Stand: Oktober 2026
Empfangsbereit für elektronische Rechnungen muss Ihr Unternehmen schon seit Anfang 2025 sein, sofern es im Inland sitzt. Auf der Ausgangsseite hat der Gesetzgeber dagegen Zeit gelassen: Papier oder – wenn der Kunde einverstanden ist – ein PDF bleiben für alle Unternehmen noch bis Ende 2026 erlaubt. Für einen Teil des Mittelstands läuft diese Schonfrist nun ab. Ob Sie ab dem 1. Januar 2027 Ihre Rechnungen an Geschäftskunden elektronisch erstellen müssen, entscheidet der Umsatz, den Ihr Betrieb 2026 erzielt.
Im Folgenden klären wir, welche Unternehmen 2027 umstellen müssen, wie die Grenze von 800.000 Euro gerechnet wird, für welche Rechnungen Ausnahmen gelten und welche Klarstellungen das Bundesfinanzministerium im Oktober 2026 nachgeschoben hat.
Wer muss ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Sitzen leistender Unternehmer und Kunde beide im Inland und nutzt der Kunde die Leistung unternehmerisch, muss die Rechnung grundsätzlich in elektronischer Form erstellt werden. Wann diese Pflicht tatsächlich greift, staffelt die Übergangsvorschrift des § 27 Abs. 38 UStG:
| Zeitraum der Leistung | Papier oder PDF weiter zulässig für … |
|---|---|
| 2025 und 2026 (bis 31.12.2026) | jedes Unternehmen |
| Kalenderjahr 2027 | Rechnungsaussteller, die 2026 insgesamt höchstens 800.000 Euro umgesetzt haben |
| Kalenderjahr 2027 | umsatzunabhängig: EDI-Verfahren, die den Anforderungen an eine E-Rechnung nicht genügen, sofern der Empfänger zustimmt |
| Leistungen ab 2028 | niemanden mehr – die Übergangsregel ist ausgelaufen |
Im Gesetz hängt die Erleichterung für 2027 an einer Bedingung: Der Gesamtumsatz des Ausstellers muss
im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat
So lesen Sie die 800.000-Euro-Grenze
- Maßstab ist Ihr Gesamtumsatz 2026 – und nicht etwa nur das, was Sie mit Firmenkunden umsetzen. Das Gesetz verweist auf § 19 Abs. 2 UStG: Summiert werden die steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten; einige dort aufgezählte Umsätze werden herausgerechnet.
- Gerechnet wird beim Rechnungsaussteller. Ob Ihr Kunde ein Konzern oder ein Kleinbetrieb ist, ändert nichts.
- Die Grenze hat nur 2027 eine Bedeutung. Von Januar 2028 an müssen dann alle Unternehmen im Inlandsgeschäft mit anderen Unternehmen elektronisch abrechnen, sofern keine Ausnahme eingreift.
Beispiel: Eine GmbH erzielt 2026 insgesamt 1,1 Mio. Euro Umsatz. Was sie ab dem 1. Januar 2027 an inländische Firmenkunden leistet, muss sie elektronisch abrechnen. Ein Handwerksbetrieb mit 640.000 Euro Gesamtumsatz 2026 darf 2027 dagegen noch auf Papier abrechnen – seine Umstellung muss erst zum Jahresbeginn 2028 stehen.
Wichtiger Hinweis: Es kommt darauf an, wann Sie die Leistung erbringen; das Datum auf der Rechnung ist nicht entscheidend. Haben Sie Anzahlungs-, Voraus- oder Abschlagsrechnungen erteilt, bevor die Pflicht für Sie begann, müssen diese nach dem jüngsten BMF-Schreiben (15. Oktober 2026) nicht als E-Rechnung verschickt werden – selbst wenn Leistung und Zahlung erst später folgen.
Was gilt als E-Rechnung – und was nicht?
Den Begriff definiert § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG. Kurz gesagt: Die Rechnung muss als strukturierter Datensatz entstehen, verschickt und beim Empfänger angenommen werden, sodass ein Programm sie ohne Abtippen weiterverarbeiten kann. Als Format kommt die europäische Norm EN 16931 in Betracht; alternativ dürfen die Geschäftspartner ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle Pflichtangaben korrekt und lückenlos in ein Format nach dieser Norm überführen lassen.
- XRechnung genügt. Sie besteht nur aus Daten, ein sichtbares Rechnungsbild gibt es nicht.
- ZUGFeRD genügt ab Version 2.0.1 ; das MINIMUM- und das BASIC-WL-Profil reichen allerdings nicht. Hier ist der Datensatz in ein lesbares PDF eingebettet.
- EDI-Verfahren wie EDIFACT bleiben nutzbar, solange sich sämtliche umsatzsteuerlichen Angaben vollständig herauslesen lassen.
- Das klassische PDF zählt nicht. Umsatzsteuerlich bleibt es eine sonstige Rechnung; dasselbe gilt für eingescannte Belege, abfotografierte Rechnungen oder Rechnungsdaten, die nur im Fließtext einer Mail stehen.
Es kommt also auf den Datenteil an: Er muss jede Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG enthalten, ein Hinweis auf eine beigefügte Anlage ersetzt sie nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundenzettel dürfen Sie als eingebetteten Anhang mitschicken. Widersprechen sich bei ZUGFeRD das sichtbare PDF und der Datensatz, zählt der Datensatz.
Viele Unternehmen sind beim Empfang längst digital, beim Ausstellen aber nicht. Wer 2026 die 800.000 Euro überschreitet, sollte jetzt prüfen, ob die Fakturierung wirklich einen Datensatz erzeugt – ein Rechnungs-PDF aus der Textverarbeitung genügt ab Januar nicht mehr.
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✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichWelche Rechnungen bleiben ausgenommen?
Voraussetzung für die elektronische Pflicht ist immer zweierlei: Das Umsatzsteuerrecht verlangt überhaupt eine Rechnung, und Leistender wie Leistungsempfänger haben ihren Sitz in Deutschland. Eine sonstige Rechnung bleibt deshalb auch nach dem Stichtag zulässig für
- Kleinbetragsrechnungen über bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer (§ 33 UStDV),
- Fahrscheine, die als Rechnung anerkannt sind (§ 34 UStDV),
- Kleinunternehmer als Rechnungsaussteller (§ 34a UStDV),
- Privatkunden sowie juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft als Leistungsempfänger,
- zahlreiche steuerfreie Leistungen im Sinne von § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel steuerfreie Finanzdienstleistungen oder die Vermietung von Grundstücken.
Wer bar bezahlt, ist nicht befreit. Als Beispiele führt das BMF das Geschäftsessen und den Einkauf von Material im Baumarkt an: Übersteigt die Rechnung 250 Euro und hilft keine Übergangsregel, muss elektronisch abgerechnet werden. Den an der Kasse ausgedruckten Beleg kann der Verkäufer nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche Regeln, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) mit eigenen Betragsgrenzen und eigenen Übermittlungswegen. Treffen beide Regelwerke zusammen, gilt laut Finanzverwaltung die strengere Vorgabe.
Was hat das BMF im Oktober 2026 klargestellt?
Wie die Finanzverwaltung die Pflicht auslegt, ergibt sich aus zwei Schreiben, beide auf einen 15. Oktober datiert: 2024 und 2025. Am selben Kalendertag des Jahres 2026 kamen ergänzende Regelungen hinzu. Wer 2027 umstellt, sollte diese Punkte kennen:
- Kein Bußgeld nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG, wenn Sie trotz Pflicht noch eine sonstige Rechnung verschicken. Ordnungsgemäß ist sie trotzdem nicht – und damit gerät der Vorsteuerabzug Ihres Kunden in Gefahr.
- Schlussrechnungen: Bis zum 30. Juni 2030 dürfen bereits erhaltene Teilzahlungen im Datensatz in einer Summe abgezogen und im Freitext aufgeschlüsselt werden. Der eingebettete Anhang bleibt als Alternative erlaubt.
- Rechnungen mit Bruttopreisen: Werden sie bis Ende 2027 ausgestellt, reicht es, im Datensatz die Summen je Steuersatz anzugeben, sofern eine eingebettete, lesbare Anlage die einzelnen Positionen enthält.
- Massengeschäft: Konnten Sie nicht erkennen, dass Ihr Kunde ein Unternehmen ist, wird das nicht beanstandet. Bei Dauerschuldverhältnissen reicht es, die Frage beim Abschluss oder bei einer Änderung des Vertrags zu klären.
- Übergangsschutz: Erfüllt eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung die Vorgaben der beiden Vorgängerschreiben, aber noch nicht die neuen Zusatzanforderungen, bleibt das auch beim Vorsteuerabzug ohne Beanstandung.
Tipp: Prüfen Sie jede E-Rechnung mit einem Validator, bevor sie Ihr Haus verlässt. Das BMF rät, schon beim Erstellen und Versenden zu validieren. Für den Vorsteuerabzug ist das zwar keine Bedingung, doch so fallen fehlende oder widersprüchliche Pflichtangaben auf, ehe Ihr Kunde sie reklamiert.
Was Sie bis zum Jahresende erledigen sollten
- Hochrechnen, wo Ihr Gesamtumsatz zum 31. Dezember 2026 voraussichtlich landet – unter oder über 800.000 Euro?
- Beim Softwareanbieter nachfragen, ob Ihr Rechnungsprogramm eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei mindestens im Profil EN 16931 erzeugt.
- Kundenstammdaten vervollständigen: Adresse, Mailadresse für Rechnungen und bei Bedarf die Bestellreferenz Ihrer Firmenkunden.
- Mit großen Abnehmern vereinbaren, wie die Rechnung ankommt – per Mail, über ein Portal oder per Schnittstelle. Das regeln Sie zivilrechtlich untereinander.
- Gutschriften sowie Abschlags- und Schlussrechnungen mitdenken: Die Pflicht erfasst auch sie.
Mehr zum Thema: E-Rechnung im Steuer-Glossar, monatliche Buchhaltung, so arbeitet unsere digitale Kanzlei und E-Rechnung empfangen: E-Mail, Postfach, Peppol.
Häufige Fragen
Welche Unternehmen müssen 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Betroffen sind inländische Unternehmen, die an inländische Firmenkunden leisten und 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt haben (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Wer darunter bleibt, darf 2027 noch auf Papier oder – mit Einverständnis des Kunden – per PDF abrechnen. Ab 2028 entfällt diese Erleichterung für alle.
Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein. Einem gewöhnlichen PDF fehlt der strukturierte Datenteil; umsatzsteuerlich ist es seit 2025 eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gelten Formate nach EN 16931, zum Beispiel die XRechnung; bei ZUGFeRD erst Version 2.0.1 oder neuer, und auch dann weder im MINIMUM- noch im BASIC-WL-Profil.
Lässt sich ein Rechnungs-PDF nachträglich in eine E-Rechnung verwandeln?
Eine Datei umzubenennen oder umzuwandeln reicht nicht. Entscheidend ist, dass jede Pflichtangabe im strukturierten Datensatz steht – und den muss Ihre Fakturierungssoftware erzeugen. ZUGFeRD packt Datensatz und PDF lediglich in eine gemeinsame Datei.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Freiberufler?
Ja, denn umsatzsteuerlich sind Freiberufler Unternehmer. Den Empfang müssen sie seit 2025 sicherstellen, und beim Ausstellen an inländische Unternehmen gelten für sie dieselben Übergangsfristen. Nicht erfasst sind unter anderem Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 Euro und Leistungen an Privatpersonen.
Welche Folgen hat ein PDF, obwohl ich zur E-Rechnung verpflichtet bin?
Laut der Klarstellung der Finanzverwaltung vom 15. Oktober 2026 droht kein Bußgeld nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Ordnungsgemäß ist die Rechnung aber nicht, sodass Ihr Kunde um seinen Vorsteuerabzug fürchten muss – er wird eine korrigierte E-Rechnung anfordern.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (Gesamtumsatz, Abs. 2)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – Anpassung des UStAE zur E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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