Stand: Oktober 2026
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie dem Finanzamt melden. Diese Pflicht steht seit Jahren im Gesetz, wurde aber erst mit dem Start des elektronischen Meldeverfahrens am 1. Januar 2025 scharf geschaltet. Die Frist für bereits vorhandene Kassen ist am 31. Juli 2025 abgelaufen. Seitdem gilt: Jede neue, ersetzte oder ausgemusterte Kasse ist innerhalb eines Monats mitzuteilen.
Anlässe dafür gibt es öfter, als man denkt: der Austausch eines defekten Geräts, ein zweiter Kassenplatz zum Weihnachtsgeschäft oder der Wechsel des Kassenanbieters. Dieser Beitrag zeigt, wer melden muss, was in die Mitteilung gehört, welche Fehler häufig passieren und was es mit der geplanten Kassenpflicht auf sich hat.
Wer muss seine Kasse melden?
Mitteilungspflichtig ist, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO erfasst. Welche Geräte darunter fallen, regelt die Kassensicherungsverordnung: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, außerdem EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 1 KassenSichV). Nicht dazu gehören unter anderem:
- Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker,
- Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektrofahrzeuge,
- elektronische Buchhaltungsprogramme,
- Waren- und Dienstleistungsautomaten,
- Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Auch gemietete oder geleaste Kassen sind zu melden. Sie stehen nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 angeschafften Systemen gleich.
Wer eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System führt, fällt nicht unter die Mitteilungspflicht. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es nach geltendem Recht nicht – dazu unten mehr.
Welche Fristen gelten?
Das Gesetz selbst ist knapp:
Die Mitteilung nach Satz 1 ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Weil das elektronische Verfahren erst ab 2025 zur Verfügung stand, hat das BMF mit Schreiben vom 28. Juni 2024 Übergangsfristen festgelegt:
| Fall | Frist |
|---|---|
| Kasse vor dem 1. Juli 2025 angeschafft | Mitteilung bis 31. Juli 2025 (abgelaufen) |
| Kasse ab dem 1. Juli 2025 angeschafft | innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| Kasse ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen | innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
| Kasse vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen | nur mitzuteilen, wenn die Anschaffung bereits gemeldet war |
Wichtiger Hinweis: Eine Außerbetriebnahme können Sie nur melden, wenn vorher die Anschaffung gemeldet wurde. Wer die Frist bis 31. Juli 2025 verpasst hat, sollte die Meldung des Bestands jetzt nachholen – spätestens dann, wenn ein Gerät ausgetauscht wird.
Die Kassenmeldung ist schnell erledigt, wenn die Daten vorliegen: Seriennummern, Art der TSE, Anschaffungsdatum. Schwierig wird es, wenn nach drei Gerätewechseln niemand mehr weiß, welche Kasse wann im Laden stand. Deshalb führen wir für unsere Mandanten eine Kassenliste je Betriebsstätte mit.
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✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichWas gehört in die Mitteilung?
§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO zählt die Angaben abschließend auf:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE),
- Art des elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der Systeme,
- Seriennummer,
- Datum der Anschaffung,
- Datum der Außerbetriebnahme.
Übermittelt wird ausschließlich elektronisch – über das Formular in „Mein ELSTER“ oder über eine Software mit ERiC-Schnittstelle. Eine wirksame Übermittlung auf anderem Weg, etwa per Brief, ist nach der Ausfüllanleitung des BMF nicht möglich.
Die drei häufigsten Fehler
- Nur das neue Gerät gemeldet: Bei jeder Mitteilung sind stets alle Kassen der Betriebsstätte in einem Datensatz anzugeben – auch die unveränderten. Das BMF nennt das Bruttomethode.
- Mehrere Standorte in einer Meldung: Für jede Betriebsstätte ist eine eigene Mitteilung abzugeben, und jede Kasse ist genau einer Betriebsstätte zuzuordnen.
- Diebstahl oder Defekt nicht gemeldet: Auch dann ist die Kasse außer Betrieb genommen. Die Ausfüllanleitung nennt Verkauf, Verschrottung, Zerstörung, Diebstahl, Defekt und Rückgabe nach Miete oder Leasing ausdrücklich als mögliche Gründe.
Tipp: Bewahren Sie Kaufbeleg, TSE-Zertifikat und das ELSTER-Übermittlungsprotokoll zusammen mit der Verfahrensdokumentation Ihrer Kasse auf. Bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO kann das Finanzamt ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten prüfen, ob die Kasse ordnungsgemäß eingesetzt wird, und Unterlagen sowie Daten anfordern.
Welche Pflichten gelten neben der Meldung?
Die Mitteilung ist nur ein Baustein. Wer eine elektronische Kasse verwendet, muss außerdem:
- jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Die Erleichterung für den Barverkauf an viele unbekannte Personen gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO).
- die Kasse durch eine zertifizierte TSE schützen, bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 Satz 2 und 3 AO).
- einen Beleg ausstellen: in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall (§ 146a Abs. 2 AO). Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen davon befreien; die Befreiung ist widerruflich.
- die digitalen Aufzeichnungen aufbewahren und für Nachschauen sowie Außenprüfungen verfügbar halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).
Was droht bei Verstößen?
§ 379 AO führt die versäumte Mitteilung nicht als eigene Ordnungswidrigkeit auf. Wer aber eine Kasse nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht durch eine zertifizierte TSE schützt, handelt ordnungswidrig, wenn dadurch eine Steuerverkürzung ermöglicht wird. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). Hinzu kommt das größere Risiko: Kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen wegen Mängeln in den Aufzeichnungen nicht ermitteln, hat es sie zu schätzen (§ 162 AO). Und die Kassen-Nachschau kann ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO).
Kommt eine Registrierkassenpflicht ab 2027?
Nein. Nach geltendem Recht gibt es keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Kasse zu verwenden. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, wenn die Aufzeichnungspflichten erfüllt werden.
Geplant ist eine Kassenpflicht ab 2028. Das Bundeskabinett hat den Entwurf eines „Zweiten Kassengesetzes“ beschlossen; das BMF hat darüber am 23. September 2026 berichtet. Der Entwurf ist noch kein Gesetz. Vorgesehen sind nach Angaben des BMF unter anderem:
- Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Jahr,
- Ausnahme für Steuerpflichtige mit Barumsätzen unter 12.000 Euro im Jahr sowie weitere Befreiungen per Rechtsverordnung,
- elektronische Belegbereitstellung statt Papierbon ab 1. Januar 2028,
- eine Mitteilungspflicht beim Wechsel der TSE,
- neue Ordnungswidrigkeiten für die fehlende Belegbereitstellung und das Nichtverwenden einer Kasse trotz Kassenpflicht.
Für Ihre Planung heißt das: Wer heute mit offener Ladenkasse arbeitet und mehr als 100.000 Euro Umsatz hat, sollte den Gesetzgebungsverlauf beobachten und eine Investition in ein TSE-fähiges Kassensystem einplanen – aber erst nach der endgültigen Fassung des Gesetzes entscheiden.
Mehr zum Thema: monatliche Buchhaltung, Begleitung bei Betriebsprüfungen, GoBD im Steuer-Glossar und Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Häufige Fragen
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?
Ja, wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwenden, also ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse (§ 1 KassenSichV). Gemietete und geleaste Kassen sind ebenfalls zu melden. Offene Ladenkassen ohne elektronisches System fallen nicht darunter.
Bis wann muss eine neue Kasse gemeldet werden?
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Dieselbe Frist gilt für die Außerbetriebnahme, etwa bei Verkauf, Defekt oder Diebstahl. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis 31. Juli 2025 zu melden.
Wie wird die Kasse gemeldet?
Ausschließlich elektronisch über das Formular in „Mein ELSTER“ oder über eine Software mit ERiC-Schnittstelle. Für jede Betriebsstätte ist eine eigene Mitteilung abzugeben, und dabei sind immer alle Kassen dieser Betriebsstätte anzugeben.
Gibt es ab 2027 eine Registrierkassenpflicht?
Nein. Nach geltendem Recht besteht keine allgemeine Kassenpflicht. Die Bundesregierung plant mit dem Entwurf des Zweiten Kassengesetzes eine Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Umsatz, mit Ausnahme bei Barumsätzen unter 12.000 Euro. Der Entwurf ist noch kein Gesetz.
Was prüft das Finanzamt bei einer Kassen-Nachschau?
Bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO prüfen Amtsträger ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet sind und die elektronische Kasse ordnungsgemäß eingesetzt wird. Sie können Unterlagen und Daten verlangen und bei Anlass ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen.
Quellen
- § 146a AO – Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 146b AO – Kassen-Nachschau
- § 379 AO – Steuergefährdung
- § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
- § 1 KassenSichV – Elektronische Aufzeichnungssysteme
- BMF-Schreiben vom 28.06.2024 – Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO
- BMF: Ausfüllanleitung elektronisches Aufzeichnungssystem (Stand 02.12.2024)
- BMF: Digitale Kassen und das Ende der Papierbons (23.09.2026)
- BMF: Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen (Gesetzesvorhaben)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
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