Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
„Wir sichern jede Nacht, also ist alles archiviert.“ Dieser Satz klingt beruhigend, hält aber einer Betriebsprüfung oft nicht stand. Eine Datensicherung und ein Archiv lösen zwei verschiedene Aufgaben. Die Sicherung soll den Betrieb nach einem Ausfall schnell wiederherstellen. Das Archiv soll steuerlich relevante Unterlagen acht oder zehn Jahre lang unverändert und auswertbar vorhalten. Wer beides gleichsetzt, hat im Ernstfall entweder keinen Wiederanlauf oder keine prüfbaren Unterlagen.
Dieser Beitrag erklärt den Unterschied aus Sicht der Abgabenordnung, der GoBD und der Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – und was Sie technisch brauchen, um beide Pflichten zu erfüllen.
Wofür ist eine Datensicherung da?
Eine Datensicherung ist eine Kopie für den Notfall. Das BSI beschreibt ihren Zweck so: Backups helfen im Notfall, schnell wieder auf wichtige Daten und Arbeitsabläufe zuzugreifen. Gemessen wird eine Sicherung an zwei Werten – wie viel Datenverlust höchstens akzeptabel ist und wie lange die Wiederherstellung höchstens dauern darf. Für die Umsetzung empfiehlt das BSI die sogenannte 3-2-1-Regel: drei aktuelle Versionen wichtiger Dateien auf zwei verschiedenen Medien und an mindestens einem weiteren Ort.
Typisch für Sicherungen ist, dass sie rotieren. Ältere Generationen werden nach einem festgelegten Schema überschrieben. Das BSI weist darauf hin: Wird eine Datei gelöscht, ist sie in allen späteren Sicherungen nicht mehr enthalten. Wer sie später braucht, muss auf eine ältere Generation zurückgreifen – und wenn diese nicht mehr existiert, ist die Datei weg.
Genau hier liegt der Konflikt: Eine Sicherung mit 30 oder 90 Tagen Vorhaltezeit kann eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nicht abdecken.
Was verlangt das Steuerrecht vom Archiv?
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten feste Fristen: zehn Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und die zum Verständnis nötigen Organisationsunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO). Während dieser Zeit müssen elektronische Unterlagen jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
Dazu kommen die GoBD. Sie verlangen ausdrücklich beides – den Schutz vor Verlust und die Unveränderbarkeit:
Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.
Können Unterlagen wegen fehlenden Schutzes nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (GoBD Rz. 104). Das BMF nennt als Beispiel einen Unternehmer, der die Buchhaltungsdaten des Vorjahres unwiderruflich mit den Daten des laufenden Jahres überschreibt.
Unveränderbarkeit bedeutet: Einmal erfasste Belege und Buchungen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 108). Die bloße Ablage in einem Dateisystem erfüllt das nach GoBD Rz. 110 regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen getroffen werden.
Ein Backup, das der Administrator löschen kann, kann auch ein Angreifer löschen. Ein Archiv, das jeder Mitarbeiter überschreiben kann, beweist nichts. Deshalb trennen wir beides: Die Sicherung ist auf schnelle Wiederherstellung ausgelegt, das Archiv auf Unveränderbarkeit über Jahre.
Steht eine Systemumstellung an?
Bevor die alte Buchhaltung oder Warenwirtschaft abgeschaltet wird, klären wir, welche Daten wie archiviert werden müssen – damit der Datenzugriff des Finanzamts erhalten bleibt.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichWarum ein Backup kein Archiv ersetzt
| Datensicherung | Archiv | |
|---|---|---|
| Zweck | Wiederherstellung nach Ausfall oder Angriff | Aufbewahrung und Nachweis über die gesetzliche Frist |
| Zeitraum | Tage bis Monate, Generationen werden überschrieben | acht bzw. zehn Jahre, teils länger |
| Inhalt | oft ganze Systeme oder Datenbanken als Abbild | einzelne Dokumente und Datensätze mit Index |
| Veränderbarkeit | wird bei jedem Lauf neu geschrieben | unveränderbar, Änderungen protokolliert |
| Auswertung | erst nach Rücksicherung in ein lauffähiges System | jederzeit lesbar und maschinell auswertbar |
Das BSI zieht die Grenze in seinen Hinweisen zum Datensicherungskonzept selbst: Falls Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, sollten die Daten archiviert werden – mit Verweis auf einen eigenen Baustein für die Archivierung.
Problem 1: Das Backup lässt sich nicht auswerten
Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in das System nehmen, Auswertungen nach seinen Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern (§ 147 Abs. 6 AO). Kopien vorhandener Datensicherungen darf es sich dagegen nicht selbst ziehen (GoBD Rz. 167). Ein Sicherungsabbild einer Datenbank hilft also nur, wenn Sie daraus jederzeit ein lauffähiges System mit allen Auswertungen herstellen können.
Problem 2: Beim Systemwechsel fehlt die alte Software
Wird ein Altsystem abgeschaltet, müssen die aufbewahrungspflichtigen Daten nach GoBD Rz. 142 quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System oder ein Archivsystem überführt werden, das dieselben Auswertungen ermöglicht. Gelingt das nicht, sind die ursprüngliche Hard- und Software für die Dauer der Frist vorzuhalten (Rz. 143). Eine Aufbewahrung nur als Datenextrakt, Report oder Druckdatei ist unzulässig, soweit nicht alle aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden (Rz. 144). Erleichterung bringt § 147 Abs. 6 AO: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung reicht es, wenn die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorgehalten werden – sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat.
Problem 3: Ransomware trifft die Sicherung mit
Das BSI empfiehlt, im Vorhinein sicherzustellen, dass Sicherungen nicht mitverschlüsselt werden können, und vor dem Einspielen zu prüfen, dass die Sicherung nicht selbst befallen ist. Wie unveränderbare Sicherungen das technisch lösen, beschreibt DAVINCI im Beitrag Unveränderbare Backups: Schutz vor Ransomware.
Problem 4: Im Archiv fehlt ein Teil der Daten
Aufbewahrungspflichtig sind nicht nur Belege, sondern auch die Daten der Vor- und Nebensysteme, etwa Kassen- oder Warenwirtschaftssysteme. Die GoBD nennen als Beispiel ausdrücklich einen Unternehmer, der aus dem Kassensystem nur Tagesendsummen bereitstellt, obwohl die Kasseneinzeldaten archiviert wurden (Rz. 161). Werden gescannte Belege per Texterkennung durchsuchbar gemacht, ist auch der gewonnene Volltext nach Prüfung aufzubewahren (Rz. 131). Ein Archiv muss also festlegen, welche Systeme und Datenarten es erfasst – eine Sicherung des Fileservers erfasst das nicht automatisch.
So bauen Sie beides richtig auf
- Getrennte Ziele: Sicherung für den Wiederanlauf, Archiv für die Aufbewahrung – mit eigenen Regeln für Vorhaltezeit und Löschung.
- Unveränderbarer Speicher fürs Archiv: etwa ein Archivsystem mit Protokollierung oder ein Objektspeicher mit Sperrfrist. Ein Beispiel für einen solchen Speicher mit Object Lock und Versionierung zeigt DAVINCI unter S3-Speicher mit Object Lock.
- Rücksicherung regelmäßig testen: Das BSI sieht im Datensicherungskonzept regelmäßige Funktionstests und Restaurierungsübungen vor. Was ein Prüfer als Nachweis akzeptiert, erklärt DAVINCI im Beitrag Rücksicherprotokoll.
- In der Verfahrensdokumentation beschreiben: Die Vorgehensweise zur Datensicherung ist nach GoBD Rz. 106 Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
- Vor jedem Systemwechsel planen, wie die Altdaten auswertbar bleiben.
Tipp: Fragen Sie Ihren IT-Dienstleister nicht „Sichern wir?“, sondern „Können wir einen Beleg von 2019 heute in fünf Minuten finden und nachweisen, dass er unverändert ist?“ Die Antwort zeigt, ob Sie ein Archiv haben.
Weiterlesen: E-Rechnungen GoBD-konform archivieren, GoBD im Steuer-Glossar, Verfahrensdokumentation nach GoBD und Begleitung bei Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Datensicherung und Archivierung?
Eine Datensicherung ist eine Kopie, um Systeme nach einem Ausfall wiederherzustellen; ältere Generationen werden regelmäßig überschrieben. Ein Archiv bewahrt steuerlich relevante Unterlagen über die gesetzliche Frist unveränderbar, geordnet und maschinell auswertbar auf. Das BSI empfiehlt selbst, Daten mit Aufbewahrungsfristen zu archivieren.
Reicht ein Backup für die GoBD?
In der Regel nicht. Die GoBD verlangen Schutz vor Verlust, aber auch Unveränderbarkeit, Ordnung mit Index und jederzeitige maschinelle Auswertbarkeit über die ganze Frist (§ 147 Abs. 2 AO). Ein rotierendes Sicherungsabbild erfüllt das meist nicht.
Was ist die 3-2-1-Regel?
Nach der Empfehlung des BSI sollten drei aktuelle Versionen wichtiger Dateien auf zwei verschiedenen Medien und an mindestens einem weiteren Ort gespeichert werden. Die Regel betrifft die Datensicherung, nicht die steuerliche Aufbewahrung.
Muss ich nach einem Softwarewechsel das alte System behalten?
Nur wenn die Daten nicht gleichwertig in ein neues System oder Archivsystem überführt werden, das dieselben Auswertungen ermöglicht (GoBD Rz. 142, 143). Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger, solange noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO).
Darf das Finanzamt meine Backups kopieren?
Nein. Nach GoBD Rz. 167 ist die Finanzbehörde nicht berechtigt, selbst Daten aus dem System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Sie kann aber verlangen, dass Sie die Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitstellen.
Quellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- BMF, Amtliches AO-Handbuch 2025, Anhang 33 – GoBD
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – GoBD, 2. Änderung
- BSI-Standard 200-4: Vorschläge zu Business-Continuity-Strategien (3-2-1-Regel)
- BSI: Umsetzungshinweise zum Baustein CON.3 Datensicherungskonzept
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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