Fehlerhafte E-Rechnung: Was das für Ihren Vorsteuerabzug bedeutet

Bild: Künstlich generiert

Stand: Oktober 2026

Eine E-Rechnung kommt an, das Prüfprogramm meldet einen Fehler – und die Buchhaltung fragt, ob die Vorsteuer trotzdem gezogen werden darf. Diese Frage stellt sich in vielen Unternehmen, seit E-Rechnungen im Geschäftsverkehr üblich werden. Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Fehler vorliegt. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet drei Fehlerklassen – und nicht jede davon gefährdet den Vorsteuerabzug.

Dieser Beitrag erklärt die Fehlerklassen nach den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026, zeigt, was in der Übergangszeit bis Ende 2027 gilt, und wie Sie eine fehlerhafte E-Rechnung richtig berichtigen lassen.

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Warum hängt die Vorsteuer an der Rechnung?

Den Vorsteuerabzug dürfen Sie nur geltend machen, wenn Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen. So steht es in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG:

Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt.

— § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG

Bei einer E-Rechnung kommt eine Besonderheit hinzu: Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag – müssen im strukturierten Teil stehen. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist allein der Datensatz maßgeblich. Der Vorsteuerabzug ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich, nicht aus dem PDF-Bild.

Welche Fehlerklassen gibt es?

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat drei Begriffe eingeführt, die Sie kennen sollten. Sie entscheiden darüber, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt und ob sie ordnungsgemäß ist.

1. Formatfehler: Es liegt keine E-Rechnung vor

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der zulässigen Syntax entspricht oder sich die Angaben nicht richtig und vollständig auslesen lassen. Welcher Art der Fehler ist, spielt keine Rolle. Eine solche Datei ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format – so wie ein einfaches PDF.

2. Geschäftsregelfehler: Es kommt auf das betroffene Feld an

Geschäftsregeln sind technische Prüfregeln, die logische Abhängigkeiten in der Rechnung kontrollieren. Ein Prüfprogramm meldet sie oft als „critical Error“. Zwei Beispiele aus dem BMF-Schreiben: Ein Pflichtfeld wie die Käuferreferenz „BT-10“ ist leer, oder der Steuerbetrag passt rechnerisch nicht zum Steuersatz.

Umsatzsteuerlich bleibt eine Datei mit Geschäftsregelfehler grundsätzlich eine E-Rechnung. Das hat das BMF am 15. Oktober 2026 noch einmal klargestellt: Die technische Sichtweise, nach der die Datei nicht mehr der Norm entspricht, ist für den Vorsteuerabzug nicht maßgebend. Betrifft der Fehler eine andere Angabe als eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe – etwa die leere Käuferreferenz –, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich. Betrifft er eine Pflichtangabe, etwa den Steuerbetrag, liegt ein Inhaltsfehler vor.

3. Inhaltsfehler: Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß

Ein Inhaltsfehler ist ein Verstoß gegen die Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG. Wichtig: Inhaltsfehler können auch vorliegen, wenn die Validierung keinen Fehler meldet – zum Beispiel bei einem falschen Steuersatz. Ein grünes Prüfergebnis ersetzt also nicht die inhaltliche Prüfung.

Fehlerklasse	Beispiel	Folge
Formatfehler	Datei entspricht nicht der Syntax, Daten nicht auslesbar	keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung
Geschäftsregelfehler ohne Pflichtangabe	Käuferreferenz BT-10 fehlt	umsatzsteuerlich unbeachtlich
Geschäftsregelfehler bei Pflichtangabe	Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz	Inhaltsfehler
Inhaltsfehler ohne Prüfmeldung	falscher Steuersatz	Rechnung nicht ordnungsgemäß

Ein Validierungsbericht sagt Ihnen, ob die Datei technisch sauber ist. Ob der Steuersatz stimmt und die Leistung zu Ihrem Unternehmen passt, sagt er nicht. Diese Prüfung bleibt beim Menschen – bei Ihnen und bei uns.

— Fatma Tabak-Özkul, Steuerberaterin

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Was bedeutet das für den Vorsteuerabzug?

In der Übergangszeit

Solange der Lieferant noch eine sonstige Rechnung ausstellen darf – für alle bis Ende 2026, für Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027 –, ist ein Formatfehler für Sie meist kein Problem. Das BMF sagt dazu in seinen Fragen und Antworten: Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung. Voraussetzung ist, dass sie alle Pflichtangaben enthält und Sie dem elektronischen Format zugestimmt haben; die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa durch widerspruchslose Annahme.

Nach dem Stichtag

Ist der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet und schickt stattdessen eine sonstige Rechnung – oder eine Datei mit Formatfehler –, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Sie berechtigt nach der Verwaltungsauffassung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

Ganz verloren ist der Vorsteuerabzug damit nicht. Die Finanzverwaltung lässt ihn unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne ordnungsgemäße Rechnung zu (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE). Für diesen Fall stellt sie ausdrücklich fest: Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung sind diese Voraussetzungen regelmäßig erfüllt. Darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen. Der sichere Weg ist die Berichtigung.

Wichtiger Hinweis: Eine Validierung ersetzt nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu Format und Geschäftsregeln dürfen Sie sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren.

Wie wird eine fehlerhafte E-Rechnung berichtigt?

Nach § 31 Abs. 5 UStDV kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben übermittelt werden, und zwar durch ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Für E-Rechnungen gilt zusätzlich:

Form: Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung. In der Übergangszeit ist eine Berichtigung auch ohne E-Rechnung möglich.
Gesamtschau: Steuerlich entscheidend ist, dass sich aus ursprünglicher Rechnung und Berichtigung zusammen die tatsächlich maßgeblichen Angaben klar und eindeutig ergeben. Welcher Rechnungstyp für welche Korrektur zu verwenden ist, ist technisch noch nicht abschließend festgelegt; derzeit ist jede taugliche Art der Korrektur zulässig.
Gutschrift: Bei vorheriger Vereinbarung kann die Berichtigung auch als Gutschrift durch Sie als Leistungsempfänger erfolgen, mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
Sonstige Rechnung statt E-Rechnung: Wurde trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, etwa ein Kassenbeleg, wird sie durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigt, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Nicht jede Änderung erfordert eine Berichtigung. Mindert sich nach der Rechnung das Entgelt, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen Mängeln, ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Ändert sich dagegen der Leistungsumfang, muss grundsätzlich zumindest die Leistungsbeschreibung berichtigt werden.

Tipp: Einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung haben Sie auch dann, wenn ein übersandter Datensatz bei bestehender E-Rechnungspflicht die Anforderungen nicht erfüllt. Fordern Sie die Berichtigung deshalb schriftlich an und vermerken Sie, welche Angabe fehlt oder falsch ist.

So organisieren Sie die Prüfung im Rechnungseingang

Jede E-Rechnung beim Eingang validieren und den Bericht mit der Rechnung ablegen.
Formatfehler und Geschäftsregelfehler bei Pflichtangaben sofort an den Lieferanten zurückgeben.
Steuersatz, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt inhaltlich prüfen – auch bei grüner Validierung.
Bei ZUGFeRD den Datensatz anzeigen lassen, nicht nur das PDF. Bei Abweichungen gilt der Datensatz.
Bis 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen, die den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie die Zusatzvorgaben vom Oktober 2026 noch nicht erfüllen.

Weiterlesen: Vorsteuerabzug im Steuer-Glossar, E-Rechnung im Steuer-Glossar, E-Rechnung ab 2027: Wer muss ausstellen? und unsere monatliche Buchhaltung.

Häufige Fragen

Darf ich aus einer E-Rechnung mit Fehlermeldung die Vorsteuer ziehen?

Das hängt von der Fehlerklasse ab. Ein Geschäftsregelfehler, der keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft, ist umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung, ein Inhaltsfehler macht sie nicht ordnungsgemäß – dann sollten Sie eine Berichtigung anfordern.

Ist eine PDF-Rechnung für den Vorsteuerabzug noch gültig?

In der Übergangszeit ja: Solange der Lieferant eine sonstige Rechnung ausstellen darf, gilt sie nach Auffassung des BMF für den Vorsteuerabzug als ordnungsmäßige Rechnung, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Ist der Lieferant bereits zur E-Rechnung verpflichtet, berechtigt eine PDF-Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug; eine Ausnahme nach Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE ist möglich.

Reicht eine erfolgreiche Validierung für den Vorsteuerabzug?

Nein. Die Validierung prüft Format und Geschäftsregeln, nicht jede inhaltliche Richtigkeit. Ein falscher Steuersatz kann trotz fehlerfreier Validierung ein Inhaltsfehler sein. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung dürfen Sie sich aber bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen; den Bericht sollten Sie aufbewahren.

Wie wird eine E-Rechnung berichtigt?

Nach § 31 Abs. 5 UStDV durch ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder falschen Angaben enthält. Besteht eine E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Bei vorheriger Vereinbarung ist auch eine Gutschrift durch den Leistungsempfänger möglich.

Muss bei Skonto die E-Rechnung berichtigt werden?

Nein. Mindert sich die Bemessungsgrundlage nach der Rechnungsausstellung, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen Mängeln ohne Auswirkung auf die abgerechnete Leistung, ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine Rechnungsberichtigung erforderlich.

Quellen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.

TABAK Steuerberatung
Augustaanlage 33, 68165 Mannheim
Inhaberin und Steuerberaterin: Fatma Tabak-Özkul