Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
Mit der E-Rechnung ändert sich, was eigentlich archiviert wird. Früher war die Rechnung ein Blatt Papier oder ein PDF. Heute ist das Original ein Datensatz, meist eine XML-Datei. Wer nur das PDF-Bild ablegt, die E-Mail ausdruckt oder die Datei in einen Ordner auf dem Server schiebt, hat das steuerlich maßgebliche Dokument womöglich nicht ordnungsgemäß aufbewahrt.
Dieser Beitrag zeigt, was Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung und die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 für die Aufbewahrung von E-Rechnungen verlangen, welche Fristen ab dem 1. Januar 2027 gelten und wie ein Archiv technisch aufgebaut sein muss, damit es eine Betriebsprüfung übersteht.
Was genau muss bei einer E-Rechnung aufbewahrt werden?
Im Zentrum steht der maschinenlesbare Datensatz. Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD eigens um Regeln zur E-Rechnung ergänzt. Für empfangene E-Rechnungen heißt es dort, es sei
ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird
Für Ihre Buchhaltung lassen sich daraus drei Grundsätze ableiten:
- Original ist die XML-Datei. Bewahren Sie sie unverändert im Ausgangsformat auf. Wer etwa eine ZUGFeRD-Rechnung in ein TIFF-Bild umwandelt und dabei den Datensatz verliert, verstößt gegen diese Pflicht.
- Der PDF-Teil einer hybriden Rechnung wird erst dann aufbewahrungspflichtig, wenn er steuerlich relevante Informationen über den Datensatz hinaus trägt – Buchungsvermerke etwa oder eine qualifizierte elektronische Signatur.
- Die Begleit-Mail spielt die Rolle des früheren Briefumschlags: Transportiert sie lediglich die angehängte Rechnung und enthält sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges, muss sie nicht archiviert werden.
Bei Ihren eigenen Rechnungen dürfen Sie es sich leichter machen: Erstellt ein Fakturierungsprogramm die Rechnungen und kann es jederzeit ein inhaltsgleiches Mehrstück erzeugen, ist eine bildhafte Kopie jeder einzelnen Ausgangsrechnung entbehrlich.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre. Diese Verkürzung hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 eingeführt; geregelt ist sie an zwei Stellen:
- § 14b Abs. 1 UStG: Acht Jahre lang aufzuheben sind ein Doppel jeder Rechnung, die Sie selbst ausstellen, und jede Rechnung, die Sie erhalten. Gezählt wird ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
- § 147 Abs. 3 AO: zehn Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und die Organisationsunterlagen, die man zu ihrem Verständnis braucht; acht Jahre für Buchungsbelege; sechs Jahre für die Geschäftskorrespondenz, die Sie erhalten oder verschicken.
Von der Verkürzung profitieren sämtliche Unterlagen, bei denen die bisherige Frist zum 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute unterliegen Sonderregeln.
Beispiel zum Jahreswechsel: Ein Buchungsbeleg aus 2018 ist ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr aufbewahrungspflichtig – die Frist begann am 31. Dezember 2018 und endet nach acht Jahren am 31. Dezember 2026. Für Bücher mit der letzten Eintragung im Jahr 2018 läuft die Zehnjahresfrist dagegen noch bis Ende 2028; beim Jahresabschluss beginnt sie erst mit dem Ende des Jahres, in dem er aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
Wichtiger Hinweis: Solange eine Steuer noch festgesetzt oder geändert werden kann, für die ein Beleg relevant ist, endet seine Aufbewahrungsfrist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Lassen Sie deshalb vor jeder Löschaktion klären, ob noch Betriebsprüfungen, Einsprüche oder andere Verfahren offen sind. Das BMF hat im Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vom 16. Juli 2026 zudem angekündigt, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf 15 Jahre verlängern zu wollen. Geltendes Recht sind derzeit acht Jahre.
Das Archiv ist nicht der Ordner auf dem Fileserver, in den die Buchhaltung PDFs zieht. Ein Archiv muss acht Jahre lang beweisen können, dass niemand die Datei verändert hat – auch kein Administrator und keine Schadsoftware. Das ist eine Frage der Technik, nicht des Ordnernamens.
Welche Belege dürfen Sie zum 1. Januar 2027 löschen?
Wir prüfen Ihre Fristen, offene Verfahren und die Archivstruktur – bevor etwas vernichtet wird, was noch gebraucht wird.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichWas verlangen die GoBD vom Archiv?
Unveränderbarkeit
§ 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen an Aufzeichnungen, nach denen sich der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellen lässt. Ist ein Beleg einmal erfasst, darf ihn laut GoBD niemand mehr verschwinden lassen, unbemerkt überschreiben, löschen oder verfälschen können (Rz. 108). Wie Sie das sicherstellen – über Hardware, Software oder organisatorische Regeln –, bleibt Ihnen überlassen. Eine klare Absage erteilen die GoBD aber dem bloßen Dateiordner: Ohne weitere Schutzmaßnahmen reicht er in aller Regel nicht aus (Rz. 110).
In der Praxis heißt das: ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem, das jeden Zugriff protokolliert, Versionen führt und Rechte sauber trennt – oder ein Speicher, der einzelne Objekte gegen Überschreiben sperrt. Wie Objektspeicher mit Sperrfunktion die Unveränderbarkeit technisch umsetzen, erklärt DAVINCI im Beitrag S3 Object Lock und GoBD.
Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff
Bis zum letzten Tag der Frist muss das Archiv elektronische Unterlagen bereitstellen, sie ohne Verzögerung lesbar machen und eine maschinelle Auswertung erlauben (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Kommt der Betriebsprüfer, darf er direkt in Ihr System schauen, Auswertungen nach eigenen Vorgaben anfordern oder sich die Daten zur maschinellen Auswertung aushändigen lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Ein Archiv, aus dem sich E-Rechnungen nur einzeln als Bild aufrufen lassen, genügt dafür nicht.
Ordnung, Index und Protokoll
Jede Datei im Archiv erhält einen eindeutigen Index, der während der gesamten Aufbewahrungszeit mit ihr verbunden bleibt (Rz. 122). Wann ein Dokument eingegangen ist, wann es archiviert und ob es konvertiert wurde, halten Sie in einem Protokoll fest (Rz. 117). Buchungsvermerke werden so angebracht, dass das Original unberührt bleibt (Rz. 123). Zum Nachweis Ihrer Rechnungsprüfung empfiehlt das BMF außerdem, den Validierungsbericht einer E-Rechnung aufzubewahren.
Verfahrensdokumentation
Zu jedem eingesetzten DV-System gehört eine Verfahrensdokumentation, aus der lückenlos und nachvollziehbar hervorgeht, was das System tut, wie es aufgebaut ist, wie die Abläufe aussehen und was dabei herauskommt (Rz. 151). Für die E-Rechnung reicht der Bogen vom Posteingang über Index und Ablage bis zum Schutz vor Verlust und Manipulation (Rz. 152). Auch die Datensicherung gehört hinein (Rz. 106). Welche Bausteine dazugehören, zeigt DAVINCI auf der Seite Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Wo darf das Archiv stehen?
Der Regelfall ist ein Archiv in Deutschland. Elektronisch dürfen Sie Rechnungen auch in einem anderen EU-Staat speichern, sofern ein vollständiger Online-Zugriff sichergestellt ist – das Finanzamt muss dann erfahren, wo die Daten liegen (§ 14b Abs. 2 UStG). Sollen elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem Drittstaat geführt werden, ist eine Bewilligung des Finanzamts nötig (§ 146 Abs. 2b AO). Wer einen Cloud-Dienst nutzt, sollte also wissen, in welchem Land die Daten tatsächlich liegen.
Tipp: Umsatzsteuerlich liegt allein in einer Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG. Das hilft beim Vorsteuerabzug, nicht aber in der Betriebsprüfung: Die Anforderungen der Abgabenordnung und der GoBD gelten daneben unverändert. Was beim Wechsel des Archivs oder der Buchhaltungssoftware zu beachten ist, regeln die GoBD in Rz. 142 bis 144. Wie die acht Jahre im Archiv praktisch abgebildet werden, beschreibt DAVINCI unter E-Rechnung archivieren: 8 Jahre.
Weiterlesen: GoBD im Steuer-Glossar, BEG IV und Aufbewahrungsfristen, Datensicherung ist kein Archiv und so arbeitet unsere digitale Kanzlei.
Häufige Fragen
Wie archiviere ich Rechnungen nach den GoBD?
So, wie sie eingegangen sind, gegen Veränderung geschützt, mit eindeutigem Index geordnet und über die ganze Frist maschinell auswertbar. Bei der E-Rechnung reicht der XML-Datensatz; das PDF kommt nur hinzu, wenn es steuerlich relevante Zusatzangaben enthält. Ein gewöhnlicher Ordner im Dateisystem genügt laut GoBD Rz. 110 in der Regel nicht.
Wie viele Jahre muss ich E-Rechnungen aufheben?
Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Zählung startet am Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Ist eine Steuer, für die der Beleg relevant ist, noch nicht festsetzungsverjährt, verlängert sich die Aufbewahrung entsprechend.
Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch das PDF aufbewahren?
Nur dann, wenn das PDF steuerlich bedeutsame Angaben enthält, die im Datensatz fehlen oder davon abweichen – zum Beispiel Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Maßgeblich bleibt der XML-Teil; er darf bei keiner Formatumwandlung verloren gehen.
Gehört die Mail, mit der die E-Rechnung kam, ins Archiv?
Nicht, wenn sie die Rechnung bloß transportiert und keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Inhalte hat (GoBD Rz. 121). Erfüllt die Mail selbst die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, müssen Sie sie aufheben.
Ist eine PDF-Rechnung GoBD-konform?
Kommt eine PDF-Rechnung per Mail, bewahren Sie sie elektronisch, unveränderbar und in genau diesem Format auf – ein Papierausdruck reicht nicht (GoBD Rz. 119). Ob etwas den GoBD entspricht, hängt also nicht an der Datei, sondern an der Archivierung.
Quellen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – GoBD, 2. Änderung
- BMF, Amtliches AO-Handbuch 2025, Anhang 33 – GoBD
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – E-Rechnung, Aufbewahrung (Rn. 60, 61)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Frage 13)
- BMF: Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität (16.07.2026)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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