Stand: Oktober 2026
Wer die Steuerkanzlei wechselt, muss auch dem Finanzamt mitteilen, wer ihn künftig vertritt. Das geschieht heute fast immer elektronisch: Die neue Kanzlei übermittelt Ihre Vollmacht über die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern. Dabei werden zugleich Fragen entschieden, die viele Unternehmer nicht auf dem Schirm haben – etwa, ob Bescheide an die Kanzlei gehen und ob elektronisch oder per Post.
2026 ist dafür ein besonderes Jahr: Das amtliche Vollmachtsmuster wurde neu gefasst, und nach der Neufassung von § 122a AO werden Steuerbescheide ab 2027 grundsätzlich elektronisch zum Abruf bereitgestellt. Dieser Beitrag erklärt, was das für Ihre Vollmacht beim Kanzleiwechsel bedeutet.
Wie kommt die Vollmacht zum Finanzamt?
Grundlage ist § 80 AO: Sie können sich im Besteuerungsverfahren durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Die Vollmacht ermächtigt zu allen Verfahrenshandlungen, soweit sie nichts anderes bestimmt – nicht aber zum Empfang von Steuererstattungen und Steuervergütungen (§ 80 Abs. 1 Satz 2 AO).
Elektronisch übermittelt werden kann eine Vollmacht nur, wenn sie nach dem amtlichen Muster erteilt wurde (§ 80a Abs. 1 AO). Die Vollmachtsdatenbank betreibt die Bundessteuerberaterkammer im gesetzlichen Auftrag, technischer Dienstleister ist DATEV. Für Sie heißt das:
- Sie unterschreiben das amtliche Muster; bei einer GmbH unterschreibt der gesetzliche Vertreter.
- Für jeden Steuerpflichtigen ist eine eigene Vollmacht nötig – auch bei zusammen veranlagten Ehegatten.
- Die neue Kanzlei erfasst die Vollmacht in der Datenbank, von dort geht sie an die Finanzverwaltung.
Was ist am neuen Vollmachtsmuster anders?
Das BMF hat das amtliche Muster und das zugehörige Merkblatt neu gefasst. Die wichtigsten Punkte laut Bundessteuerberaterkammer:
- Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist künftig mit anzugeben, sofern vorhanden.
- Das Beiblatt (Seite 3) entfällt; die Steuernummern müssen im Datensatz aber weiterhin angegeben werden.
- Nach dem bisherigen Muster erteilte Vollmachten bleiben gültig.
Die Steuernummern sind kein Formalismus: Solange die Finanzverwaltung ihre Vollmachtsdaten nicht nach Identifikationsnummern ordnet, wird eine elektronisch übermittelte Vollmacht nur für die im Datensatz genannten Steuernummern automatisch berücksichtigt. Fehlt eine Steuernummer, kann eine Bekanntgabevollmacht beim Erlass von Bescheiden unberücksichtigt bleiben (Merkblatt, Abschnitt II.4).
Tipp: Geben Sie der neuen Kanzlei eine vollständige Liste aller Steuernummern Ihres Unternehmens. Sollen auch Gesellschafter oder Geschäftsführer privat vertreten werden, braucht jeder von ihnen eine eigene Vollmacht.
Was passiert mit der Vollmacht der alten Kanzlei?
Hier hilft das amtliche Merkblatt: Mit Erteilung und Übermittlung einer neuen Vollmacht erlöschen grundsätzlich alle bisher dem Finanzamt angezeigten Vollmachten – Vertretungs-, Bekanntgabe- und Empfangsvollmachten, und zwar auch die eines anderen Bevollmächtigten. Soll die alte Kanzlei daneben bevollmächtigt bleiben, lässt sich das Erlöschen in Zeile 28 des Musters auf frühere Vollmachten desselben Bevollmächtigten beschränken (Merkblatt, Abschnitt III).
Widerrufen Sie die alte Vollmacht gesondert, gilt:
Ein Widerruf der Vollmacht wird der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn er ihr zugeht; Gleiches gilt für eine Veränderung der Vollmacht.
Bis dahin kann das Finanzamt der alten Kanzlei noch wirksam Bescheide bekannt geben (Merkblatt, Abschnitt II.1). Hat die alte Kanzlei Ihre Vollmacht elektronisch übermittelt und widerrufen Sie sie ihr gegenüber, muss sie das unverzüglich an die Finanzverwaltung melden (§ 80a Abs. 1 Satz 4 AO).
Die neue Vollmacht ist schnell erfasst. Wichtiger ist der Stichtag: Schließt die bisherige Kanzlei noch Erklärungen für das Vorjahr ab, muss klar sein, an wen die Bescheide gehen. Sonst landen sie dort, wo sich niemand mehr zuständig fühlt.
Alte Kanzlei, neue Kanzlei – wer bekommt die Bescheide?
Wir stimmen Vollmacht, Stichtag und Bekanntgabeweg mit Ihnen und Ihrer bisherigen Kanzlei ab.
✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichBescheide: elektronisch oder per Post?
Damit Steuerbescheide an die Kanzlei statt an Sie gehen, braucht sie eine ausdrückliche Empfangs- beziehungsweise Bekanntgabevollmacht (§ 122 Abs. 1 Satz 4 AO). Im Muster sind das die Zeilen 16 bis 20: Zeilen 17/18 gelten für Steuerbescheide und sonstige Verwaltungsakte aus Festsetzung und Erhebung, Zeilen 19/20 für Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen.
Neu ist der Weg, auf dem die Bescheide kommen. Seit 1. Januar 2026 gilt eine Neufassung von § 122a AO. Für Verwaltungsakte, die nach dem 31. Dezember 2026 erlassen werden, kommt die Soll-Regel hinzu (Art. 97 § 28 Abs. 2 EGAO): Beruht ein Steuerbescheid auf einer elektronisch übermittelten Erklärung, soll er durch Bereitstellung zum Datenabruf bekannt gegeben werden – auch dann, wenn eine Kanzlei die Erklärung übermittelt hat, der gegenüber der Bescheid bekanntzugeben ist.
- Papier nur auf Antrag: Wer weiterhin Post möchte, beantragt eine einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe. Antrag und Widerruf wirken nur für die Zukunft und erst, wenn sie dem Finanzamt zugehen (§ 122a Abs. 2 AO).
- Vierter Tag: Ein bereitgestellter Bescheid gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekannt gegeben (§ 122a Abs. 4 AO). Ab der Bekanntgabe läuft die einmonatige Einspruchsfrist (§ 355 Abs. 1 AO).
Was die Vollmachtsdatenbank seit Juni 2026 verlangt
Seit dem 1. Juni 2026 lässt sich in der Vollmachtsdatenbank der Bekanntgabeweg einer Vollmacht wählen: elektronisch oder postalisch. Bei Vollmachten mit postalischer Bekanntgabe, die vor Ende April 2026 angelegt wurden, hat die Bundessteuerberaterkammer den Bekanntgabeweg am 1. Juni 2026 zurückgesetzt; die Kanzleien sollten ihn bis Ende September 2026 neu bestätigen. Die Gültigkeit der Vollmachten ist davon nicht berührt. Wegen des hohen Aufkommens kann die Verarbeitung bei der Finanzverwaltung derzeit länger dauern als üblich.
Datenabruf: Was die neue Kanzlei sehen darf
Das amtliche Muster ist auf eine unbeschränkte Vertretung einschließlich umfassender Datenabrufberechtigung ausgelegt. Die Kanzlei darf also grundsätzlich die bei der Finanzverwaltung zu Ihnen gespeicherten und zum Abruf bereitgestellten Daten elektronisch einsehen und abrufen. Wollen Sie das nicht, widersprechen Sie in Zeile 34. Ist die Vollmacht sachlich oder zeitlich beschränkt, gilt das grundsätzlich auch für den Datenabruf (Merkblatt, Abschnitte I, II.3 und V).
| Baustein | Wozu er dient | Fundstelle |
|---|---|---|
| Vertretungsvollmacht | Erklärungen, Anträge und Einsprüche für Sie | § 80 Abs. 1 AO |
| Bekanntgabevollmacht | Bescheide gehen an die Kanzlei | § 122 Abs. 1 Satz 4 AO, Zeilen 16–20 |
| Bekanntgabeweg | elektronische Bereitstellung oder Post auf Antrag | § 122a AO |
| Datenabruf | Kanzlei ruft gespeicherte Daten ab | Merkblatt V, Widerspruch in Zeile 34 |
| Erlöschen früherer Vollmachten | neue Vollmacht ersetzt alte, außer bei Beschränkung in Zeile 28 | Merkblatt III |
Checkliste für den Wechsel
- Neue Vollmacht auf dem aktuellen amtlichen Muster, mit W-IdNr. (falls vorhanden) und allen Steuernummern.
- Bekanntgabevollmacht ja oder nein – und welcher Bekanntgabeweg.
- Bleibt die alte Kanzlei für bestimmte Arbeiten zuständig? Dann über Zeile 28 sprechen und später den Widerruf der alten Vollmacht einplanen.
- Erstattungen: Die Vollmacht deckt den Empfang von Erstattungen nicht ab; prüfen Sie die beim Finanzamt hinterlegte Bankverbindung.
- Nach der Verarbeitung: Kommen die ersten Bescheide tatsächlich bei der neuen Kanzlei an?
Wichtiger Hinweis: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer teilt das Bundeszentralamt für Steuern ausschließlich elektronisch mit. Haben Sie einen Steuerberater bevollmächtigt, geht das Mitteilungsschreiben direkt an ihn. Fragen Sie beim Wechsel nach, ob Ihre W-IdNr. schon vorliegt.
Mehr zum Thema: Steuerberater wechseln, Steuerberater kündigen, was im Steuerbescheid steht und so arbeitet unsere digitale Kanzlei.
Häufige Fragen
Muss ich beim Steuerberaterwechsel die alte Vollmacht widerrufen?
Nicht zwingend: Mit Erteilung und Übermittlung einer neuen Vollmacht erlöschen nach dem amtlichen Merkblatt grundsätzlich alle bisher angezeigten Vollmachten, sofern das Erlöschen nicht in Zeile 28 beschränkt wird. Ein gesonderter Widerruf wird gegenüber dem Finanzamt erst wirksam, wenn er dort zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO).
Was ist die Vollmachtsdatenbank?
Eine Online-Anwendung, über die Steuerberater Vollmachtsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln. Sie wird von der Bundessteuerberaterkammer im gesetzlichen Auftrag betrieben, technischer Dienstleister ist DATEV. Voraussetzung ist eine Vollmacht nach amtlichem Muster (§ 80a AO).
Bekomme ich Steuerbescheide ab 2027 nur noch elektronisch?
Für Bescheide, die nach dem 31. Dezember 2026 erlassen werden und auf einer elektronisch übermittelten Erklärung beruhen, sieht § 122a AO die Bereitstellung zum Datenabruf als Regelfall vor. Wer Papier möchte, kann eine einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe beantragen (§ 122a Abs. 2 AO).
Muss die W-IdNr. in die Steuervollmacht?
Ja, sofern sie vorhanden ist. Nach der Neufassung des amtlichen Vollmachtsmusters ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer mit anzugeben; die Steuernummern bleiben im Datensatz trotzdem erforderlich. Nach dem bisherigen Muster erteilte Vollmachten bleiben gültig.
Darf die neue Kanzlei meine Daten beim Finanzamt abrufen?
Grundsätzlich ja: Das amtliche Muster umfasst eine Datenabrufberechtigung für die zum Abruf bereitgestellten Daten. Sie können dem in Zeile 34 widersprechen; sachliche oder zeitliche Beschränkungen der Vollmacht gelten auch für den Datenabruf.
Quellen
- § 80 AO – Bevollmächtigte und Beistände
- § 80a AO – Elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten
- § 122 AO – Bekanntgabe des Verwaltungsakts
- § 122a AO – Bekanntgabe durch Bereitstellung zum Datenabruf
- Art. 97 § 28 EGAO – Elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten
- § 355 AO – Einspruchsfrist
- Bundessteuerberaterkammer: Vollmachtsdatenbank
- BStBK: Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen
- VDB-Hilfe: Art der Bescheidbekanntgabe wählen (Dok.-Nr. 1049870)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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Inhaberin und Steuerberaterin: Fatma Tabak-Özkul
