Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
Seit Februar 2025 liest man immer wieder dieselbe Warnung: Wer KI im Betrieb nutzt, müsse jeden Mitarbeiter schulen, die Schulung belegen können und andernfalls mit empfindlichen Bußgeldern rechnen. Eine solche Belegpflicht hat die KI-Verordnung aber zu keinem Zeitpunkt enthalten. Hinzu kommt: Am 27. Juli 2026 hat die EU die Vorschrift zur KI-Kompetenz spürbar abgeschwächt.
Wir zeigen Ihnen, was Artikel 4 ursprünglich forderte, was die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 daran geändert hat, welche Termine sich verschoben haben – und was ein mittelständischer Betrieb realistisch tun sollte.
Was stand bisher in Artikel 4?
Ein Teil der europäischen KI-Verordnung – Verordnung (EU) 2024/1689 – ist bereits seit Februar 2025 anwendbar, konkret seit dem 2. dieses Monats. Dazu zählt Kapitel I, in dem auch Artikel 4 steht. In seiner ersten Fassung verlangte er von Anbietern und Betreibern, dass sie ihr Personal „nach besten Kräften“ mit genügend KI-Wissen ausstatten.
Der Begriff Betreiber ist dabei weit gefasst: Gemeint ist jeder, der ein KI-System unter eigener Regie einsetzt – Unternehmen, Behörden und sonstige Organisationen ebenso wie Einzelpersonen. Außen vor bleibt allein, wer KI rein privat und nicht beruflich nutzt. Setzt also ein Mitarbeiter im Auftrag Ihres Unternehmens einen Chatbot, einen Schreibassistenten oder eine KI-Funktion Ihrer Branchensoftware ein, sind Sie im Grundsatz erfasst.
Was im Text schon damals fehlte: eine Vorgabe, Schulungen per Zertifikat zu belegen, und ein eigener Bußgeldtatbestand. In den Bußgeldkatalogen von Art. 99 Abs. 3 bis 5 taucht Art. 4 nicht auf; für alle übrigen Verstöße überlässt die Verordnung den Mitgliedstaaten, Sanktionen zu regeln (Art. 99 Abs. 1).
Was gilt seit dem Digital-Omnibus?
Beschlossen wurde die Omnibus-Verordnung mit der Nummer 2026/1744 am 8. Juli 2026; im EU-Amtsblatt stand sie am 24. Juli, wirksam wurde sie drei Tage danach – am 27. Juli 2026. Artikel 4 hat sie neu geschrieben: Statt Kompetenz sicherzustellen, sollen Anbieter und Betreiber nun mit geeigneten Maßnahmen fördern, dass ihre Beschäftigten – und alle, die in ihrem Auftrag KI-Systeme bedienen – ihr KI-Wissen weiterentwickeln. Wie viel dafür nötig ist, richtet sich nach Vorwissen, Erfahrung, Ausbildung und danach, wofür die Systeme eingesetzt werden. Satz 2 der Neufassung stellt klar, dass die Pflicht Unternehmen nicht dazu zwingt, bei ihren Beschäftigten
ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren
Ebenfalls neu ist ein zweiter Absatz. Er nimmt die EU-Kommission und die Mitgliedstaaten in die Pflicht, Unternehmen – gerade kleine und mittlere – bei der Umsetzung zu helfen; die Kommission stellt hierfür Praxisbeispiele bereit. Ihre Begründung liefert die EU in den Erwägungsgründen mit: Starre Vorgaben passten nicht für jeden Betrieb und belasteten vor allem kleinere Unternehmen mit zusätzlichem Aufwand.
| alte Fassung (bis 26.07.2026) | neue Fassung (ab 27.07.2026) | |
|---|---|---|
| Zielrichtung | Kompetenz des Personals „nach besten Kräften“ sicherstellen | Weiterentwicklung der Kompetenz fördern |
| Erwartetes Kompetenzniveau | genügendes Maß | ausdrücklich kein garantiertes Niveau |
| Zertifikat oder Nachweis | nicht verlangt | nicht verlangt |
| Hilfe für den Mittelstand (KMU) | – | durch Kommission und Mitgliedstaaten, mit Praxisbeispielen |
Gestrichen wurde die Pflicht damit nicht. Wer KI einsetzt, muss nach wie vor etwas tun. Gefragt ist aber eine Förderung mit Augenmaß – kein Prüfungsergebnis, das jeder einzelne Beschäftigte vorweisen muss.
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Der zweite große Eingriff des Omnibus betrifft den Fahrplan für besonders riskante KI-Anwendungen. Nach dem Originaltext hätten die Pflichten für Anwendungen aus Anhang III am 2. August 2026 eingesetzt, die für Anhang I ein Jahr später, am 2. August 2027. Die neuen Stichtage:
- 2. Dezember 2027 – Anhang III: Darunter fallen zum Beispiel KI-Werkzeuge, die eingehende Bewerbungen vorsortieren oder aussieben und Kandidaten bewerten (Anhang III Nr. 4).
- 2. August 2028 – Anhang I: KI, die als Sicherheitskomponente in einem Produkt steckt oder selbst ein Produkt ist, für das bestimmte EU-Produktvorschriften gelten – denken Sie an Maschinen oder Medizinprodukte.
- 2. Dezember 2026 – Kennzeichnung und Deepfakes: Wer generative Systeme anbietet, die bereits vor dem 2. August 2026 im Markt waren, muss deren Ergebnisse bis zu diesem Datum maschinenlesbar markieren (Art. 50 Abs. 2). Zum selben Termin greifen zusätzliche Verbote für sexualisierte Deepfakes, die ohne Einwilligung der gezeigten Person entstehen.
Nicht angetastet hat der Omnibus die Verbote aus Artikel 5, die schon seit Februar 2025 gelten. Dazu gehört etwa, mit KI die Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz auszuwerten – es sei denn, das dient medizinischen Zwecken oder der Sicherheit. Was der neue Stichtag für den Einsatz von KI in Ihrer Personalauswahl heißt, beschreibt das DAVINCI Rechenzentrum in einem Beitrag zu KI-gestützter Bewerberauswahl als Hochrisiko-Anwendung ab 2027.
Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Viel wirksamer ist eine Stunde, in der Mitarbeiter lernen, was sie in welches Werkzeug eingeben dürfen und wie sie ein Ergebnis prüfen. Das schützt Ihre Daten und erfüllt den Zweck von Artikel 4.
Was KMU jetzt tatsächlich tun sollten
- Inventur machen: Wo arbeitet in Ihrem Haus heute schon KI mit – als Chatbot, als Schreibhilfe oder versteckt als Funktion in Finanzbuchhaltung, Personalsoftware oder Kundenverwaltung?
- Risiko zuordnen: Ist die Anwendung verboten, fällt sie als Hochrisiko-System unter Anhang III, löst sie Transparenzpflichten aus – oder ist sie unproblematisch? Bei typischen Büroanwendungen landen Sie fast immer in der letzten Gruppe.
- Wissen aufbauen: Eine kompakte Einweisung, eine schriftliche Regel für den Umgang mit den Werkzeugen und eine Ansprechperson für Zweifelsfragen – abgestimmt auf Vorwissen und Einsatzzweck, wie es Art. 4 verlangt.
- Kurz dokumentieren: Vorgeschrieben ist das nicht. Ein Vermerk, wer wann für welches Werkzeug eingewiesen wurde, erleichtert es aber, im Ernstfall die ergriffenen Maßnahmen zu belegen.
- Offenlegungspflichten kennen: Erzeugen Sie mit KI Deepfakes oder veröffentlichen Sie KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse informieren sollen, müssen Sie das im Grundsatz kenntlich machen (Art. 50 Abs. 4). Für Texte entfällt das, wenn ein Mensch sie redigiert hat und jemand dafür redaktionell geradesteht.
- Datenschutz separat klären: Neben der KI-Verordnung gilt die DSGVO unverändert weiter. Welche Daten Sie KI-Werkzeugen anvertrauen dürfen, erläutert der Beitrag Geschäftsdaten in KI-Tools.
Wie eine angemessene Maßnahme aussehen kann
Nehmen Sie einen Betrieb mit 20 Beschäftigten, die einen Chatbot und die KI-Funktionen der Buchhaltungssoftware verwenden. Hier genügt in aller Regel ein schlankes Programm: eine einstündige Einweisung mit Fällen aus dem eigenen Arbeitsalltag, eine Nutzungsregel auf einer Seite, eine benannte Ansprechperson und eine kurze Auffrischung, wenn ein neues Werkzeug dazukommt. Ganz anders sieht es aus, wenn KI bei Personalentscheidungen mitwirken soll – dann reicht das nicht, spätestens wenn im Dezember 2027 die Hochrisiko-Pflichten greifen. Den Maßstab setzt in jedem Fall der konkrete Einsatzzweck, auf den Art. 4 abstellt.
Welche Pflichten die KI-Verordnung Anbietern einerseits und Betreibern andererseits auferlegt, hat das DAVINCI Rechenzentrum in seinem Überblick zum EU AI Act für den Mittelstand zusammengestellt.
Wichtiger Hinweis: Die oft gelesene „Schulungsnachweispflicht seit Februar 2025“ ließ sich schon vor dem Omnibus nicht auf den Wortlaut von Art. 4 stützen. Maßgeblich ist inzwischen die neue Fassung (wirksam ab 27.07.2026) – und die verlangt ausdrücklich kein bestimmtes Kompetenzniveau.
Tipp: Was Sie für KI-Schulungen Ihrer Belegschaft ausgeben, ist betrieblich veranlasst und damit als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 4 EStG). Heben Sie die Rechnung zusammen mit einem kurzen Vermerk zu den Schulungsinhalten auf – so haben Sie zugleich einen Beleg für Ihre Maßnahmen nach Art. 4.
Mehr zum Thema: so arbeitet unsere digitale Kanzlei, KI in der Steuerberatung, DATEV-Schulungen und mehr von Metehan Kurt.
Häufige Fragen
Müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter nach dem AI Act schulen?
Art. 4 KI-VO verlangt, dass Anbieter und Betreiber etwas für das KI-Wissen ihrer Leute tun. Seit der Omnibus-Neufassung, wirksam ab 27.07.2026, heißt das: fördern statt ein Kompetenzniveau garantieren. Wie die Maßnahme aussieht – Kurs, Einweisung oder Leitfaden –, legt die Verordnung nicht fest.
Ist ein KI-Zertifikat für Beschäftigte Pflicht?
Nein. Ein Zertifikat oder ein förmlicher Beleg war weder in der alten noch ist er in der neuen Fassung von Art. 4 vorgesehen. Praktisch ist dennoch ein kurzer Vermerk darüber, wer wann für welches Werkzeug eingewiesen wurde.
Betrifft Art. 4 uns auch, wenn im Betrieb nur ChatGPT läuft?
Im Grundsatz ja. Als Betreiber gilt nach der KI-Verordnung jeder, der ein KI-System unter eigener Regie einsetzt; ausgenommen ist nur die rein private, nicht berufliche Nutzung. Wie weit die Maßnahmen gehen müssen, hängt allerdings von Vorwissen, Erfahrung und Einsatzzweck ab.
Wann greifen die Hochrisiko-Pflichten der KI-Verordnung?
Nach dem Digital-Omnibus ist für Anwendungen aus Anhang III – zum Beispiel KI in der Bewerberauswahl – der 2. Dezember 2027 maßgeblich. Für Anhang I ist es der 2. August 2028. Im Originaltext standen dort noch der 2. August 2026 bzw. der 2. August 2027.
Gibt es Bußgelder, wenn KI-Kompetenz fehlt?
In den Bußgeldkatalogen der Verordnung (Art. 99 Abs. 3 bis 5) kommt Art. 4 nicht vor; Sanktionen für andere Verstöße regeln die Mitgliedstaaten selbst. Art. 4 selbst gilt trotzdem – erfüllt wird sie durch Maßnahmen mit Augenmaß.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 3, 4, 5, 50, 99, 113, Anhang III
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI)
- § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen (Abs. 4 Betriebsausgaben)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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