Die E-Rechnung ist keine PDF: Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, den Software automatisch verarbeiten kann. Seit dem 1. Januar 2025 ist sie im deutschen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht — mit einem Fahrplan, der bis 2028 jedes Unternehmen erreicht.
← Alle Begriffe im Steuer-GlossarSeit 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht nur noch zwei Kategorien: elektronische Rechnungen — strukturierte Datensätze nach EN 16931, maschinell auswertbar — und sonstige Rechnungen, worunter jetzt auch die klassische PDF fällt. Eine per E-Mail verschickte PDF ist also rechtlich keine E-Rechnung mehr, sondern nur noch übergangsweise geduldet.
In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung, ein reiner XML-Datensatz ohne Leseansicht, Standard bei öffentlichen Auftraggebern — und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), ein Hybrid aus normaler PDF mit eingebettetem XML: Menschen lesen die PDF, Software liest das XML. Für den Mittelstand ist ZUGFeRD meist der pragmatischste Einstieg, weil bestehende Ablageprozesse weiterlaufen.
Der eigentliche Gewinn liegt hinter der Pflicht: E-Rechnungen buchen sich weitgehend selbst — keine manuelle Erfassung, weniger Fehler, schnellere Freigaben. Wer die Umstellung als Prozessprojekt statt als Pflichtübung angeht, spart dauerhaft Verwaltungskosten.
Der Gesetzgeber hat die Pflicht bewusst gestaffelt — die Tabelle rechts zeigt die Stufen. Wichtig zu verstehen: Die Empfangspflicht gilt längst. Verweigert ein Kunde die Annahme einer E-Rechnung, gilt sie trotzdem als zugestellt — samt Zahlungsfälligkeit.
Für die Ausstellungsseite zählt der Vorjahresumsatz: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen haben bis Ende 2027 Zeit — ab 2028 gibt es keine Ausnahmen nach Größe mehr.
Vorsteuerfalle ab 2028: Wo die E-Rechnung Pflicht ist, erfüllt nur sie die Rechnungsanforderungen des § 14 UStG — eine Papier- oder PDF-Rechnung gefährdet dann den Vorsteuerabzug des Empfängers. Eingangsrechnungen zu prüfen wird damit genauso wichtig wie die eigenen Ausgangsrechnungen umzustellen.