Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
Wer die Steuerkanzlei wechselt, wechselt selten die Software: In vielen Unternehmen liegen Buchhaltung, Lohn und Belege bei DATEV – teils auf den Systemen der Kanzlei, teils im DATEV-Rechenzentrum. Damit die neue Kanzlei nahtlos weiterarbeiten kann, müssen diese Bestände vollständig und unverändert umziehen. DATEV hat dafür ein festes Verfahren: den Mandantendatenübertrag.
Dieser Beitrag zeigt, welche Daten wo liegen, wem sie zuzuordnen sind, wie die Übergabe technisch abläuft und worauf Sie beim Datenschutz achten sollten. Grundlage sind die Hilfe-Dokumente von DATEV, vor allem der Leitfaden „Mandantenübertrag – Anleitung zum Vorgehen“ (Dok.-Nr. 1029401). Wie DATEV grundsätzlich funktioniert, erklärt unser Beitrag Wie funktioniert DATEV?
Welche Daten liegen wo?
Ob ein Bestand automatisch im Rechenzentrum liegt oder erst dorthin gesendet werden muss, hängt vom Programm ab. Genau hier entstehen die meisten Lücken nach einem Übertrag.
| Bereich | Speicherort laut DATEV | Was vor der Übergabe passieren muss |
|---|---|---|
| Lohn mit LODAS | automatisch im Rechenzentrum | Abrechnungen abschließen; lokal gespeicherte Auswertungen werden nicht übertragen, die neue Kanzlei ruft sie neu ab |
| Lohn und Gehalt | lokal bei der Kanzlei | Daten im Rechenzentrum speichern; nur so werden auch Arbeitnehmer online und die digitale Personalakte übertragen |
| Buchführung, Jahresabschluss, Anlagenbuchführung | lokal bei der Kanzlei | Buchführung abschließen, Buchungen festschreiben, aktuellen Bestand an das Rechenzentrum senden |
| DATEV Unternehmen online (Belege, Bank, Kasse) | im Rechenzentrum | alle Belege übertragen, Buchungsvorschläge und Kassenbewegungen abholen, offene Zahlungsaufträge senden oder exportieren |
| Dokumentenablage / DMS | direkt in der Anwendung | kein Austausch über das Rechenzentrum; Dokumente werden exportiert und übergeben |
Zwei Details überraschen viele: Auswertungen, die die alte Kanzlei in DATEV Unternehmen online bereitgestellt hat, sind nach dem Übertrag nicht mehr sichtbar und müssen neu bereitgestellt werden. Und beim Export offener Zahlungen aus DATEV Bank online geht das Wiedervorlagedatum verloren.
Wem gehören die Daten?
Für Dokumente, die Sie Ihrer Kanzlei gegeben haben oder die sie für Sie erhalten hat, gilt § 66 Abs. 2 StBerG: Die Kanzlei muss sie auf Verlangen herausgeben. Ausgenommen sind unter anderem die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere. Bei offenen Gebühren darf die Kanzlei die Herausgabe zurückhalten, soweit das nicht unangemessen ist (§ 66 Abs. 3 StBerG). Diese Regeln gelten ausdrücklich auch für elektronisch geführte Akten:
Die Absätze 1 bis 3 gelten entsprechend, soweit sich der Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte zum Führen von Handakten oder zur Verwahrung von Dokumenten der elektronischen Datenverarbeitung bedient.
Bei DATEV kommt eine zweite Ebene hinzu: unter welcher Beraternummer Ihre Daten liegen.
- Mandantengenutzte Beraternummer im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft: Sie sind selbst Vertragspartner von DATEV, die Verantwortung für die Daten liegt bei Ihnen. Liegen alle Daten unter dieser Nummer, wird beim Wechsel die Beraternummer samt Daten übertragen.
- Leistungsverbund: Die Kanzlei bleibt direkter Vertragspartner von DATEV und verantwortlich für die Daten. Liegen Ihre Daten unter der Beraternummer der Kanzlei, werden die Mandantendaten übertragen.
Fragen Sie Ihre bisherige Kanzlei, welches Modell bei Ihnen gilt. Davon hängt ab, welche Aufträge für die Übergabe nötig sind.
Technisch ist der Übertrag im Rechenzentrum der sauberste Weg: Die Daten verlassen die geschützte Umgebung nicht, und niemand muss Bestände auf USB-Sticks oder per E-Mail verschicken. Entscheidend ist, dass vorher alles gesendet und festgeschrieben ist. Was nicht im Rechenzentrum liegt, kommt auch nicht an.
Wo liegen Ihre Bestände – und wer stößt den Übertrag an?
Wir prüfen mit Ihnen, welche DATEV-Daten wo gespeichert sind, und stimmen die Übergabe mit Ihrer bisherigen Kanzlei ab.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichSo läuft die Übergabe technisch
DATEV beschreibt den Ablauf in fünf Phasen:
- Vorbereiten: Die alte Kanzlei prüft, welche Daten wo liegen. Die neue Kanzlei legt eine freie Mandantennummer fest und zeigt den Übertrag bei der alten Kanzlei an.
- Einfrieren: Ab jetzt werden die Daten nicht mehr verändert, damit die neue Kanzlei den aktuellen Stand erhält.
- Übergabe: Lokale Bestände werden im Rechenzentrum gesichert, der Übertrag wird über das Online-Formular „DATEV Mandantendatenübertrag online“ beauftragt.
- Auftauen: Die neue Kanzlei holt die Daten aus dem Rechenzentrum und kann sie bearbeiten.
- Nachbereiten: Rechte werden zurückgenommen; gegebenenfalls erstellt die alte Kanzlei noch den Jahresabschluss.
Ein Auftrag ist 90 Tage gültig. Nach zehn Tagen ohne Reaktion erinnert DATEV beide Seiten; wird der Auftrag innerhalb von 90 Tagen weder angenommen noch abgelehnt, wird er storniert. Ausgeführt wird der Übertrag erst, wenn beide Kanzleien ihn freigegeben haben. Die Kosten berechnet DATEV dem übernehmenden Berater nach der aktuellen Preisliste. Cloud-Datenservices werden nicht mitübertragen; sie müssen vorher gekündigt und neu bestellt werden, außer wenn nur die mandantengenutzte Beraternummer mit unveränderten Ordnungsbegriffen übertragen wird.
Wichtiger Hinweis: Bei DATEV Unternehmen online wird immer der gesamte Bestand mit allen Wirtschaftsjahren übertragen und bei der abgebenden Kanzlei komplett gelöscht. Einzelne Jahre lassen sich nicht abtrennen. Soll die alte Kanzlei danach noch den Jahresabschluss erstellen, braucht sie eine mitgliedsübergreifende Freischaltung – mehr dazu im Beitrag Wechsel mitten im Jahresabschluss.
Und wenn die neue Kanzlei kein DATEV nutzt?
Dann exportiert die alte Kanzlei die Buchungsstapel im DATEV-Format mit Beleglink und zusätzlich die digitalen Belege aus dem Ablagesystem. So lassen sich Buchung und Beleg im neuen Programm wieder verbinden (Dok.-Nr. 1071239). Für Belege aus DATEV Unternehmen online kommt auch der „Export steuerliche Außenprüfung RZ (mit Belegen)“ in Frage. Wie eine Konvertierung abläuft, ohne dass sich eine Zahl ändert, beschreibt die Seite zur Datenübernahme beim Kanzlei- oder Systemwechsel im DATEV-Format.
Datenschutz bei der Übergabe
Ihre Kanzlei ist bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Mandanten Verantwortliche im Sinne der DSGVO (§ 11 Abs. 2 StBerG) und zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 57 Abs. 1 StBerG). Gerade Lohnbestände enthalten personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter. Drei Punkte machen die Übergabe sicher:
- Einverständnis schriftlich geben: Bestätigen Sie Ihrer bisherigen Kanzlei, dass sie die Bestände an die neue Kanzlei übertragen darf. Im Musteranschreiben von DATEV versichert die neue Kanzlei ihre ordnungsgemäße Bevollmächtigung.
- Rechenzentrum statt Datenträger: Für die Buchführung empfiehlt DATEV die Sicherung im Rechenzentrum statt auf einem externen Speichermedium. Muss doch ein Datenträger verschickt werden, sollte er verschlüsselt sein und das Passwort getrennt übermittelt werden.
- Zugänge aufräumen: Vor dem Übertrag sollten in DATEV Unternehmen online die E-Mail-Benachrichtigungen über neue Belege für alle entfernt werden, die danach nicht mehr informiert werden sollen, etwa Mitarbeiter der alten Kanzlei. Es gilt dasselbe Prinzip wie beim Ausscheiden eines Mitarbeiters: welche Zugänge beim Offboarding sofort enden sollten.
Was nach dem Wechsel aufbewahrt werden muss
Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen oder sie maschinell auswertbar anfordern (§ 147 Abs. 6 AO). Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten – sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat.
Tipp: Lassen Sie sich nach dem Übertrag bestätigen, welche Wirtschaftsjahre und Programme übernommen wurden, und gleichen Sie die Salden des letzten Abschlusses mit dem übertragenen Bestand ab.
Weiterlesen: so arbeitet unsere digitale Kanzlei, monatliche Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Steuerberater kündigen: Schreiben, Honorar, Unterlagen.
Häufige Fragen
Kann ich meine DATEV-Daten zur neuen Kanzlei mitnehmen?
Ja. Nutzen beide Kanzleien DATEV, werden die Bestände über den Mandantendatenübertrag im DATEV-Rechenzentrum übergeben. Der Auftrag läuft über das Online-Formular „DATEV Mandantendatenübertrag online“ und wird ausgeführt, wenn beide Kanzleien ihn freigegeben haben.
Wer bezahlt den DATEV-Mandantendatenübertrag?
DATEV berechnet die Kosten dem übernehmenden Berater nach der aktuellen DATEV-Preisliste. Ob und wie die neue Kanzlei diese Kosten weitergibt, regelt Ihre Vereinbarung mit ihr.
Werden die Belege aus DATEV Unternehmen online mit übertragen?
Ja, die im Rechenzentrum gespeicherten Daten werden übertragen – und zwar immer der gesamte Bestand mit allen Wirtschaftsjahren, der bei der abgebenden Kanzlei anschließend gelöscht wird. Auswertungen der alten Kanzlei werden nicht übernommen und müssen neu bereitgestellt werden.
Was passiert, wenn die neue Kanzlei kein DATEV nutzt?
Dann exportiert die alte Kanzlei die Buchungsstapel im DATEV-Format mit Beleglink und zusätzlich die digitalen Belege aus dem Ablagesystem, damit Buchung und Beleg im neuen Programm wieder zusammenpassen. DATEV beschreibt das Vorgehen im Hilfe-Dokument 1071239.
Wie lange muss ich Buchhaltungsdaten nach dem Kanzleiwechsel aufbewahren?
Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Pflicht liegt bei Ihnen als Unternehmer, auch wenn die Daten bei einer Kanzlei gespeichert sind.
Quellen
- DATEV Hilfe-Center: Mandantenübertrag – Anleitung zum Vorgehen (Dok.-Nr. 1029401)
- DATEV Hilfe-Center: DATEV Mandantendatenübertrag online (Dok.-Nr. 1007877)
- DATEV Hilfe-Center: DATEV Unternehmen online – Mandantendaten zwischen 2 Mitgliedschaften übertragen (Dok.-Nr. 1035557)
- DATEV Hilfe-Center: Mandatswechsel – Buchungen mit Belegbildern exportieren (Dok.-Nr. 1071239)
- § 66 StBerG – Handakten
- § 11 StBerG – Verarbeitung personenbezogener Daten
- § 57 StBerG – Allgemeine Berufspflichten
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
Augustaanlage 33, 68165 Mannheim
Inhaberin und Steuerberaterin: Fatma Tabak-Özkul
