Stand: März 2026
Ordner stapeln sich in Archivräumen, Serverkapazitäten wachsen – und irgendwann fragt man sich: Wie lange muss das alles eigentlich aufbewahrt werden? Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert. Eine Änderung, die viele Unternehmerinnen und Unternehmer direkt im Alltag spüren. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland verkürzte Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Buchungsbelege – und diese Aufbewahrungsfristen gelten auch 2026. Doch die neue Regelung ist komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheint. Welche Unterlagen fallen darunter, welche nicht – und was hat sich zuletzt noch einmal geändert? Dieser Artikel gibt einen strukturierten Überblick.
Was ist das BEG IV – und warum wurden die Fristen geändert?
Das BEG IV zielt darauf ab, bürokratische Hürden abzubauen und Abläufe zu vereinfachen. Eine der zentralen Maßnahmen umfasst die Anpassung der Aufbewahrungsfristen. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, Unterlagen früher zu vernichten und Verwaltungsaufwände zu verringern.
Das Gesetz wurde am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Der Bundesrat hatte am 18. Oktober 2024 dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zugestimmt. Der Bundestag hatte das Gesetz am 26. September 2024 verabschiedet. Ziel der Bundesregierung ist es, die Wirtschaft um 930 Millionen Euro zu entlasten. Zur Erreichung dieses Ziels sieht ein Teil des Gesetzes vor, die Aufbewahrungsfristen für steuerliche Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre zu verkürzen.
Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV werden folgende Gesetze geändert: Die Aufbewahrungsfrist nach § 257 Absatz 4 HGB wird für Buchungsbelege auf acht Jahre verkürzt. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung wird von zehn Jahre auf acht Jahre verkürzt; die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen in § 14b Absatz 1 Satz 1 UStG wird an die geänderte Aufbewahrungsfrist in § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung angepasst.
Kernaussage: Das BEG IV verkürzt nicht alle Aufbewahrungsfristen pauschal. Die Änderung betrifft gezielt Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine – nicht aber Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Handelsbücher. Wer das übersieht, riskiert eine zu frühe Vernichtung wichtiger Unterlagen.
Die drei Aufbewahrungsfristen im Überblick
Für die Archivierung von betrieblichen Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Je nach Art der Unterlagen müssen diese sechs, acht oder zehn Jahre archiviert werden. Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand. Konkret sieht das Bild seit 2025 wie folgt aus:
- 10 Jahre – Kernunterlagen der Buchführung. Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse usw. bleiben von den Regelungen ausgenommen und müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden.
- 8 Jahre – Buchungsbelege (neu seit 2025). Mit dem BEG IV im Oktober 2024 wurde eine dritte Frist von 8 Jahren eingeführt. Der Gesetzgeber verkürzte die Frist für einen Teil der genannten Unterlagen, und zwar nur für Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege).
- 6 Jahre – Allgemeiner Geschäftsbriefverkehr. 6 Jahre Frist galten und gelten für alle übrigen Unterlagen wie bspw. für Handels- und Geschäftsbriefe (Eingang/Ausgang) inkl. ihrer Kopien sowie für sonstige steuerrelevante Unterlagen, die aufzeichnungspflichtig und damit auch aufbewahrungspflichtig sind.
Tipp: Ein praktisches Beispiel verdeutlicht, was das bedeutet: Ein Kunde schickt eine E-Mail mit einer Bestellung (Handelsbrief → 6 Jahre). Daraufhin wird eine Rechnung ausgestellt (Buchungsbeleg → 8 Jahre). Die E-Mail darf also zwei Jahre früher gelöscht werden als die Rechnungskopie.
Was darf 2026 vernichtet werden?
Die rückwirkende Anwendung bedeutet: Belege aus 2017 und früher können 2026 entsorgt werden. Das klingt nach Kleinkram, ist aber in der Praxis eine spürbare Erleichterung – wer jahrelang Rechnungsordner gestapelt hat, darf jetzt aufräumen. Die 6-Jahres-Frist betrifft den allgemeinen Geschäftsbriefverkehr und steuerrelevante Betriebsunterlagen. Geschäftsbriefe oder Korrespondenz aus dem Jahr 2019 und älter dürfen aus den Archiven entfernt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 Abgabenordnung mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in der Buchhaltung vorgenommen wurde. Wer also eine Rechnung aus März 2017 hat, bei der die letzte Buchung noch im Jahr 2017 erfolgte, darf diese Unterlage seit dem 1. Januar 2026 vernichten.
Kernaussage: Die verkürzte Frist gilt nicht automatisch für alle Belege. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist greift für alle Buchungsbelege, bei denen am Tag des Inkrafttretens des Gesetzes die bisherige 10-Jahresfrist noch nicht abgelaufen ist. Unternehmer müssen dabei beachten, dass die Verkürzung nicht für alle aufbewahrungspflichtigen Steuerbelege greift, sondern eben nur für Buchungsbelege.
Sonderregelung für Finanzinstitute: Rückkehr zur 10-Jahres-Frist
Kurz nach dem Inkrafttreten des BEG IV folgte eine unerwartete Entwicklung. Kaum hatte das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt, vollzog der Gesetzgeber bereits die nächste Kehrtwende. Mit dem am 6. August 2025 vom Kabinett beschlossenen Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (SchwarzArbMoDiG) werden Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder zur zehnjährigen Aufbewahrung ihrer Buchungsbelege verpflichtet.
Das Bundeskabinett hat am 6. August 2025 beschlossen, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten auf zehn Jahre zu verlängern. Zweck der Gesetzesänderung soll es sein, Fälle groß angelegter Steuerhinterziehung wie bei Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften konsequent verfolgen zu können. Für die restlichen Steuerpflichtigen gilt für Buchungsbelege weiter die achtjährige Aufbewahrungsfrist.
Für Unternehmen außerhalb des Finanzsektors ändert sich dadurch nichts. Die 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege bleibt bestehen. Besonders problematisch: Die verschiedenen Aufbewahrungsfristen gelten nun parallel für unterschiedliche Branchen. Ein Steuerberater, der sowohl mittelständische Industrieunternehmen (8 Jahre) als auch Banken (10 Jahre) betreut, muss nun zwei verschiedene Beratungsstandards anwenden.
Weiterlesen:Digitale Archivierung und GoBD-konforme Belegaufbewahrung für Unternehmen
Wann verlängert sich die Aufbewahrungsfrist?
Die gesetzlichen Fristen sind Mindestfristen – kein Automatismus zur Vernichtung. Bei laufenden Prüfungen, vorläufigen Steuerbescheiden oder offenen Verfahren dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden – auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist formal abgelaufen wäre. In diesen Fällen verlängert sich die Frist bis zum Abschluss des Verfahrens.
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet jedoch nicht, solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke relevant sind und die Festsetzungsfrist (§ 169 AO) noch nicht verstrichen ist. Wurde beispielsweise mit einer steuerlichen Außenprüfung begonnen, wurde die Steuer vorläufig nach § 165 AO festgesetzt oder bestehen anhängige Verfahren, sind Steuerunterlagen auch nach Ablauf der regulären Frist aufzubewahren.
Außerdem können sich Fristen aus ganz anderen Rechtsgebieten ergeben. Zur Abwehr bzw. Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zweckmäßig sein. Eine Prüfung im Einzelfall – am besten gemeinsam mit einem Steuerberater – ist deshalb empfehlenswert, bevor Unterlagen vernichtet werden.
Digitale Unterlagen: Gleiche Fristen, andere Anforderungen
Viele Unternehmen archivieren heute überwiegend digital. Das ändert jedoch nichts an den Aufbewahrungsfristen selbst. Zu archivieren sind analoge Unterlagen, also Papierdokumente, aber auch digitale Daten. Alle Unterlagen und Daten müssen jederzeit vorgelegt werden können.
Eine E-Rechnung ist ein digitales Original. Es reicht nicht, diese auszudrucken und abzuheften. Das Papier wäre nur eine Kopie, das digitale Original muss zwingend digital archiviert werden. Die GoBD verlangen, dass elektronische Unterlagen revisionssicher gespeichert und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können.
Bei der Vernichtung von Unterlagen sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten sicher und datenschutzkonform entsorgt werden müssen. Auch das gilt sowohl für physische Akten als auch für digitale Archive. Wer Löschprozesse automatisiert, sollte sicherstellen, dass die Routinen exakt auf die unterschiedlichen Fristen abgestimmt sind.
- Revisionssicherheit. Digitale Belege müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest nachvollziehbar sind.
- Lesbarkeit über die gesamte Frist. Die GoBD legen verbindlich fest, wie elektronische Bücher und Unterlagen aufzubewahren sind – inklusive der GoBD-Anforderungen an Lesbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Datenzugriff durch die Finanzverwaltung.
- Kein einfacher Dateiordner. Wer E-Rechnungen einfach nur in einem Ordner auf dem Desktop speichert, verstößt gegen die GoBD. Ein einfaches Dateisystem ist veränderbar – und damit nicht revisionssicher.
- DSGVO-konforme Löschung. Wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet, erlischt oft auch die Rechtsgrundlage zur Speicherung personenbezogener Daten nach der DSGVO. Unternehmen sind verpflichtet, Löschkonzepte zu implementieren.
Praktische Folgen: Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Diese Änderung bedeutet, dass Unternehmen zukünftig weniger Zeit und Platz für die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen sowie Lohn- und Gehaltslisten benötigen. Gerade für kleine und mittlere Betriebe, die Archivräume physisch verwalten, kann das eine echte Entlastung sein.
Allerdings lohnt sich Vorsicht vor überstürzten Vernichtungsaktionen. Obwohl das BEG IV rechtsgültig verabschiedet wurde, zeigen sich Steuerberater, Industrie- und Handelskammern sowie viele Unternehmen zurückhaltend bei der praktischen Umsetzung der neuen Regelung. Die genaue Anwendung der verkürzten Fristen ist im letzten Detail nicht abschließend geklärt.
Wer bilanziert, sollte zudem einen weiteren Aspekt im Blick behalten: Bilanzieren Unternehmer und haben in ihrer Bilanz eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gebucht, kann aufgrund der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von Buchungsunterlagen nach dem Bürokratieentlastungsgesetz eine Neuberechnung (Kürzung) dieser Rückstellung notwendig sein. Eine Prüfung mit dem Steuerberater kann sich hier lohnen.
Wichtiger Hinweis: Die hier genannten Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen von HGB/AO, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn das Schriftgut für die Besteuerung von Bedeutung ist, bei der die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 AO).
Häufig gestellte Fragen
Was genau ändert das BEG IV an den Aufbewahrungsfristen?
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert. Damit profitieren Unternehmen von weniger Archivierungsaufwand und geringeren Kosten. Die Änderung gilt seit dem 1. Januar 2025 und betrifft alle Belege, deren bisherige 10-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
Welche Unterlagen müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden?
Die 10-Jahres-Frist betrifft Kernunterlagen der Buchführung. Dazu zählen Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Geschäftsbücher und Lageberichte. Diese Unterlagen fallen ausdrücklich nicht unter die Verkürzung durch das BEG IV. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die 10-Jahres-Frist zusätzlich auch für Buchungsbelege.
Ab wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Maßgeblich ist also nicht das Datum auf dem Dokument, sondern das Ende des Jahres, in dem zuletzt damit gearbeitet wurde.
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Banken und Versicherungen?
Das Bundeskabinett hat am 6. August 2025 beschlossen, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten auf zehn Jahre zu verlängern. Zweck der Gesetzesänderung soll es sein, Fälle groß angelegter Steuerhinterziehung wie bei Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften konsequent verfolgen zu können. Für alle anderen Unternehmen bleibt es bei der achtjährigen Frist für Buchungsbelege.
Was passiert, wenn Unterlagen zu früh vernichtet werden?
Fehlen bei einer Betriebsprüfung Belege, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen und die Gewinne schätzen (was meist zu Ungunsten des Unternehmens ausfällt). Im schlimmsten Fall droht ein Verfahren wegen Steuergefährdung. Eine frühzeitige Abstimmung mit einem Steuerberater ist daher empfehlenswert, bevor Unterlagen vernichtet werden.
Müssen digitale Belege genauso lange aufbewahrt werden wie Papierdokumente?
An den Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen ändert sich grundsätzlich nichts. E-Rechnungen müssen, wie bisher auch PDF-Rechnungen, unverändert im Originalformat über die gesamte Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Die Fristen sind identisch – die technischen Anforderungen an Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit kommen jedoch hinzu.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung dar. Steuerliche Sachverhalte sind individuell verschieden. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Angaben.
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