Stand: Oktober 2026
In vielen Betrieben liegt der Abschluss für 2025 im Oktober noch angefangen auf dem Tisch. Wollen Sie gerade in dieser Phase die Kanzlei wechseln, müssen Sie damit nicht bis zum nächsten Jahr warten. Ein halb fertiger Abschluss verlangt allerdings eine geordnete Übergabe, damit nichts zweimal erarbeitet, zweimal berechnet oder zu spät eingereicht wird.
Hier lesen Sie, welche Termine für 2025 noch offen sind, wie der Arbeitsstand sauber den Besitzer wechselt, wer unterschreibt und wer übermittelt – und was die bisherige Kanzlei für ihre Teilleistung berechnen darf. Den allgemeinen Ablauf eines Wechsels finden Sie auf unserer Seite Steuerberater wechseln.
Welche Fristen laufen für den Abschluss 2025?
Stimmt Ihr Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr überein, sind diese Termine maßgeblich:
| Was zu erledigen ist | Termin für das Jahr 2025 | Vorschrift |
|---|---|---|
| Kapitalgesellschaft: Abschluss aufstellen | 31. März 2026; bei kleinen Kapitalgesellschaften spätestens 30. Juni 2026 | § 264 Abs. 1 HGB |
| Kapitalgesellschaft: Abschluss im Unternehmensregister offenlegen | 31. Dezember 2026 | § 325 Abs. 1a HGB |
| Steuererklärungen, von einer Kanzlei angefertigt | 1. März 2027 | § 149 Abs. 3 AO, § 108 Abs. 3 AO |
| Finanzamt fordert die Erklärung früher an | vier Monate ab Bekanntgabe der Anordnung | § 149 Abs. 4 AO |
Aufgestellt sein müsste der Abschluss 2025 demnach schon. Für die rechtzeitige Offenlegung kommt es darauf an, wann er an das Unternehmensregister übermittelt wurde (§ 325 Abs. 4 Satz 2 HGB). Versäumt die Gesellschaft den Termin, wird das Bundesamt für Justiz gegen sie oder ihre Geschäftsführer tätig, und zwar selbst dann, wenn noch gar kein Abschluss aufgestellt wurde. Das Ordnungsgeld, das es festsetzt, darf 2.500 Euro nicht unter- und 25.000 Euro nicht überschreiten (§ 335 Abs. 1 HGB).
Bei den Steuererklärungen 2025 sind die Sonderfristen aus der Corona-Zeit Geschichte: Art. 97 § 36 EGAO verlängerte letztmals für den Besteuerungszeitraum 2024, und zwar bis 30. April 2026. Für 2025 greift wieder der Regeltermin am letzten Februartag 2027. Da dieser 28. Februar auf einen Sonntag fällt, rückt das Fristende auf Montag, den 1. März 2027.
Mehr Zeit verschafft Ihnen der Wechsel nicht. Eine Verlängerung über Ende Februar hinaus setzt voraus, dass Sie unverschuldet an der Abgabe gehindert waren (§ 109 Abs. 2 AO). Der Verweis auf die Kanzlei hilft dabei nicht weiter, denn:
Das Verschulden eines Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen ist dem Steuerpflichtigen zuzurechnen.
Wer macht den Rest – alte oder neue Kanzlei?
Zur Wahl stehen im Kern zwei Varianten; welche sich mehr lohnt, entscheidet der erreichte Bearbeitungsstand:
- Die bisherige Kanzlei stellt fertig. Ihr sind die Buchhaltung und die bisherigen Vorarbeiten vertraut. Vereinbaren Sie in diesem Fall verbindlich Fertigstellungstermin, Leistungsumfang und Vergütung – und wer die E-Bilanz sowie die Offenlegung einreicht.
- Die neue Kanzlei übernimmt. Dafür benötigt sie den kompletten, festgeschriebenen Datenbestand und muss sich in die Vorarbeiten hineindenken. Diese Einarbeitung kostet Zeit, erspart Ihnen aber einen Bruch zwischen dem Abschluss und der weiteren Betreuung.
Nutzen beide Kanzleien DATEV, rät DATEV ausdrücklich dazu, den Abschluss mit dem übernehmenden Berater abzustimmen. Soll der Abschluss erst nach dem Datenübertrag entstehen, nennt DATEV zwei Möglichkeiten. Variante eins: Die abgebende Kanzlei beantragt eine mitgliedsübergreifende Freischaltung auf die übertragenen Daten, die übernehmende genehmigt sie und nimmt sie nach getaner Arbeit wieder zurück. Variante zwei: Die abgebende Kanzlei arbeitet mit ihrem lokal verbliebenen Bestand weiter, stellt daraus den Abschluss fertig und reicht E-Bilanz und Offenlegung über die DATEV-Assistenten ein. Buchungsstapel lediglich hin- und herzuschicken, sieht DATEV als fehleranfälligere Lösung. Wie der Übertrag selbst funktioniert, lesen Sie im Beitrag DATEV-Daten zur neuen Kanzlei mitnehmen.
Bei einem halb fertigen Abschluss entscheiden wir nicht nach Gefühl, sondern nach dem Arbeitsstand: Was ist gebucht, was abgestimmt, was fehlt noch? Erst dann lässt sich ehrlich sagen, ob Fertigstellen oder Übernehmen für Sie wirtschaftlicher ist.
Fertigstellen lassen oder übernehmen?
Schicken Sie uns Saldenliste und Arbeitsstand. Wir sagen Ihnen, was bis zur Offenlegung realistisch ist.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichWas die neue Kanzlei für die Übernahme braucht
Jede Unterlage, die gleich mitkommt, erspart später Nacharbeit. Diese Liste hat sich in der Praxis bewährt:
- Summen- und Saldenliste zum 31. Dezember 2025 im aktuellen Bearbeitungsstand, möglichst mit Vermerk, welche Konten bereits abgestimmt sind
- festgeschriebene Buchungen beziehungsweise der vollständige Datenbestand im DATEV-Rechenzentrum
- Anlagenverzeichnis und Anlagenspiegel
- Übersicht der bereits gebuchten Abschlussbuchungen, etwa Abgrenzungen und Rückstellungen
- Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuerbescheide des Vorjahres 2024
- Schreiben des Finanzamts, zum Beispiel eine Anordnung nach § 149 Abs. 4 AO
- Nachweis über die Offenlegung des Vorjahresabschlusses
Das Anlagenverzeichnis samt Anlagenspiegel ist mehr als eine interne Arbeitshilfe. Es ist Teil der E-Bilanz, die Sie dem Finanzamt elektronisch übermitteln müssen – zusammen mit den unverdichteten Kontennachweisen inklusive Kontensalden, der Bilanz sowie der GuV (§ 5b Abs. 1 EStG).
Wer unterschreibt, wer übermittelt?
- Unterschrift: Ihre Unterschrift mit Datum gehört als Kaufmann unter den Abschluss; gibt es mehrere persönlich haftende Gesellschafter, setzt jeder von ihnen seine Unterschrift darunter (§ 245 HGB). Stellvertretend für Sie unterschreibt die Kanzlei nicht.
- Aufstellung und Offenlegung: Die Aufstellung obliegt den gesetzlichen Vertretern (§ 264 Abs. 1 HGB), die Offenlegung dem Vertretungsorgan – in der GmbH der Geschäftsführung (§ 325 Abs. 1 HGB). Technisch darf die Kanzlei die Übermittlung erledigen; rechtlich bleibt die Pflicht Ihre.
- E-Bilanz und Erklärungen: Die Übermittlung übernimmt, wer dazu den Auftrag und die Vollmacht hat. Fertigt die bisherige Kanzlei den Abschluss und die neue die Erklärungen an, legen Sie fest, wer die E-Bilanz absendet – und sorgen Sie dafür, dass beide auf identischen Zahlen aufsetzen.
Honorar für den halben Abschluss
Beenden Sie das Mandat mitten im Abschluss, steht der bisherigen Kanzlei die Vergütung für den bereits geleisteten Teil zu (§ 628 Abs. 1 Satz 1 BGB). Kein Anspruch besteht, soweit Ihnen die Teilleistung nichts nützt und die Kanzlei entweder selbst gekündigt hat, ohne dass Sie sich vertragswidrig verhalten hätten, oder Ihre Kündigung durch eigenes vertragswidriges Verhalten ausgelöst hat (§ 628 Abs. 1 Satz 2 BGB). Bereits entstandene Gebühren bleiben nach § 12 Abs. 4 StBVV unberührt, und abrechnen darf die Kanzlei nur mit einer Berechnung in Textform (§ 9 StBVV). Mehr dazu im Beitrag Steuerberater kündigen.
Tipp: Vereinbaren Sie schriftlich, bis zu welchem Stand die bisherige Kanzlei arbeitet und was dafür berechnet wird. Dann weiß die neue Kanzlei genau, wo sie ansetzt.
Und der Abschluss 2026?
Wechseln Sie jetzt, ist das laufende Jahr unkomplizierter: Die neue Kanzlei erstellt den Abschluss 2026 von Anfang an. Die Offenlegung ist bis 31. Dezember 2027 fällig (§ 325 Abs. 1a HGB); für die Steuererklärungen 2026 haben Kanzleien Zeit bis 29. Februar 2028 (§ 149 Abs. 3 AO). Wichtig ist nur: Die Wertansätze der Eröffnungsbilanz 2026 müssen mit der Schlussbilanz 2025 übereinstimmen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Solange der Abschluss 2025 offen ist, stehen auch die Startwerte für 2026 unter Vorbehalt.
Wichtiger Hinweis: Die Offenlegungsfrist zum 31. Dezember 2026 läuft unabhängig vom Kanzleiwechsel. Wer jetzt wechselt, sollte zuerst klären, wer die Offenlegung für 2025 übernimmt – erst danach den Rest.
Weiterlesen: unser Leistungsangebot zum Jahresabschluss, Jahresabschluss im Steuer-Glossar, was eine Bilanz enthält und wer seinen Jahresabschluss prüfen lassen muss.
Häufige Fragen
Kann ich den Steuerberater mitten im Jahresabschluss wechseln?
Ja. Steuerberatungsverträge lassen sich in der Regel nach § 627 BGB kündigen; die bis dahin geleistete Arbeit darf die Kanzlei anteilig abrechnen (§ 628 Abs. 1 Satz 1 BGB). Halten Sie schriftlich fest, wer den Abschluss zu Ende bringt und übermittelt.
Welche Offenlegungsfrist gilt für den Abschluss 2025 einer GmbH?
Entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr, muss der Abschluss einer Kapitalgesellschaft spätestens am 31. Dezember 2026 an das Unternehmensregister übermittelt sein (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei Versäumnis kann das Bundesamt für Justiz mindestens 2.500 Euro, höchstens 25.000 Euro Ordnungsgeld verhängen (§ 335 Abs. 1 HGB).
Welcher Abgabetermin gilt für die Steuererklärungen 2025 mit Berater?
Der 1. März 2027 (§ 149 Abs. 3, § 108 Abs. 3 AO): Regulär endet die Frist am letzten Februartag, und der 28. Februar 2027 ist ein Sonntag. Im Einzelfall darf das Finanzamt die Erklärungen vorab anfordern und dafür eine Frist von vier Monaten setzen (§ 149 Abs. 4 AO).
Wer setzt die Unterschrift unter den Jahresabschluss?
Sie selbst als Kaufmann, versehen mit dem Datum; bei mehreren persönlich haftenden Gesellschaftern unterschreibt jeder von ihnen (§ 245 HGB). Ihre Kanzlei kann das nicht an Ihrer Stelle tun.
Verlängert ein Kanzleiwechsel die Abgabefrist?
Nein. § 109 AO kennt keinen eigenen Verlängerungsgrund für den Beraterwechsel. Nach Ende Februar gibt es mehr Zeit nur bei unverschuldeter Verhinderung, und ein Verschulden Ihres Vertreters wird Ihnen dabei zugerechnet (§ 109 Abs. 2 AO).
Quellen
- § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung
- § 325 HGB – Offenlegung
- § 335 HGB – Festsetzung von Ordnungsgeld
- § 245 HGB – Unterzeichnung
- § 252 HGB – Allgemeine Bewertungsgrundsätze
- § 5b EStG – Elektronische Übermittlung von Bilanzen
- § 149 AO – Abgabe der Steuererklärungen
- § 109 AO – Verlängerung von Fristen
- Art. 97 § 36 EGAO – Sonderregelungen auf Grund der Corona-Pandemie
- § 628 BGB – Teilvergütung
- DATEV Hilfe-Center: Mandantenübertrag – Anleitung zum Vorgehen (Dok.-Nr. 1029401)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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