Stand: Oktober 2026
DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Anwendung, über die Sie Belege, Bankdaten und Dokumente mit Ihrer Steuerkanzlei austauschen. Sie laden Rechnungen hoch, führen die Kasse und bereiten Zahlungen vor; die Kanzlei bucht auf dieser Grundlage und stellt Ihnen die Auswertungen wieder bereit. Gearbeitet wird im Browser, die Daten liegen laut DATEV im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland.
Dieser Beitrag zeigt, was Unternehmer und ihre Mitarbeiter im Alltag tatsächlich mit dem Programm machen: Belege hochladen, Kontoumsätze und Zahlungen, Kassenbuch und Auswertungen. Wie DATEV als Genossenschaft grundsätzlich funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag Wie funktioniert DATEV?
Wer richtet DATEV Unternehmen online ein – und wie melden Sie sich an?
Bestellt und eingerichtet wird DATEV Unternehmen online laut DATEV durch die Kanzlei. Sie schaltet die gewünschten Anwendungen frei und legt pro Zugangsmedium fest, wer welche Rechte hat. So kann zum Beispiel die Buchhaltung Belege hochladen und Zahlungen vorbereiten, während die Auswertungen nur die Geschäftsführung sieht. Mehrere Anwender können gleichzeitig im selben Bestand arbeiten.
Zur Anmeldung brauchen Sie eines der DATEV-Zugangsmedien: DATEV SmartLogin, den mIDentity-Stick oder die SmartCard. Für SmartLogin ist keine Installation notwendig. Aufgerufen wird das Programm über duo.datev.de; DATEV empfiehlt dafür Microsoft Edge oder Google Chrome.
Die einzelnen Aufgaben verteilen sich auf mehrere Anwendungen innerhalb von DATEV Unternehmen online:
| Aufgabe im Unternehmen | DATEV-Anwendung |
|---|---|
| Belege ablegen, suchen, Zahlungen vorbereiten | DATEV Belege online |
| Kontoumsätze prüfen, Zahlungen an die Bank senden | DATEV Bank online |
| Bargeschäfte erfassen | DATEV Kassenbuch online |
| BWA, Summen- und Saldenliste, offene Posten ansehen | DATEV Auswertungen Rechnungswesen online |
| Angebote und Rechnungen schreiben | DATEV Auftragswesen next |
Wie kommen Belege in DATEV Unternehmen online?
DATEV nennt vier Wege, die Sie je nach Belegart kombinieren können:
- DATEV Upload online: im Browser über die Schaltfläche „Belege hochladen“, geeignet für PDF-Rechnungen und auch für XRechnungen im XML-Format.
- DATEV Upload mobil: die App für das Smartphone. Papierbelege werden mit der Kamera fotografiert, PDFs aus E-Mail-Anhängen oder Cloud-Speichern lassen sich über die Weiterleiten-Funktion der jeweiligen App übernehmen. Hochladen können Sie nur mit Anmeldung per SmartLogin; die maximale Dateigröße beträgt 20 MB.
- DATEV Upload Mail: Sie senden PDF- oder TIF-Belege als Anhang an eine eigene DATEV-Zieladresse, und zwar von einer vorher bestätigten Absenderadresse. Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.0 werden unterstützt, eine XRechnung als reine XML-Datei dagegen nicht.
- DATEV Belegtransfer: ein eigenes DATEV-Programm, mit dem Belege ebenfalls nach DATEV Belege online übertragen werden.
Wer Eingangsrechnungen ohnehin per E-Mail erhält, kann im eigenen Mailsystem eine Regel anlegen, die E-Mails mit Anhang automatisch an DATEV Upload Mail weiterleitet. DATEV empfiehlt das nur technisch versierten Anwendern und rät, dazu einen Ablauf zur Rechnungsprüfung mit der Kanzlei zu vereinbaren.
Was die automatische Belegerkennung leistet
Der DATEV Buchungsassistent online liest Werte wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag automatisch aus dem Beleg aus. Sicher erkannte Werte werden grün markiert, unsicher erkannte orange. Die Kanzlei bucht anschließend direkt vom digitalen Beleg: Der Buchungssatz ist mit den erkannten Werten vorbelegt, Buchung und Beleg werden automatisch verbunden. Damit die Erkennung Ihr Unternehmen sicher von Lieferanten unterscheidet, sollten Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr. und IBAN in den Stammdaten stehen, bevor der erste Beleg hochgeladen wird.
E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liest DATEV Unternehmen online in Belege online und Bank online automatisch aus. Wie Sie den Empfang von E-Rechnungen insgesamt organisieren, steht in unserem Beitrag E-Rechnung empfangen.
DATEV Unternehmen online nimmt Ihnen das Abtippen ab, nicht das Mitdenken. Ob ein Beleg betrieblich ist, wie er gebucht wird und was in der BWA auffällt, prüfen wir – und sprechen Sie an, wenn etwas fehlt.
Wichtiger Hinweis: Papierbelege dürfen nach dem Scannen grundsätzlich vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD, Rz. 140). Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren, zum Beispiel eine Organisationsanweisung, wer wann was erfasst und wie die Lesbarkeit kontrolliert wird (Rz. 136). Die digitale Fassung von Buchungsbelegen ist acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO).
Belege kommen bei Ihnen noch per Post, Mail und Schuhkarton?
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✓ Antwort binnen 120 Minuten ✓ kostenlos ✓ unverbindlichBank online: Kontoumsätze sehen, Zahlungen vorbereiten
Für DATEV Bank online wird eine deutsche Geschäfts-IBAN mit einem Banking-Verfahren verbunden. DATEV nennt drei Wege: das PIN/TAN-Verfahren über eine Drittanbieter-Schnittstelle, EBICS und das DATEV-Rechenzentrumsverfahren. Danach werden die Kontoumsätze abgeholt und lassen sich mit den hochgeladenen Belegen verknüpfen, automatisch oder von Hand. Für wiederkehrende Zahlungen können Sie Regeln anlegen.
Zahlungen entstehen direkt aus dem Beleg: Sie markieren eine Lieferantenrechnung, die erkannten Belegdaten werden in den Zahlungsträger übernommen, und Sie senden die Zahlung anschließend an die Bank. Mehrere Einzelzahlungen lassen sich zu einer Sammelzahlung bündeln. Bei EBICS zeigt DATEV Bank online außerdem das Ergebnis der Empfängerüberprüfung an, die die Bank bei SEPA-Überweisungen durchführt.
Wie eine Kanzlei Zahlungen vorbereiten kann, während Sie die Freigabe behalten, beschreiben wir im Beitrag Zahlungsverkehr über die Steuerkanzlei.
Kassenbuch online: Was das Gesetz verlangt
Wer Bargeld einnimmt oder ausgibt, muss jede Bewegung einzeln aufzeichnen. Die Abgabenordnung formuliert das so:
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.
Außerdem darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Ein Kassenbuch in einer frei bearbeitbaren Tabelle erfüllt das kaum.
DATEV Kassenbuch online setzt diese Anforderungen technisch um:
- Während der Erfassung prüft das Programm laufend auf Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit.
- Mit „Festschreiben & Bereitstellen“ werden die Kassenbewegungen unveränderbar festgeschrieben und erhalten ihre laufende Nummer. Festgeschriebene Bewegungen lassen sich nicht mehr ändern; für Korrekturen beschreibt DATEV ein eigenes Verfahren.
- Kassenbelege lassen sich direkt vom digitalen Beleg erfassen; Belegnummer und Betrag werden aus der Belegerkennung vorbelegt.
- Für den Kassensturz erstellt das Programm ein Kassenzählprotokoll, für die Betriebsprüfung gibt es einen eigenen Export.
- Die Daten gehen über das DATEV-Rechenzentrum in die Finanzbuchführung der Kanzlei.
Tipp: Die Software ersetzt nicht die tägliche Disziplin. Ordnungsgemäß wird das Kassenbuch erst, wenn Einnahmen und Ausgaben täglich erfasst und die Bewegungen festgeschrieben werden; ein regelmäßiger Kassensturz zeigt Differenzen früh. DATEV beschreibt die organisatorischen Anforderungen in einer eigenen Organisationsanweisung. Nutzen Sie eine elektronische Registrierkasse, gilt zusätzlich die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO – mehr dazu in unserem Beitrag Kasse beim Finanzamt melden.
Auswertungen: Ihre Zahlen abrufen, statt auf Post zu warten
Sobald die Kanzlei den Monat gebucht hat, stellt sie die Auswertungen in DATEV Unternehmen online bereit, auf Wunsch mit E-Mail-Benachrichtigung. DATEV unterscheidet zwei Formen:
- PDF-Auswertungen: fertige Dokumente aus Finanzbuchführung, Kostenrechnung, Anlagenbuchführung und Jahresabschluss – geeignet, wenn Sie jeden Monat dieselben Unterlagen lesen möchten.
- Interaktive Auswertungen: unter anderem BWA, Summen- und Saldenliste, Kontoblatt, Liste der offenen Posten und das Werteblatt der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie lassen sich nach Excel exportieren. Aus der BWA mit Wertenachweis gelangen Sie über das Kontoblatt bis zum digitalen Beleg.
Beide Varianten archiviert DATEV im Rechenzentrum. Was die einzelnen Zeilen der BWA bedeuten und wie Sie sie zum Jahresende lesen, erklären wir im Beitrag BWA verstehen.
Unser Angebot: Praxis-Schulung DATEV Unternehmen online
Am schnellsten lernt man DATEV Unternehmen online an den eigenen Unterlagen. Deshalb schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter persönlich an Ihren eigenen Belegen – für alle Firmen und Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten.
- Belege automatisiert hochladen – KI-unterstützt: Vorhandene Buchhaltungsbelege werden automatisch hochgeladen und direkt verbucht.
- Bank und Zahlungsverkehr – Kontoumsätze immer im Blick.
- Kassenbuch führen – so, dass es in der Betriebsprüfung nachvollziehbar ist.
- Auswertungen abrufen – Ihre Zahlen jederzeit aktuell.
Noch kein DATEV-Zugang? Wir richten ihn für Sie ein. Die Schulung dauert eine Stunde, findet online statt und wird flexibel nach Vereinbarung terminiert. Der Preis beträgt 300,00 € netto pro Person (Aktionspreis bis 30.11.2026).
Anmelden können Sie sich am einfachsten per WhatsApp schreiben (+49 179 1179 880). Details zur Schulung finden Sie auf der Produktseite DATEV Unternehmen online, alle weiteren Kurse in unserer Übersicht der DATEV-Schulungen.
Mehr zu unseren Leistungen: monatliche Buchhaltung, so arbeitet unsere digitale Kanzlei und – falls Sie die Kanzlei wechseln – DATEV-Daten zur neuen Kanzlei mitnehmen.
Häufige Fragen
Kann ich DATEV Unternehmen online ohne Steuerberater nutzen?
Bestellung und Einrichtung laufen laut DATEV über die Kanzlei. Sie schaltet die Anwendungen frei und legt die Zugriffsrechte für jedes Zugangsmedium fest. Wenn Sie noch keinen Zugang haben, richten wir ihn für Sie ein.
Wie lade ich Belege mit dem Smartphone hoch?
Mit der App DATEV Upload mobil. Papierbelege fotografieren Sie mit der Kamera, PDFs aus anderen Apps übernehmen Sie über deren Weiterleiten-Funktion. Zum Hochladen ist eine Anmeldung mit DATEV SmartLogin nötig, eine Datei darf höchstens 20 MB groß sein.
Kann ich Rechnungen per E-Mail an DATEV Unternehmen online schicken?
Ja, mit DATEV Upload Mail. Sie senden PDF- oder TIF-Belege von einer bestätigten Absenderadresse an Ihre DATEV-Zieladresse; ZUGFeRD-Rechnungen werden unterstützt. Eine XRechnung als reine XML-Datei laden Sie stattdessen über DATEV Upload online im Browser hoch.
Darf ich Papierbelege nach dem Hochladen wegwerfen?
Grundsätzlich ja, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD, Rz. 140). Voraussetzung ist ein dokumentiertes Scanverfahren, etwa eine Organisationsanweisung. Die digitale Fassung von Buchungsbelegen müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO).
Ist das DATEV Kassenbuch online automatisch GoBD-konform?
Das Programm hilft: Es prüft laufend auf Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit und schreibt Kassenbewegungen unveränderbar fest. Ordnungsgemäß wird die Kasse aber erst, wenn Einnahmen und Ausgaben täglich und einzeln erfasst werden (§ 146 Abs. 1 AO). Für elektronische Registrierkassen gilt zusätzlich die Mitteilungspflicht.
Quellen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 146a AO – Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- BMF, Amtliches AO-Handbuch 2025, Anhang 33 – GoBD (Rz. 136, 140)
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Rechtsstand siehe oben; Gesetze, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können sich ändern.
TABAK Steuerberatung
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Inhaberin und Steuerberaterin: Fatma Tabak-Özkul
