Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt, muss Geschäftskunden ab Januar 2027 elektronisch abrechnen. Spätestens dann landen auch in Ihrem Unternehmen regelmäßig XML-Rechnungen – obwohl Sie für den Empfang bereits seit Anfang 2025 gerüstet sein müssen. Die gute Nachricht: Für den Empfang brauchen Sie keine teure Plattform. Die weniger gute: Ein Postfach allein macht noch keinen funktionierenden Rechnungseingang.
Dieser Beitrag zeigt, was das Bundesfinanzministerium zum Empfang sagt, welche Rolle E-Mail, Portale und das Peppol-Netzwerk spielen, wie Sie eine XRechnung lesbar machen und prüfen – und warum der Rechnungseingang ein Einfallstor für Rechnungsbetrug sein kann.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Jedes inländische Unternehmen – ohne Ausnahme. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Vermieter, Freiberufler und unternehmerisch tätige Vereine. Kleinunternehmer müssen zwar selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Das BMF begründet das damit, dass Ausnahmen immer auch zu Abgrenzungsproblemen führen würden.
Eine Zustimmung zum Empfang ist nicht erforderlich. Der Rechnungsaussteller darf einem anderen inländischen Unternehmer eine E-Rechnung ohne dessen Zustimmung schicken; der Empfänger hat die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Anders bei PDF-Rechnungen und anderen elektronischen Formaten, die keine E-Rechnung sind: Sie bedürfen der Zustimmung des Empfängers, die aber auch stillschweigend erteilt werden kann (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
Wichtiger Hinweis: Können oder wollen Sie eine E-Rechnung nicht annehmen, dürfen Sie vom Lieferanten nicht verlangen, stattdessen auf Papier oder per PDF abzurechnen. Kann er belegen, dass er die Rechnung zu übermitteln versucht hat – zum Beispiel mit einem Sendeprotokoll –, hat er seine Pflichten erfüllt. Die Folgen liegen dann bei Ihnen als Empfänger.
Reicht ein E-Mail-Postfach?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie zwar sicherstellen, dass E-Rechnungen bei Ihnen ankommen können. Für diesen Zweck hält das BMF aber fest:
Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.
Eine eigene Mailadresse ausschließlich für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht. Welchen Übermittlungsweg Sie mit einem Lieferanten nutzen, ist eine zivilrechtliche Absprache. In Betracht kommen nach dem BMF der Versand per E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, ein gemeinsamer Speicherort im Konzern, ein Datenträger oder der Download über ein Internetportal.
Technisch sollten Sie trotzdem einiges prüfen, bevor die ersten Lieferanten umstellen:
- Anhangsfilter: XRechnungen kommen als XML-Datei. Manche Spam- und Virenfilter blockieren oder entfernen solche Anhänge.
- Zuständigkeit: Legen Sie eine Sammeladresse wie rechnung@ an und regeln Sie die Urlaubsvertretung – sonst versanden Rechnungen im Posteingang einzelner Mitarbeiter.
- Weiterleitung: Die Datei sollte unverändert in Buchhaltung und Archiv gelangen – nicht als Ausdruck oder Bildschirmfoto.
Wie ein Empfangspostfach mit Filtern, Prüfung und Übergabe an die Buchhaltung eingerichtet wird, beschreibt DAVINCI auf der Seite E-Rechnung empfangen: Postfach, Filter, Prüfung, Buchhaltung.
Ein typischer technischer Fehler beim Empfang ist banal: Die XML-Datei kommt an, aber ein Filter entfernt den Anhang oder die Mail landet im Spam. Deshalb sollte jedes Unternehmen eine Test-E-Rechnung an die eigene Rechnungsadresse schicken, bevor die Lieferanten umstellen.
Ab Januar kommen mehr E-Rechnungen. Ist Ihr Rechnungseingang bereit?
Wir prüfen mit Ihnen Empfangsadresse, Übergabe an DATEV und Archiv – damit keine Rechnung verloren geht und die Vorsteuer sicher ist.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichBrauche ich Peppol?
Nein, umsatzsteuerlich nicht. Peppol ist ein internationales Netzwerk für den Austausch strukturierter Geschäftsdokumente, betrieben von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol. Angeschlossen wird man über einen Service Provider, der einen sogenannten Access Point betreibt, oder über eine eigene Infrastruktur.
Nach Angaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) fallen für die Verbindung zwischen den Access Points keine Gebühren an; die Nutzung eines Access Points selbst kostet Geld, je nach gewählter Umsetzung. Für Unternehmen mit vielen Lieferanten oder großen Kunden kann Peppol eine Option sein. Eine steuerliche Pflicht gibt es dafür nicht. Ob Sie Peppol, ein Kundenportal oder E-Mail nutzen, vereinbaren Sie mit Ihren Geschäftspartnern.
Wie lesen und prüfen Sie eine E-Rechnung?
Lesbar machen
Eine XRechnung enthält kein Rechnungsbild, sondern nur Daten. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer. Neben kostenfreien Angeboten am Markt bietet auch die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer über das ELSTER-Portal an, der XRechnung und ZUGFeRD darstellt. Bei ZUGFeRD ist zwar ein PDF eingebettet, maßgeblich ist bei Abweichungen aber der Datensatz. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst zu visualisieren.
Prüfen
Ein Validator kontrolliert, ob die Datei technisch korrekt aufgebaut ist und die Regeln des Standards einhält. Auf dieses technische Ergebnis dürfen Sie sich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen; den Validierungsbericht sollten Sie aufbewahren. Die Validierung ersetzt aber nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Welche Fehler den Vorsteuerabzug gefährden, erklären wir im Beitrag Fehlerhafte E-Rechnung: Folgen für den Vorsteuerabzug.
Doppelt zugestellt, fehlerhaft oder unvollständig
Kommt dieselbe E-Rechnung mehrfach an, etwa per E-Mail und zusätzlich über ein Portal, ist das umsatzsteuerlich unschädlich, solange es sich um inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung handelt. Für Ihre Buchhaltung heißt das aber: Eine Dublettenprüfung über Rechnungsnummer und Lieferant verhindert, dass dieselbe Rechnung zweimal gebucht oder bezahlt wird.
Erfüllt ein übersandter Datensatz bei bestehender E-Rechnungspflicht nicht die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung, haben Sie einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine korrekte Rechnung. Fordern Sie die Berichtigung schriftlich an und benennen Sie die fehlende oder falsche Angabe.
E-Rechnung und Rechnungsbetrug
Eine formal einwandfreie E-Rechnung kann trotzdem betrügerisch sein. Der Validator sagt Ihnen, ob die Datei sauber aufgebaut ist – ob das angegebene Konto wirklich Ihrem Lieferanten gehört, erkennt er nicht. Das Umsatzsteuergesetz verlangt, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind, zum Beispiel durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung (§ 14 Abs. 3 UStG). Das BMF nennt als Mittel den Abgleich mit Bestellung, Auftrag, Lieferschein oder Zahlungsbeleg.
Bei hybriden Rechnungen kommt ein zweites Risiko hinzu: Weicht der Bildteil vom Datensatz ab, etwa durch manipulative Eingriffe, kann er nach Auffassung des BMF eine weitere Rechnung darstellen. Der Vorsteuerabzug ist auch dann nur aus dem strukturierten Teil möglich.
Tipp: Gleichen Sie die Bankverbindung jeder Rechnung automatisch mit den Stammdaten des Lieferanten ab. Eine geänderte IBAN wird nie auf Zuruf per E-Mail übernommen, sondern über eine bekannte Telefonnummer bestätigt. Wie Angreifer übernommene Postfächer für gefälschte Bankverbindungen nutzen, schildert DAVINCI im Beitrag Neue Bankverbindung per Mail.
Und danach: archivieren
Eingegangene E-Rechnungen heben Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG); dabei muss zumindest der XML-Datensatz unverändert im Originalformat erhalten bleiben. Die E-Mail, mit der die Rechnung kam, ist nicht aufbewahrungspflichtig, wenn sie nur als Transportmittel dient. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Weiterlesen: E-Rechnung im Steuer-Glossar, monatliche Buchhaltung und so arbeitet unsere digitale Kanzlei.
Häufige Fragen
Genügt eine normale E-Mail-Adresse, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ja. Laut den Fragen und Antworten des BMF genügt eine normale Mailadresse, eine separate Adresse eigens für E-Rechnungen ist nicht nötig. Auf welchem Weg die Rechnungen konkret kommen, vereinbaren Sie zivilrechtlich mit dem jeweiligen Lieferanten.
Muss ich dem Empfang von E-Rechnungen zustimmen?
Nein. Zwischen inländischen Unternehmern darf eine E-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden. Zustimmen müssen Sie nur PDF-Rechnungen und anderen elektronischen Formaten, die keine E-Rechnung sind; die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Ausstellen müssen sie keine E-Rechnungen, annehmen können müssen sie sie aber seit Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen. Eine Befreiung für den Empfang kennt das BMF nicht.
Womit lässt sich eine XRechnung öffnen?
Da die XRechnung nur aus XML-Daten besteht und kein Rechnungsbild mitbringt, brauchen Sie zum Lesen einen Viewer. Kostenlose Programme gibt es am Markt; außerdem bietet die Finanzverwaltung im ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD an.
Ist Peppol für den Empfang von E-Rechnungen Pflicht?
Nein. Das Umsatzsteuergesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Peppol ist ein von OpenPeppol betriebenes Netzwerk, das über einen Service Provider genutzt werden kann; ob Sie es einsetzen, vereinbaren Sie mit Ihren Geschäftspartnern.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Fragen 8, 12, 12a, 13)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – Anpassung des UStAE zur E-Rechnung
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 27 UStG – Übergangsvorschriften (Abs. 38)
- BMF, Amtliches AO-Handbuch 2025, Anhang 33 – GoBD (Rz. 121)
- KoSIT (XStandards Einkauf): FAQ Peppol
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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