Fachlich geprüft von Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin
Stand: Oktober 2026
Microsoft 365 Copilot – in Microsofts Dokumentation inzwischen meist schlicht „Microsoft Copilot“ – fasst E-Mails zusammen, entwirft Präsentationen und beantwortet Fragen zu Dokumenten im ganzen Unternehmen. Die Datenschutzfrage lautet dabei seltener „Liest Microsoft mit?“, sondern viel öfter: „Wer im eigenen Haus sieht plötzlich, was er nie sehen sollte?“ Denn Copilot findet alles, worauf ein Nutzer Zugriff hat – auch den Ordner mit den Gehaltsabrechnungen, der vor Jahren versehentlich für alle geöffnet wurde.
Dieser Beitrag fasst zusammen, was Microsoft selbst zu Datenzugriff, Training, EU-Datengrenze und Websuche dokumentiert, wo die Grenzen dieser Zusagen liegen und was Sie vor der Einführung prüfen sollten. Grundlage sind die Seiten auf learn.microsoft.com mit Stand Oktober 2026.
Worauf greift Copilot zu?
Copilot verbindet ein Sprachmodell mit Ihren Unternehmensdaten über Microsoft Graph: E-Mails, Chats, Kalender, Besprechungen und Dokumente in SharePoint und OneDrive. Microsoft beschreibt die Grenze so: Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der einzelne Benutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Der semantische Index beachtet dieselben Zugriffsgrenzen wie die übrigen Microsoft-365-Dienste.
Das klingt beruhigend, verlagert das Problem aber nur. Copilot schafft keine neuen Rechte, er macht bestehende sichtbar. Eine Teams-Gruppe, die „für alle Mitarbeiter“ freigegeben ist, ein SharePoint-Ordner mit Personalakten ohne Zugriffsbeschränkung, ein geteiltes Postfach mit Steuerbescheiden: Was früher niemand gefunden hätte, liefert Copilot auf eine harmlose Frage hin. Warum das passiert und wie man es technisch verhindert, beschreibt das DAVINCI Rechenzentrum am Beispiel eines falsch freigegebenen Gehaltsordners.
Datenschutzrechtlich ist das kein Randthema. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten
in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“)
Zu weit gefasste Freigaben sind genau eine solche Lücke – mit oder ohne Copilot. Copilot macht sie nur schneller wirksam.
Was macht Microsoft mit Eingaben und Antworten?
Laut Microsoft werden Prompts, Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten nicht zum Trainieren der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Gespeichert werden sie trotzdem: Die Eingabe des Nutzers und die Antwort von Copilot werden als „Inhalt von Interaktionen“ aufgezeichnet. Administratoren können diese Daten mit der Inhaltssuche oder Microsoft Purview einsehen und Aufbewahrungsrichtlinien festlegen.
Sonderfall Websuche
Ist die Websuche aktiviert, erzeugt Copilot aus der Frage eine kurze Suchanfrage an den Bing-Suchdienst. Microsoft betont, dass nicht der vollständige Prompt übertragen wird und Benutzer- und Mandanten-IDs entfernt werden. Für diese Suchanfragen gelten aber andere Regeln als für Ihre übrigen Daten:
- Microsoft handelt dabei als Verantwortlicher, nicht als Auftragsverarbeiter.
- Der Nachtrag zum Datenschutz (Data Protection Addendum) gilt für die generierten Suchanfragen nicht.
- Auch die EU-Datengrenze gilt für generierte Suchanfragen nicht.
Administratoren können die Websuche per Richtlinie steuern. Wer mit vertraulichen Projektnamen, Kundennamen oder Personen arbeitet, sollte bewusst entscheiden, ob Copilot diese Begriffe an eine Suchmaschine weitergeben darf.
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✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichEU-Datengrenze: Was sie abdeckt – und was nicht
Die EU-Datengrenze ist nach Microsofts Beschreibung eine geografisch definierte Grenze, innerhalb derer Microsoft Kundendaten und personenbezogene Daten für seine Unternehmens-Onlinedienste, einschließlich Microsoft 365, speichert und verarbeitet – mit begrenzten, dokumentierten Ausnahmen. Für Copilot schreibt Microsoft: Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze.
Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen:
- Websuche: Wie oben beschrieben, gilt die EU-Datengrenze nicht für die an Bing gesendeten Suchanfragen.
- Modelle von Anthropic: Microsoft bietet in Copilot auch Modelle des Anbieters Anthropic an. Diese sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgeschlossen. Für Kunden in der EU, der EFTA und im Vereinigten Königreich sind sie standardmäßig deaktiviert; Administratoren können sie aktivieren. Für bestimmte Modelle mit Datenaufbewahrung durch Anthropic gelten nach Microsofts Angaben weder die Produktbedingungen noch der Datenschutznachtrag von Microsoft.
Wichtiger Hinweis: Bevor jemand im Microsoft 365 Admin Center die Einstellung für Anthropic als KI-Unterauftragsverarbeiter aktiviert, sollte geklärt sein, ob damit Daten außerhalb der EU-Datengrenze verarbeitet werden dürfen. Diese Entscheidung gehört zum Datenschutzbeauftragten, nicht allein zur IT.
Was sagen die Datenschutzaufsichtsbehörden?
Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat Microsoft 365 im Jahr 2022 auf Grundlage des damaligen Datenschutznachtrags (Stand September 2022) bewertet. Ihre Arbeitsgruppe konnte nach eigener Darstellung „nur geringfügige Verbesserungen“ erreichen und sah Schwierigkeiten für Verantwortliche, ihrer Rechenschaftspflicht nachzukommen. Diese Bewertung betrifft die Vertragslage von 2022 und Microsoft 365 insgesamt, nicht speziell Copilot.
Für KI-Anwendungen allgemein empfiehlt die DSK in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 unter anderem eine Vorabprüfung des Risikos. Ergibt sie voraussichtlich ein hohes Risiko, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich. Die DSK fügt hinzu: „Beim Einsatz von KI-Anwendungen wird dies vielfach der Fall sein.“ Außerdem rät die DSK zu klaren internen Regeln und dazu, Datenschutzbeauftragte und Beschäftigtenvertretung früh einzubinden.
Copilot schafft keine neuen Zugriffsrechte, er macht alte sichtbar. Typisch sind Ordner, die einmal für ein Projekt geöffnet und nie wieder geschlossen wurden. Wer die Freigaben vor der Lizenz aufräumt, bekommt einen Assistenten, der findet, was er finden soll – und sonst nichts.
Checkliste vor der Einführung
- Freigaben aufräumen: Seiten, Teams und Ordner mit Freigabe für „alle“ oder „jeden“ finden, besonders Personal-, Gehalts- und Finanzordner. Microsoft stellt dafür einen eigenen Leitfaden gegen übermäßige Freigaben bereit; die erweiterte SharePoint-Verwaltung ist laut Microsoft in der Copilot-Lizenz enthalten.
- Vertraulichkeitsbezeichnungen setzen: Ist ein Dokument mit Microsoft Purview Information Protection verschlüsselt, berücksichtigt Copilot die dem Benutzer gewährten Nutzungsrechte.
- Websuche entscheiden: Erlauben, einschränken oder abschalten – bewusst und dokumentiert.
- Modellauswahl festlegen: Soll Anthropic als Unterauftragsverarbeiter genutzt werden? In der EU ist die Einstellung standardmäßig aus.
- Aufbewahrung regeln: Mit Purview festlegen, wie lange Copilot-Interaktionen gespeichert werden.
- Risiko bewerten: Vorabprüfung und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung, Datenschutzbeauftragten und Beschäftigtenvertretung einbinden.
- Mitarbeiter schulen: Was Copilot sieht, was in Prompts gehört und wie Ergebnisse geprüft werden. Was die KI-Verordnung hierzu verlangt, steht im Beitrag KI-Kompetenz nach AI Act.
Welche technischen Schritte vor einer Einführung sinnvoll sind – von Berechtigungen bis Lizenz –, beschreibt das DAVINCI Rechenzentrum auf seiner Seite zur Einführung von Microsoft 365 Copilot.
Tipp: Fragen Sie vor dem Rollout testweise mit einem normalen Benutzerkonto nach „Gehalt“, „Kündigung“ oder „Steuerbescheid“. Was dabei auftaucht, zeigt Ihnen schneller als jede Liste, wo Freigaben zu weit gehen.
Mehr zum Thema: so arbeitet unsere digitale Kanzlei, Lohnbuchhaltung, KI in der Steuerberatung und mehr von Metehan Kurt.
Häufige Fragen
Nutzt Microsoft meine Copilot-Eingaben zum Training?
Nach Microsofts Dokumentation werden Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Trainieren der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Gespeichert werden die Interaktionen trotzdem; Administratoren können sie über Microsoft Purview einsehen und Aufbewahrungsfristen festlegen.
Bleiben Copilot-Daten in der EU?
Microsoft sagt zu, dass der EU-Datenverkehr von Copilot innerhalb der EU-Datengrenze bleibt. Ausgenommen sind laut Microsoft die an Bing gesendeten Suchanfragen der Websuche und Modelle von Anthropic, die in der EU standardmäßig deaktiviert sind.
Kann Copilot Gehaltsdaten an Kollegen anzeigen?
Copilot zeigt nur Daten an, für die der Nutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Ist ein Gehaltsordner versehentlich für alle freigegeben, findet Copilot ihn aber auch für alle. Deshalb sollten Freigaben vor der Einführung geprüft werden.
Gilt der Datenschutznachtrag auch für die Websuche in Copilot?
Nein. Für die generierten Suchanfragen an Bing handelt Microsoft nach eigener Darstellung als Verantwortlicher; der Nachtrag zum Datenschutz und die EU-Datengrenze gelten dafür nicht. Administratoren können die Websuche per Richtlinie einschränken.
Brauche ich für Copilot eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Das hängt vom Ergebnis der Vorabprüfung ab. Ist voraussichtlich ein hohes Risiko gegeben, ist eine Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich. Die Datenschutzkonferenz geht davon aus, dass dies beim Einsatz von KI-Anwendungen vielfach der Fall ist.
Quellen
- Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für die Websuche in Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: Anthropic-Modelle in Microsoft Online Services
- Microsoft Learn: Was ist die EU-Datengrenze?
- Art. 5, 35 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679)
- Datenschutzkonferenz: Bewertung Microsoft 365 (Zusammenfassung, 2022)
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (06.05.2024)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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Inhaberin und Steuerberaterin: Fatma Tabak-Özkul
