Stand: Oktober 2026
Das Finanzamt liest längst nicht mehr jede Steuererklärung von Hand. Eingehende Erklärungen durchlaufen ein Risikomanagementsystem, Bescheide können vollautomatisch ergehen, und seit 2026 hilft maschinelles Lernen – zuerst flächendeckend in Nordrhein-Westfalen – dabei, unauffällige Erklärungen zu erkennen. Für Unternehmer ist das weder Grund zur Sorge noch zur Gleichgültigkeit – aber ein guter Grund, die eigenen Zahlen sauber zu halten.
Dieser Beitrag zeigt, auf welcher Rechtsgrundlage die Finanzverwaltung automatisiert arbeitet, welche KI-Projekte belegbar im Einsatz sind, welche geplante KI-Regel im Jahressteuergesetz 2026 wieder gestrichen wurde – und was das für Ihre Buchhaltung bedeutet.
Auf welcher Rechtsgrundlage arbeitet das Finanzamt automatisiert?
Zwei Vorschriften der Abgabenordnung (AO) bilden das Fundament. Die erste erlaubt den Einsatz von Risikomanagementsystemen:
Die Finanzbehörden können zur Beurteilung der Notwendigkeit weiterer Ermittlungen und Prüfungen für eine gleichmäßige und gesetzmäßige Festsetzung von Steuern und Steuervergütungen sowie Anrechnung von Steuerabzugsbeträgen und Vorauszahlungen automationsgestützte Systeme einsetzen (Risikomanagementsysteme).
Das Gesetz stellt dafür Mindestanforderungen auf: Eine hinreichende Anzahl von Fällen wird per Zufall zur umfassenden Prüfung ausgewählt, ausgesteuerte Sachverhalte prüfen Amtsträger, Amtsträger können selbst Fälle zur Prüfung auswählen, und die Systeme werden regelmäßig überprüft. Die Einzelheiten dürfen nicht veröffentlicht werden, soweit das die gleichmäßige und gesetzmäßige Besteuerung gefährden könnte.
Die zweite Vorschrift erlaubt die vollautomatische Steuerfestsetzung. Nach § 155 Abs. 4 AO können Finanzbehörden Steuern ausschließlich automationsgestützt festsetzen, soweit kein Anlass besteht, den Einzelfall durch Amtsträger zu bearbeiten. Ein solcher Anlass liegt insbesondere vor, wenn Sie in dem dafür vorgesehenen Feld der Steuererklärung Angaben nach § 150 Abs. 7 AO machen – dem sogenannten qualifizierten Freitext.
Was ist heute belegbar im Einsatz?
Über konkrete Prüfregeln schweigt die Verwaltung aus gutem Grund. Einige Eckdaten sind aber öffentlich dokumentiert:
- Regelbasiertes Risikomanagement: Der Berliner Senat beschrieb das von allen Ländern eingesetzte Risikomanagementsystem im August 2024 als „gegenwärtig vollständig regelbasiert“. Erkennt es kein Risiko, kann die Erklärung ohne personelle Prüfung vollständig automatisiert veranlagt werden. Programmiert wird es im Verbund KONSENS federführend von Bayern und Nordrhein-Westfalen.
- Maschinelles Lernen in der Veranlagung: Nordrhein-Westfalen setzte ab Mai 2025 in vier Pilotfinanzämtern ein KI-Modul ein, zunächst für klassische Arbeitnehmerfälle. Laut Finanzministerium NRW wurde es im Frühjahr 2026 in allen nordrhein-westfälischen Finanzämtern eingesetzt; die Lösung ist seit Februar 2026 bundesweit verfügbar. Sie soll risikoarme Einkommensteuererklärungen innerhalb des bestehenden Risikomanagementsystems präziser erkennen. Die fachliche Bewertung und Entscheidung bleiben nach Angaben des Ministeriums beim Menschen.
- Generative KI für Beschäftigte: Nordrhein-Westfalen hat Chatbots wie ChatGPT und Google Gemini für den dienstlichen Gebrauch unter Wahrung des Steuergeheimnisses freigegeben. In Berlin wurden im Mai 2026 zwei KI-gestützte Recherchewerkzeuge für alle Beschäftigten der Finanzämter freigegeben; der Senat hat am 7. Juli 2026 eine KI-Strategie für die Steuerverwaltung zur Kenntnis genommen.
| Einsatz | Wo | Stand laut Quelle |
|---|---|---|
| Risikomanagementsystem (regelbasiert) | alle Länder | Senat Berlin, August 2024 |
| KI-Modul für risikoarme Erklärungen | NRW, bundesweit verfügbar | flächendeckend in NRW seit Frühjahr 2026 |
| Chatbots für Text und Recherche | NRW, Berlin | freigegeben 2025 bzw. Mai 2026 |
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✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichGeplant und gestrichen: die KI-Regel im Jahressteuergesetz 2026
Schon heute dürfen Finanzbehörden personenbezogene Daten für die Entwicklung, Überprüfung oder Änderung automatisierter Verfahren weiterverarbeiten, wenn unveränderte Daten benötigt werden oder eine Anonymisierung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist (§ 29c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO).
Der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums zum Jahressteuergesetz 2026 (Bearbeitungsstand 19. Mai 2026) wollte diese Regel ausdrücklich auf KI-Systeme der Finanzbehörden im Sinne der EU-KI-Verordnung erstrecken – „einschließlich für deren fortlaufenden Betrieb“. Nach der Begründung hätten im laufenden Betrieb auch Daten anderer Steuerpflichtiger für Verprobungen und Analysen herangezogen werden können.
Im Regierungsentwurf vom 12. August 2026 ist diese Änderung nicht mehr enthalten. Das Gesetzgebungsverfahren läuft noch; die öffentliche Anhörung im Finanzausschuss des Bundestages ist für den 2. November 2026 angesetzt. Ob die Regel im parlamentarischen Verfahren wieder aufgegriffen wird, ist offen.
Auch ein automatischer Bescheid ist ein vollwertiger Bescheid
Für Ihre Rechte macht es keinen Unterschied, ob ein Mensch oder eine Maschine den Bescheid erstellt hat. Bei vollständig automationsgestütztem Erlass gilt die Willensbildung der Behörde mit dem Abschluss der maschinellen Verarbeitung als abgeschlossen (§ 155 Abs. 4 Satz 4 AO) – der Bescheid ist also wirksam und muss genauso sorgfältig geprüft werden. Weicht er von Ihrer Erklärung ab, können Sie Einspruch einlegen. Nach der Beschreibung des Berliner Senats führt das zu einer vollumfänglichen Prüfung des Gesamtfalls durch eine andere Stelle im Finanzamt; danach bleibt der Weg zum Finanzgericht.
Wichtiger Hinweis: Die erweiterte KI-Regel in § 29c AO war nur ein Entwurf und ist im aktuellen Regierungsentwurf gestrichen (Stand 21. Oktober 2026). Geltendes Recht ist allein die bisherige Fassung von § 29c AO.
Was heißt das für Ihr Unternehmen?
Niemand außerhalb der Verwaltung kennt die Prüfregeln im Detail. Aus dem Gesetz und den veröffentlichten Beschreibungen lassen sich aber klare Folgerungen ziehen:
- Stimmigkeit zählt: Wer unauffällige Fälle maschinell herausfiltert, sortiert Unstimmigkeiten zwangsläufig aus. Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahreserklärung, Bilanz und Vorjahreswerte sollten zueinander passen – und Abweichungen erklärbar sein.
- Abweichende Rechtsauffassung offenlegen: Wenn Sie bewusst von der Verwaltungsauffassung abweichen, gehört das in den qualifizierten Freitext nach § 150 Abs. 7 AO. Dann ist ein Amtsträger am Zug, und der Fall läuft nicht unbemerkt automatisch durch.
- Elektronisch gemeldete Daten prüfen: Daten, die mitteilungspflichtige Stellen an das Finanzamt übermitteln, gelten unter den Voraussetzungen des § 150 Abs. 7 Satz 2 AO als Ihre Angaben, wenn Sie nicht ausdrücklich abweichende Angaben machen.
- Jeder Fall kann geprüft werden: Das Gesetz schreibt eine Zufallsauswahl vor. Saubere Unterlagen sind deshalb keine Frage der Wahrscheinlichkeit.
- Die Betriebsprüfung ist digital: In der Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in Ihre gespeicherten Daten nehmen oder sie in einem maschinell auswertbaren Format anfordern (§ 147 Abs. 6 AO). Wer seine Buchführung nach den GoBD führt, ist darauf vorbereitet.
Ob zuerst ein Mensch oder ein Algorithmus Ihre Erklärung ansieht, ändert eines nicht: Die Zahlen müssen zueinander passen. Wer seine Buchhaltung laufend sauber führt, muss automatische Prüfungen nicht fürchten – und hat in der Betriebsprüfung die besseren Argumente.
Tipp: Notieren Sie ungewöhnliche Geschäftsvorfälle – einen einmaligen Großauftrag, einen Forderungsausfall, eine Investition – gleich im Jahr, in dem sie passieren. Eine kurze Erläuterung zur Erklärung erspart oft Rückfragen. Dasselbe gilt für Belege: Wer Eingangsrechnungen, Kassenaufzeichnungen und Bankumsätze laufend und vollständig erfasst, muss sie nicht erst Monate später zusammensuchen, wenn das Finanzamt nachfragt oder eine Prüfung ansteht.
Mehr zum Thema: Begleitung bei Betriebsprüfungen, monatliche Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuerbescheid im Glossar.
Häufige Fragen
Prüft beim Finanzamt eine KI meine Steuererklärung?
Eingehende Erklärungen durchlaufen ein Risikomanagementsystem nach § 88 Abs. 5 AO. Ergänzend setzt die Finanzverwaltung seit 2026 ein KI-Modul ein, das risikoarme Einkommensteuererklärungen erkennen soll; in Nordrhein-Westfalen wird es flächendeckend genutzt. Die fachliche Entscheidung bleibt nach Angaben des Finanzministeriums NRW beim Menschen.
Kann ein Steuerbescheid ohne menschliche Prüfung ergehen?
Ja. Nach § 155 Abs. 4 AO kann die Steuer ausschließlich automationsgestützt festgesetzt werden, soweit kein Anlass besteht, den Fall durch einen Amtsträger bearbeiten zu lassen. Ein solcher Anlass liegt insbesondere vor, wenn Sie im qualifizierten Freitext nach § 150 Abs. 7 AO Angaben machen.
Nach welchen Kriterien wählt das Finanzamt Fälle zur Prüfung aus?
Die Einzelheiten der Risikomanagementsysteme dürfen nach § 88 Abs. 5 AO nicht veröffentlicht werden, soweit dies die gleichmäßige Besteuerung gefährden könnte. Gesetzlich vorgeschrieben ist aber, dass auch Fälle per Zufall ausgewählt werden und Amtsträger selbst Fälle auswählen können.
Was ist der qualifizierte Freitext?
Ein Feld in der Steuererklärung, in dem Sie Angaben machen, die nach Ihrer Auffassung eine Bearbeitung durch einen Amtsträger erfordern (§ 150 Abs. 7 AO) – etwa wenn Sie bewusst von der Verwaltungsauffassung abweichen. Dann ergeht kein rein automatischer Bescheid.
Darf das Finanzamt meine Daten für KI-Training nutzen?
Nach geltendem § 29c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO dürfen Finanzbehörden Daten für die Entwicklung und Überprüfung automatisierter Verfahren weiterverarbeiten, wenn unveränderte Daten nötig sind oder eine Anonymisierung unverhältnismäßig wäre. Eine ausdrückliche Erweiterung auf KI-Systeme im Referentenentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 ist im Regierungsentwurf nicht mehr enthalten.
Quellen
- § 88 AO – Untersuchungsgrundsatz
- § 155 AO – Steuerfestsetzung
- § 150 AO – Form und Inhalt der Steuererklärungen
- § 29c AO – Verarbeitung personenbezogener Daten durch Finanzbehörden zu anderen Zwecken
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- BMF: Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2026 (Referenten- und Regierungsentwurf)
- Deutscher Bundestag: Anhörung zum Jahressteuergesetz 2026
- Abgeordnetenhaus Berlin, Drucksache 19/19967: Einsatz von KI bei Steuerfestsetzung mittels RMS
- Land NRW: KI in der Steuerveranlagung (22.04.2025)
- Land NRW: Public Leadership Award für KI in der Steuerverwaltung (11.06.2026)
- Senatskanzlei Berlin: KI-Strategie für moderne Finanzämter (07.07.2026)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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