Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
Ein Angebotsentwurf, eine Kundenliste, die Lohnabrechnung eines Mitarbeiters: In vielen Unternehmen landen solche Inhalte inzwischen in Chatbots, weil es schnell gehen soll. Technisch ist das ein Kopiervorgang. Rechtlich ist es eine Weitergabe an einen fremden Dienstleister – mit Folgen nach der DSGVO, für den Schutz Ihrer Geschäftsgeheimnisse und, bei Berufsgeheimnisträgern wie Steuerkanzleien, sogar nach dem Strafgesetzbuch.
Dieser Beitrag ordnet die drei Rechtsfragen ein und zeigt praktische Regeln, mit denen Sie KI im Unternehmen nutzen können, ohne die Kontrolle über Ihre Daten zu verlieren. Er gibt einen Überblick; die Prüfung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was passiert mit den Daten, die Sie eingeben?
Was in ein KI-Werkzeug eingegeben wird, verlässt in der Regel das eigene Netzwerk und wird beim Anbieter verarbeitet. Entscheidend ist deshalb nicht der Name des Werkzeugs, sondern drei Fragen zu Vertrag und Einstellungen:
- Training: Werden Ein- und Ausgaben genutzt, um das Modell weiter zu trainieren – und lässt sich das ausschließen?
- Speicherung: Wird der Verlauf gespeichert, wie lange und wer hat Zugriff?
- Ort: Wo werden die Daten verarbeitet – in der EU oder in einem Drittland?
Die Datenschutzkonferenz (DSK) empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024 genau diese Prüfung. Datenschutzrechtlich vorzugswürdig seien Anwendungen, die Ein- und Ausgabedaten nicht zu Trainingszwecken verwenden. Außerdem sollen Arbeitgeber für die berufliche Nutzung eigene Geräte und Accounts bereitstellen, statt Beschäftigte mit privaten Zugängen arbeiten zu lassen.
Welche Regeln gelten nach der DSGVO?
Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind – Namen von Kunden, Ansprechpartnern, Bewerbern oder Mitarbeitern –, gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Setzen Sie ein KI-Werkzeug eines externen Anbieters für eigene Zwecke ein, handelt der Anbieter nach Einschätzung der DSK häufig als Auftragsverarbeiter. Für die Auswahl gilt:
Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag eines Verantwortlichen, so arbeitet dieser nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.
Praktisch bedeutet das:
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Mit dem Anbieter ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO nötig, der unter anderem festlegt, dass Daten nur auf dokumentierte Weisung verarbeitet werden.
- Unterauftragsverarbeiter: Der Anbieter darf weitere Auftragsverarbeiter nur mit Ihrer vorherigen Genehmigung einschalten. Bei einer allgemeinen Genehmigung muss er Sie über jede beabsichtigte Änderung informieren, damit Sie widersprechen können (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Achten Sie deshalb darauf, ob und wie Sie über neue Subunternehmer benachrichtigt werden.
- Drittland: Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet, ist das nur unter den Bedingungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig – etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45) oder geeigneter Garantien wie Standarddatenschutzklauseln (Art. 46).
- Besonders sensible Daten: Gesundheitsdaten – etwa aus Krankmeldungen – gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Die DSK mahnt hier zu besonderer Vorsicht.
Lohn, Belege, Bescheide: Wo liegen Ihre Daten, wenn KI mitarbeitet?
Wir erklären Ihnen, wie Ihre Unterlagen bei uns verarbeitet werden – und wer sie sieht.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichWarum Ihre Steuerkanzlei strengere Regeln hat
Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger. Wer als Steuerberater ein fremdes Geheimnis – ausdrücklich auch ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis – unbefugt offenbart, macht sich strafbar (§ 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB). Das Gesetz erlaubt zwar, Dienstleister einzubinden, aber nur unter engen Voraussetzungen:
- Offenbaren gegenüber mitwirkenden Personen ist nur zulässig, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB).
- Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen; der Vertrag bedarf der Textform und muss ihn unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 62a Abs. 2 und 3 StBerG).
- Bei Dienstleistungen im Ausland muss der dortige Geheimnisschutz dem Schutz im Inland vergleichbar sein (§ 62a Abs. 4 StBerG).
- Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, ist die Einwilligung des Mandanten nötig (§ 62a Abs. 5 StBerG).
Ein frei verfügbarer Chatbot, bei dem diese Punkte nicht vertraglich geregelt sind, kommt für Mandantendaten deshalb nicht in Frage. Dieselben Grundsätze gelten für andere Berufsgeheimnisträger, etwa Ärzte oder Rechtsanwälte.
Für uns als Kanzlei ist nicht die Frage, ob wir KI nutzen, sondern wo sie läuft und wer mitliest. Ihre Belege und Lohndaten gehören in Systeme mit Vertrag und Verschwiegenheitspflicht – nicht in einen Chat, den jemand nebenbei geöffnet hat.
Geschäftsgeheimnisse: geschützt ist nur, was Sie schützen
Auch ohne Personenbezug können Eingaben heikel sein: Kalkulationen, Konditionen, Rezepturen, Strategiepapiere. Das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen schützt eine Information nur, wenn sie unter anderem „Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen“ ist (§ 2 Nr. 1 Buchst. b GeschGehG). Klare Regeln, welche Informationen in welche Werkzeuge dürfen, gehören zu solchen Maßnahmen. Wer dagegen hinnimmt, dass vertrauliche Unterlagen ohne Vorgaben in beliebige Online-Dienste kopiert werden, schwächt im Streitfall die eigene Position.
Sieben Regeln für den Alltag
- Freigabeliste: Legen Sie fest, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind – mit betrieblichen Zugängen statt privater Accounts.
- Datenklassen: Unterscheiden Sie öffentlich, intern, vertraulich und personenbezogen. Für jede Klasse gilt eine klare Regel, was wohin darf.
- Vertrag prüfen: Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsort, Speicherdauer und Ausschluss der Trainingsnutzung klären, bevor personenbezogene Daten eingegeben werden.
- Anonymisieren: Namen, Adressen, IBAN, Steuer-ID und Personalnummern vor der Eingabe entfernen. Für viele Aufgaben reicht „Kunde A“ statt des echten Namens.
- Ergebnisse prüfen: KI-Ergebnisse vor der Weiterverwendung kontrollieren – die DSK verlangt das ausdrücklich, wenn Personen betroffen sind.
- Beschäftigte schulen: Kurz und konkret, mit Beispielen erlaubter und verbotener Nutzung. Was die KI-Verordnung dazu verlangt, lesen Sie im Beitrag KI-Kompetenz nach AI Act.
- Sensible Daten intern verarbeiten: Für vertrauliche Inhalte kommen Modelle in Frage, die im eigenen oder einem deutschen Rechenzentrum laufen.
Wie Sprachmodelle auf eigener Hardware betrieben werden, ohne dass Daten an einen Cloud-Anbieter fließen, beschreibt das DAVINCI Rechenzentrum in seinem Überblick zu KI-Servern in Deutschland. Wie eine interne Regel für Mitarbeiter aufgebaut sein kann, zeigt die Seite zur KI-Richtlinie für Unternehmen.
Die meisten Datenabflüsse über KI sind keine Angriffe, sondern Bequemlichkeit: Jemand kopiert eine Liste in einen privaten Account, weil es schnell gehen soll. Eine kurze Freigabeliste und ein betrieblicher Zugang verhindern mehr als jede zusätzliche Software.
Wichtiger Hinweis: Lohnabrechnungen, Krankmeldungen und Bewerbungsunterlagen enthalten fast immer personenbezogene, teils besonders schutzwürdige Daten. Diese Unterlagen gehören nicht in frei verfügbare Chatbots – auch nicht „nur kurz zum Zusammenfassen“.
Tipp: Beginnen Sie mit einer einseitigen Regel statt eines umfangreichen Handbuchs. Drei erlaubte Werkzeuge, drei verbotene Datenarten und ein Ansprechpartner für Zweifelsfälle reichen für den Anfang.
Mehr zum Thema: so arbeitet unsere digitale Kanzlei, KI in der Steuerberatung, Lohnbuchhaltung und monatliche Buchhaltung.
Häufige Fragen
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Nur wenn die Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind. Dazu gehören in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Klärung des Verarbeitungsorts und – bei Verarbeitung außerhalb der EU – eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Ohne diese Klärung sollten Sie Namen und Kontaktdaten vorher entfernen.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter?
Setzt Ihr Unternehmen ein externes KI-Werkzeug für eigene Zwecke ein und werden dabei personenbezogene Daten verarbeitet, handelt der Anbieter nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz häufig als Auftragsverarbeiter. Dann ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen.
Dürfen Mitarbeiter private KI-Accounts beruflich nutzen?
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, für die berufliche Nutzung betriebliche Geräte und Accounts bereitzustellen. Bei privaten Accounts haben Sie keinen Einfluss auf Vertrag, Speicherung und Trainingsnutzung. Regeln Sie das in einer kurzen internen Richtlinie.
Warum gibt meine Steuerkanzlei meine Daten nicht in einen Chatbot?
Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger. Ein unbefugtes Offenbaren von Geschäftsgeheimnissen ist nach § 203 StGB strafbar, und Dienstleister dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 62a StBerG eingebunden werden – mit Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform und bei Auslandsbezug vergleichbarem Schutzniveau.
Was ist eine lokale KI?
Ein Sprachmodell, das auf eigener Hardware oder in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl läuft, statt bei einem großen Cloud-Anbieter. Eingaben verlassen dann nicht die von Ihnen kontrollierte Umgebung. Für vertrauliche Unterlagen ist das eine Alternative zu frei verfügbaren Diensten.
Quellen
- Art. 28, 44–46 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679)
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- § 62a StBerG – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 2 GeschGehG – Begriffsbestimmungen
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (06.05.2024)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
Augustaanlage 33, 68165 Mannheim
Inhaberin und Steuerberaterin: Fatma Tabak-Özkul
