rechnung fördert die Digitalisierung und erleichtert die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig schafft sie die Grundlage für ein geplantes elektronisches Meldesystem zur Umsatzsteuer, das bis 2028 (oder später) in Deutschland und auf EU-Ebene eingeführt werden soll. Wer jetzt die Grundlagen legt, steht für künftige Anforderungen besser da.

Kernaussage: Die E-Rechnungspflicht ist kein isoliertes Thema. Sie ist Teil einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie auf europäischer Ebene. Die EU-Kommission hat mit der Initiative „VAT in the Digital Age” (kurz: ViDA) ein Maßnahmenpaket erarbeitet, das elektronische Rechnungen verpflichtend macht und ein zentrales Meldesystem einführt. Mit dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnungspflicht ab 2025 setzt Deutschland erste ViDA-Maßnahmen in nationales Recht um.

Was Unternehmen jetzt prüfen sollten

Die Frage ist nicht mehr, ob die Umstellung kommt – sie ist längst in Gang. Wer die Empfangspflicht noch nicht vollständig umgesetzt hat, sollte das zeitnah nachholen. Für die Ausstellung lohnt es sich, die verbleibenden Übergangsfristen strategisch zu nutzen und die eigene Software- und Prozesslandschaft zu prüfen.

Folgende Punkte können dabei als Orientierung dienen:

Empfang sicherstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und maschinell zu verarbeiten. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus, aber auch der Einsatz von elektronischen Schnittstellen oder Kundenportalen ist möglich.
Format wählen. Die Entscheidung, welches zulässige Format zur Anwendung kommt, obliegt den Vertragsparteien. Insbesondere bei langfristigen Geschäftsbeziehungen empfiehlt es sich, dies frühzeitig zu klären.
Software prüfen. Um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, brauchen Sie eine geeignete Software: Ihr Rechnungsprogramm muss E-Rechnungen in einem zulässigen Format erstellen können, also XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Archivierung einrichten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen unveränderbar archiviert werden, jederzeit für Prüfungen verfügbar und maschinell auswertbar sind.
Mitarbeiter informieren. Interne Prozesse – von der Buchhaltung bis zum Einkauf – sollten auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden, damit keine Rechnungen im Alltag falsch behandelt oder archiviert werden.

Eine Prüfung der eigenen Situation im Einzelfall ist empfehlenswert. Sprechen Sie hierzu mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater – insbesondere wenn Ihr Unternehmen besondere Rechnungsarten wie Dauerrechnungen, Anzahlungsrechnungen oder Branchenspezifika zu beachten hat.

Häufig gestellte Fragen

Was genau ist eine E-Rechnung und warum reicht eine PDF-Datei nicht aus?

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die maschinenlesbar sind und dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, wie XRechnung. Eine PDF-Datei enthält keine strukturierten maschinenlesbaren Daten und gilt daher seit 2025 als „sonstige Rechnung”, nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Beim Empfang von E-Rechnungen wird nicht differenziert, um welche Art oder Größe eines Unternehmens es sich handelt. So müssen beispielsweise auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (z. B. Vermieter einer Wohnung) und Land- und Forstwirte ab dem 1. Januar 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen. Für den Empfang genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach.

Ab wann müssen Unternehmen zwingend E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz. Bis dahin gelten die gestaffelten Übergangsregelungen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Hier bleibt die Nutzung von PDFs oder Papierrechnungen weiterhin möglich. Die Pflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern im B2B-Bereich.

Welche Folgen drohen, wenn keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausgestellt wird?

Rechnungen, die nicht EN 16931-konform sind, gelten nicht als ordnungsgemäß. Es drohen Rückweisungen und steuerliche Risiken. Insbesondere der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn eine Rechnung die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt. In der Übergangsphase zeigt sich die Finanzverwaltung bei bestimmten Formaten noch kulant – eine Prüfung im Einzelfall bleibt dennoch empfehlenswert.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren gelten weiterhin. Umsatzsteuerrechtlich ist nach § 14b UStG eine Aufbewahrung von acht Jahren vorgesehen. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine GoBD-konforme Archivierungslösung kann dabei hilfreich sein.